導入事例｜株式会社プロトコーポレーション

営業活動の改革を目指し、営業外工数削減の取組みを実施

─UPWARD導入のきっかけを教えてください。

山田氏：これまでの営業活動は属人的で、一人当たりの担当顧客数は年々増加しているにも関わらず、活動内容はそれぞれの記憶に頼っている状況でした。そのため、営業ノウハウのチーム全体への共有が難しく、担当が変わるたびに顧客との関係を構築し直す必要に迫られました。そこで、営業活動を見直すことで、もっと効率化・生産性の向上ができるのではと考えたのです。
これまでのやり方だと、報告書の作成や社内報告に時間と工数が取られてしまいます。調査結果によると、営業活動の6割近くが「クライアント対応以外の営業“外”工数」だったのです。この営業外工数を削減することができれば、同じ勤務時間でお客様と接する時間を増やせるはず。これを実践するため、営業活動を支援するCRM（顧客関係管理）とSFA（営業支援システム）の導入検討が始まりました。 

営業外工数を大幅に削減。情報の可視化も進む

─UPWARDを選んだ決め手は何でしたか。‍

齋藤氏：UPWARDを本格導入する前に、3ヶ月間の事前検証を実施しました。活動報告の手間を削減し、営業活動の効率化を実現できたため、費用対効果が高いと判断。UPWARDを導入することになりました。 

古澤氏：以前のシステムでは、営業部員が報告する際にクライアント名から入力する必要がありました。しかし、営業先が中古車ディーラーだと似た店名が多く、リストから“○○オート”などと検索してもなかなか見つけ出せません。しかしUPWARD導入後は、地図上からクライアントをタップするだけで、すぐに入力が完了。こうした細かい点で効率化が進んだ結果、活動報告時間を半分にまで削減できました。 

─UPWARDで蓄積した情報はどのように共有されていますか。‍

齋藤氏：社内SNSに自動的に投稿され、チーム全体に共有される仕組みです。それにより、クライアントの課題や質問に対して、上司や営業メンバーともタイムリーに情報交換できるようになりました。営業部員からは、「これまでは報告や相談のため上司や営業メンバーに都度メールや電話をしていたが、1回の報告だけでチーム全体にスムーズに情報共有できるようになった」と好評です。UPWARDを使うことで、活動後の鮮度が高い情報をリアルタイムに共有できる環境を作ることができました。この効果は大きいと感じています。

古澤氏：活動状況が可視化されると “訪問忘れ”をチェックできます。その結果、営業のムラがなくなり、行くべきお客様先にきちんと行けるようになりました。それが生産性の向上にも繋がっているのだと思います。
さらに活動報告の情報はCRMにも蓄積されるので、どのような活動が商談発生や受注に結びついたのかについても可視化できるようになりました。 

UPWARD定着のポイントは、社風に合わせ浸透させること

ー一方で定着までには苦労もあったと伺っています。それをどう乗り越えられましたか。‍

古澤氏：UPWARDは活用することで営業成績が上がるため、営業部員にとっても有益なツールとなっています。しかしその一方で、一部の営業部員からは「ツールを介して管理される」と嫌がられたのも事実。実際、UPWARDを使わないメンバーもいました。その抵抗感を取り払い、みんなにUPWARDを使ってもらうようにするまでには、時間を要しました。

山田氏：すべての営業部員に対して、営業活動改革のためにはUPWARDの活用が欠かせないことを丁寧に説明し、ゴールのイメージがわかるようにしました。 

齋藤氏：一方では「UPWARDを使っていない営業部員は活動実績がない。つまり営業活動をしていないことになる」という環境づくりを徹底しました。こうした活動が功を奏し、営業部員全員がUPWARDを使い始めた頃から、次第にその効果の高さを実感するようになりました。

山田氏：ツールの定着は、“社風に合わせ浸透させること”、“ロールモデルをどう作るのか”がポイントになります。UPWARDでは、それが非常にうまくいきました。今では、全国の営業部員から「こういった使い方は可能か」というような要望が届くほど。ツールが浸透し、活用されている証拠です。 

「働き方改革」を加速させるプロトコーポレーション

─今後の展望についてお聞かせください。‍

山田氏：UPWARDを導入して、マネジメントが大きく変わりました。電話とパソコンがあれば場所を問わず業務ができるようになったんです。これまで報告のために、毎日のようにあった会議やミーティングも激減。しかし、営業目標はきちんと達成できています。UPWARDの効果を実感しています。
今後はUPWARDを成長のエンジンとし、営業部員が能動的に活動できるような施策で、さらなる営業活動の効率化を図っていく予定です。また、地方への浸透をより一層推進し、営業活動全体の底上げも狙っていきます。