前田氏：私たち包装材事業部では、スーパーやホームセンターなどの店頭での売り場づくりと販売促進を担うラウンダー業務の管理を行なっています。取り扱うのは家庭用ラップ「NEW クレラップ」や、キチントさんシリーズなどのキッチン消耗品といった家庭向けに作られた製品です。
ラウンダー業務は、営業部が本部と決めた販売促進の企画を店頭で実現することが主なミッションです。またそういった企画がないときでも、なるべく店舗へ足を運び、担当者と話して現場の情報をヒアリングしてくる、といった役割もあります。
前田氏：基本的には直行直帰での業務になりますので、日報や活動の管理には自社向けにアレンジした別システムを使用していました。しかし、このシステムへの日報入力時刻が業務時間外になっているケースも見られたため調査をしたところ、下記の改善すべき点が浮き彫りになりました。
・日報を書くのに30分以上かかっているラウンダーが4割近く
・かつ、自宅に戻ってから入力を行なっているラウンダーが9割以上
また「一生懸命入力しても、営業からのレスポンスがほとんどない」「文字数を埋めるために文章をじっくり家で考えないといけない」といった不満もあり、これらの問題を解決すべくシステムの刷新と入力項目の見直しを行なうことにしました。
そもそも既存のシステムはスマートフォンからの入力に適しておらず、自宅でパソコンから書き込んでいるというケースが多かったので、業務が終わったらその場でカンタンに入力できるもの、かつ営業部で使用しているSalesforceとも情報を紐づけられるようなサービスを探したところ、UPWARDの導入に至りました。
佐藤氏：事業所は全国にあるため、私たちが直接会って操作を説明する機会をそう多く取れるわけではありません。現場のラウンダーが使いやすい、できるだけ簡単に扱えそうなサービスであることが重要です。
実際にUPWARDを導入してみると、最初は抵抗があったものの一度のレクチャーで問題なく使い始めることができ、「使い勝手が良い」「使いやすい」というコメントがあがってきました。報告にかかっていた時間も平均20分から7分へと13分も削減することができ、ラウンダー同士でも使い方を教え合ってくれたり、すぐに使えるようになったという印象です。
直接会って説明することがまだ出来ていない地方のラウンダーもいるので、未だ課題はありますが、使っているメンバーに関しては業務負荷の軽減が実現できたかなと思っています。
前田氏：ラウンダーが報告してくれる情報は、企業として重要な資産です。営業担当者が全ての店舗を回れるわけではないので、ラウンダーは企業としてやりたいことと実店舗をつなぐ大切なメッセンジャーのような役割も担っています。
実際に現場がどうなっているのかを見て、感じて、営業がフォローしきれていない部分を補足してもらっているという面もあります。
UPWARDの導入以前は、前日に記入されたレポートを全てダウンロードして、誰が何店舗回ってどういった報告があるかというのを営業部へピックアップして転送していました。ピックアップとはいえ、全国の情報をまとめるのでデータが非常に重くなり容量や速度の問題もありました。
UPWARDを導入してからは、Salesforce上でラウンダーのレポートを営業部がすぐに確認できるようになったので、こうした手間をかけることはなくなりました。以前もやろうと思えばできたことではありますが、わざわざ別のシステムにログインして、参照して…という手順を踏まずにシームレスに参照できるようになったので双方の手間が省けました。
佐藤氏：店舗の情報がタイムリーに入ってくるのは本当に有難いですね。実際に販促企画でも、ラウンダーからの店舗での感想や「このキャンペーンは少し反応良くないです」といった生の声を日々活かしています。
つい最近もレポートに「スーパーでホットケーキミックスが売れている」というフィードバックをもらって、新しい企画作りのきっかけにできました。実際の売り場の写真が添付されているので、それらを確認しながらアイデアを出しています。
またUPWARDを導入してとても嬉しかったのは、あるラウンダーからの「自分の時間が持てるようになったから、夕飯のおかずが1品増えました」という声です。最初の導入時に同行した方なのですが、既存システムへの日報入力もひと仕事で、家に帰ってからも憂鬱…だったのが、UPWARDで仕事の合間に報告が完了できるようになって心理的な負担も減った、と。
私たちにとっても、売り場の写真を過去遡ってアクセスしやすくなったり、営業がレポートを参照しやすくなったりとメリットが多くありますが、やはりラウンダーたちの業務負荷を軽減できたことが何より大きいですね。とはいえ、まだまだ十分に活用しきれていないなと感じるので、今後も引き続き、現場のラウンダーから入ってくる情報というものを重視して、有効に活用していきたいなと考えています。
前田氏：今はただ報告業務に活用している状況ですが、今後は現場を実際に見ているラウンダーにChatter機能（※）なども使ってもらって、本社や営業部とぜひ積極的なやり取りをしてもらいたいと思っています。
（※）Chatter機能：Salesforce、UPWARDに付帯する掲示板機能。活動の報告や取引先についての情報など、データを紐づけて様々なコミュニケーションが取れる。
月に一度、営業部から店頭で「こうしてほしい」と指示を出すのですが、営業からラウンダーという一方通行のコミュニケーションで終わるのではなく、その企画や営業部が意図していることに対する細かいアップデートや現場でのギャップを全国で共有していきたい。
ぜひ、現場と企業を“つなぐ”役割という部分をもっと強めて欲しいなと、私個人としては感じています。
佐藤氏：何か新しいことを始めるときには不安がつきものです。「Chatterで何か発言するのは気が引ける」という意見もありますが、一度発言すればハードルは低くなります。私たちも含めて、みんなでレベルアップして、気軽に活用したいですね。
営業部でもSalesforceを導入したころは稼働率が低かったですが、今は色々な店舗情報や他社の情報などを活発にやりとりするようになっています。ぜひラウンダーにも更にもう一歩活用してもらって、活発にコミュニケーションを取っていきたいです。
前田氏：もっと気楽に、みんなで使えるシステムになっていけたら良いですね。
