営業を効率化する方法7選！メリット・手順・おすすめのツールを解説

営業の効率化とは

営業の効率化とは、営業活動にかかる時間や労力を最小限に抑えつつ、売上を向上させるための業務改善を指します。例えば、見積書の作成やプレゼン資料の作成など、営業担当者にとって煩雑な業務を削減することにより、新規顧客への提案活動や既存顧客との関係構築といった本質的な営業業務に専念できるようになります。
近年では、ITツールの導入やアウトソーシングの活用などを行ない、営業の効率化に成功している企業が数多く見られます。

営業の効率化を行うメリット

売上アップに繋がる

営業を効率化する一環として、営業プロセスの再構築や営業ツールなどの導入により、事務作業にかかる時間を大幅に削減できます。そのため、営業担当者は新規顧客獲得や既存顧客との関係構築など、本来の営業活動に多くの時間を費やせます。訪問回数を増やしたり、顧客に積極的な提案ができたりするので、売上アップに繋がるでしょう。

営業担当者の負担を軽減

営業担当者はメール送信や見積書の作成、プレゼン資料作成、データ入力など営業活動におけるルーチン作業に多くの時間を要します。これらの煩雑な作業を効率化できれば、営業担当者の負担が軽減されます。また、事務処理の時間が軽減されることで、残業時間の削減にも繋がるでしょう。

顧客満足度の向上

営業の効率化により、営業活動に多くの時間を使えれば、顧客に対してニーズを満たす堅実なアプローチができます。また、顧客対応の時間や頻度を増やせるので、成約率や顧客満足度の向上に繋がります。顧客との間に起こるトラブルや問題の早期発見、解決を期待できる点も、顧客満足度の向上に繋がるでしょう。

移動や訪問にかかる時間、コスト削減に繋がる

営業においては、営業先への訪問や移動にかかる時間も考慮しなくてはなりません。移動や訪問に多くの時間を費やせば費やすほど、実際に充てられる営業活動の時間が削減されます。また、移動には時間だけでなく、交通費や宿泊費などの金銭的コストも発生します。しかし、営業ツールの導入し営業プロセスを効率化することで、例えば成約の確率が高い顧客は往訪、成約の確率が低い顧客はオンライン商談といったように営業形式を柔軟に調整することが可能になります。

営業の効率化を行う手順

1.業務を把握し、課題を整理する

はじめに、自社の業務を把握し、課題を整理しましょう。営業担当者の声もヒアリングすることで、現場が抱える課題がさらに明確になります。課題を把握したら、それぞれに優先順位をつけましょう。すべての課題に一度で対処することは難しいので、優先度を付けると良いです。

2. 実現したい最終形態のイメージ

次に、営業の効率化によって何を達成したいのかを明確にしましょう。そのうえで理想の実現に向けたゴールまでの計画を策定します。計画を策定する際は、優先順位の高い課題から検討するとよいでしょう。例えば、「営業担当者の生産性向上」という課題の優先順位が高い場合には、「営業プロセスの見直し」「煩雑な業務をITによる自動化」といったような具体的な施策を検討します。

3.業務を効率化する方法を検討する

業務の効率化に必要なツールの導入を検討しましょう。営業の効率化に適したツールやソフトウェアには、CRM・SFA、MAなどがあります。

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4.効率化するまでのスケジュールを立てる

営業の効率化を実現するためには、いかに無駄のないスケジュールを立てられるかが重要です。ゴールまでのスケジュールを作成し、効率化までの過程を長引かせないようにしましょう。

5.従業員へのヒアリングを行い、効率化の状況を把握する

営業の効率化が実現し、業務の変更や改善が実施された後は、定期的なフィードバックが必要です。定期的に現場からフィードバックをもらうことで、営業の効率化を推進した中でどのような効果が得られたのか、改善すべき点があるかなどが分かります。効果検証とプロセスの修正や見直しを繰り返すことで、新しい気付きが生まれて、より効果的な営業活動に繋がります。

営業の効率化に繋がる7つの施策

1.顧客リストを作成する

営業を効率化させるためには、顧客リストを作成しましょう。顧客リストを作成することで、営業部門全体で顧客情報を共有できるため、属人的な営業活動の防止に繋がります。顧客リストの管理にはCRMのような顧客管理に特化したツールの導入がおすすめです。

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2.営業スキルやノウハウを共有する

営業スキルやノウハウの共有も、営業の効率化に必要です。営業担当者同士が、商談で効果的だった商談方法などのスキルやノウハウを共有すれば、企業全体の売上を向上させられるでしょう。スキルやノウハウなどの情報を一元化すれば、誰でも必要な情報を見つけやすくなり、営業の属人化防止にも繋がります。

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3.サイト内のコンテンツやダウンロード資料を充実させる

営業の効率化のためには、自社サイト内のコンテンツやダウンロード資料を充実させましょう。例えば、自社サイトのFAQを充実させれば、成約する確率の低い顧客からの問い合わせ数を減らせます。これにより、マーケティングや営業活動を効率的に行えるため、受注確度の高い見込み客に対応できる時間が増え、成約率向上に繋がるでしょう。

4.アウトソーシーングサービスを導入する

営業効率化のためには、アポ取りサービスをはじめとする、アウトソーシングサービスを活用しましょう。アウトソーシングサービスなら、営業に特化したプロの人材に業務を委託できます。そのため、即戦力として豊富な経験や知識を活かし、効率的な営業活動が期待できます。

5.インサイドセールスを導入する

インサイドセールスとは、見込み客（リード）に対して、対面ではない形で実施する営業活動を指します。具体的には、見込み顧客への架電によるリード獲得やメールでの商談機会創出などです。非対面での営業活動は、営業先を訪問する必要がなく、自社のオフィス内でも実施可能です。インサイドセールスと顧客と商談を行うフィールドセールスに分業することで、より営業プロセスが明確化され、効率的な営業活動が実現できるようになります。

6.顧客ランクを定義する

営業効率化するためには、顧客ランクを定義しましょう。注力すべき顧客とそうでない顧客を仕分けることで、優先すべき顧客が明確になり、効率よく売上を高められます。顧客ランクは、ランク分けの根拠となる仮説を立て、目的を明確にしたうえで実施しましょう。顧客をランク分けする指標は、企業や事業の規模、過去の取引実績、利用頻度などがあります。

7.営業支援ツールを導入する

社内での工夫だけでは限界がある場合も、ITツールを活用すれば、営業活動の大幅な効率化が図れるでしょう。営業の効率化に適したITツールは、顧客情報の管理・分析に特化したツールやオンライン会議ツーなど多岐にわたります。自社の課題や業務と照合して、最適なツールの導入を検討しましょう。

営業を効率化するための5つのITツール

営業を効率化するためには、自社の課題や業務に適したツールの採用が欠かせません。それぞれの特徴を知り、ツールを選びましょう。 ‍

CRM

CRMとはCustomer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）の略です。日本語では「顧客関係管理システム」と呼ばれています。顧客と長期にわたって、良好な関係を構築・維持するためのシステムを指します。顧客をデータベース上で一元管理し、見込み顧客の開拓や既存顧客からのリピート購買などの成果に繋げることで、自社の業績を拡大させる顧客を軸にしたマネジメントツールです。

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SFA

SFAとは、「営業の自動化」や「営業活動を支援するツール」の意味を持つSales Force Automationを略した言葉です。営業支援システムと呼ばれる場合もあります。 自社の営業活動を一元管理し、日々の商談や売上予測、営業に費やす時間配分の見直し、といった営業行為・営業活動をスムーズに行うためのマネジメントツールです。

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CRM・SFAの機能や特徴、それぞれの違いについては下記記事で詳しく解説しています。

CRM・SFAの違いは？機能や役割の違いからどちらを選ぶべきか解説

MA

MAとは、Marketing Automationを略した言葉です。MAを活用することにより、見込み客の状況を細かく管理できるため、マーケティング活動を自動化し、効率的な施策の実行が可能です。MAには、電子メールマーケティング、ソーシャルメディアの投稿、リードのトラッキング機能などが含まれます。いずれもリードを円滑に獲得し、見込み度の高い顧客へ育成する上で重要な機能です。

オンライン会議ツール

昨今、対面ではなく、オンラインでの会議が主流となりつつあります。自動で音声を認識してリアルタイムで文字起こしができるものや、カレンダーと同期して会議日時をリマインドしてくれるものなど、オンライン会議ツールの種類はさまざまです。無料で使用できるものも多いのが特徴です。

日程調整ツール

日程調整ツールは、顧客との商談や会議などの日程を自動で調整してくれるツールです。日程調整ツールを活用することで、メールでの確認、スケジュール調整など、日程調整にかかる時間を削減できます。削減した時間は、資料作成や当日のプレゼン内容を考える時間に充てることができるため、本来の業務に集中できるでしょう。
具体的な営業DXツールの選び方やおすすめの製品情報は下記記事で詳しくまとめています。

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まとめ

営業の効率化を行うことによって、新規顧客の開拓や既存顧客の関係向上、営業チームの生産性向上といった恩恵を享受できます。
当社では、営業の効率化に役立つモバイルCRM「UPWARD」を開発および提供しています。 「UPWARD」を活用することで、スマホ一つで簡単にお客様のプロファイル情報、商談履歴、活動報告等の顧客データを半自動的にCRMへ蓄積します。現場の担当者が営業日報や活動報告を作成する際は「UPWARD」上に自動で報告フォーマットが作成されるだけでなく、音声入力対応により、スキマ時間に簡単に報告が可能です。
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