評価される営業報告書の書き方、SFAで営業報告をラクに

評価される営業報告書の書き方

評価される営業報告書の書き方のポイントや必ず記載すべきことを詳しくみていきましょう。

評価される営業報告書の書式

営業報告書は、内容が最も重要ですが、書式も整えなければなりません。次のようなポイントを押さえましょう。

■シンプルなフォーマットで統一する
営業報告書は、シンプルな書式にするとともに、社内で統一することが大切です。詳しく報告するためといって、作成に長時間かかるようなフォーマットを使用すると、営業に使える時間を圧迫するでしょう。
また、社内でフォーマットが統一されていないと、見るべき項目がわからず、チェックに時間がかかってしまいます。シンプルなフォーマットで統一することで、短時間で要点を報告でき、チェックにかかる時間も削減できるでしょう。

■関連した資料や報告書とリンクさせる
営業報告書に具体的な数字を記載するとともに、より詳細な情報が掲載された報告書とリンクさせましょう。営業報告書に詳細な情報を書きすぎると、かえって見づらくなってしまいます。リンクさせる報告書には、受注リストや案件リスト、予実管理などがあります。

評価される営業報告書の内容

営業報告書は、わかりやすく作成するために、それぞれの項目を端的に記載することが大切です。どのような内容をどのように記載すればいいか、詳しくみていきましょう。

1日の行動履歴と面談内容

1日で営業した会社の名称と住所、担当者、面談内容をひとくくりにして記載しましょう。

・A社　10:00～11:00
住所：東京都○○区○○1-2-3
担当者：加藤
商談内容：○○について提案。その際、○○について質問されたため、次回面談時に返答。

・B社　13:00～15:00
住所：東京都○○区○○2-2-2
担当者：斎藤
商談内容：○○について提案。前向きに検討とのこと。

・C社　16:00～17:00
住所：東京都○○区○○3-1-1
担当者：田中
商談内容：○○について提案。○○のニーズあり。次回にニーズに合致した商品を提案予定。

具体的な営業の内容

具体的な営業の内容を記載しましょう。「セールストークの切り口」「先方からの質問と回答」「今回の営業で得られた情報」などを記載することが大切です。
また、成果や失注、値引き交渉の有無などを記載しておくと、営業方針を見直しやすくなります。「○○円受注・失注「〇%の値引き交渉あり」「競合との価格差〇〇円」など、具体的な数字を記載しましょう。

今回の課題と解決策

今回の営業で判明した課題と具体的な解決策を記載しましょう。成約できなかった場合は、その原因を考えることが大切です。「押しが1つ足りなかった」「ニーズと微妙にズレていた」など、さまざまな原因が考えられます。
また、成約できたとしても、次回のリピートにつなげるためにクリアすべき課題があるかもしれません。すぐに課題をクリアできなくても、自分なりに解決策を考えて、営業報告書に記載しましょう。そうすれば、上司の意見やアドバイスなどをもらえて、具体的な解決策を立案できる可能性が高まります。

営業報告書を書く目的を理解する

営業報告書を書く目的を正しく理解することで、自ずと書くべき内容が見えてくるでしょう。営業報告書を書く目的は、現状を上司に報告してチーム全体の目標達成の進捗を明確にするとともに、日々の営業を振り返り、次の営業につなげることです。
つまり、営業の進捗や課題、解決策が不明瞭な営業報告書は、質が低いと言えるでしょう。逆に、必要な情報が端的かつ明瞭に記載されていれば、短時間で要点をインプットできる質の高い営業報告書と言えます。
営業報告書は評価の指標となるので、いい加減に書くと自分が損するでしょう。実績以上によく見せるのは良くないですが、きちんと仕事をしているなら、営業報告書を通して上司に理解してもらう必要があります。
上司の立場からすれば、営業でどのように顧客と接しているのか、進捗はどうなのかを知りたいものです。大げさですが、営業報告書はある種、上司と部下のコミュニケーションツールと言えます。対面でいちいち報告するより、営業報告書に書いたほうがお互い楽です。
後ほど詳しくご紹介しますが、今はSFA（営業支援ツール）などを使ってスマホやタブレットでも営業報告書が作れるようになっています。PCよりスマホの方が早く入力できる、という方も多いかもしれませんね。「営業報告書を書く目的は理解したけど、やっぱり面倒くさい…」という方は、SFAの活用など、報告業務を楽にする方法を考えてみてはどうでしょう。

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営業組織はどう対応すべきか？

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自分にとって価値のある営業報告書にする

営業報告書は必要であると理解しているとはいえ、「書くのが面倒…」と思っている方も多いことでしょう。そう感じる原因は、おそらく営業報告書を書くことに意味を見出せていないからでしょう。
営業報告書は上司に報告するためと捉えてしまうと、どうしても負担のかかるタスクと考えてしまいます。ここは視点を変えて、自分の成長のために作ると考えてみてください。
顧客との会話や得た情報は、覚えておこうと思っても意外と忘れてしまうものです。細かな情報は忘れてしまいますが、どの情報が後々に役立つか分かりません。営業報告書に記しておけば、後から見返して思い出せます。「そんな細かいことまで覚えてくれている」と顧客に感じさせれば、印象も良くなるでしょう。
また、営業報告書は自分にとってのフィードバックにもなります。言葉に書き起こしてみると、出来ている点・出来ていない点が見えてくるものです。頭の中を整理するという意味でも、営業報告書を作る意味はあります。
たとえば半年後に読み返してみると、どれだけ成長したか、あるいは思ったより成長していないかなど、自分のビフォー・アフターが分かるでしょう。ノウハウの蓄積にもなるので、自分がスキルの可視化にも使えます。
営業報告書をただのタスクと捉えるのはもったいないです。どうせ作らないといけないのなら、自分にとって価値のある報告書になるように工夫してみましょう。

SFAで営業報告をラクに

営業支援ツール「SFA」を導入することで、日々の営業報告の手間を大きく減らせます。外出先からスマホやタブレットで営業報告できるため、営業後に会社に戻り、営業報告書を作成する手間もかかりません。それだけ営業にかける時間を長く確保できるようになるため、結果的に成約率アップにつながるでしょう。
なかでも営業支援ツールの「UPWARD」は、音声入力で簡単に営業報告書を作成できるため、より短時間で作業できます。さらに、顧客情報を登録することで営業分析も可能になるため、その場で課題を挙げ、質の高い解決策を立案できるのです。
また、営業先をマップ上に可視化し、訪問スケジュールやルートを自動作成できるため、営業効率が格段にアップします。

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Excelからクラウドでの営業報告に切り替え

従来は、Excelを使って営業報告書を作っている企業が多数でした。現在は、クラウド技術の登場により、Excelからクラウドツールを使った営業報告への切り替えが進んでいます。
そもそもExcelは表計算ソフトなので、営業報告書作成に使うには不便な点が多いです。フォーマットを変えるのも手間がかかりますし、データが増えると動作が重くなって作業に影響します。そうしたデメリットがありながら、他にツールがないからExcelを使っている企業も多いことでしょう。
先ほど紹介したSFAをはじめ、クラウド上に営業報告のデータを保存できるツールを使えば、入力作業や管理が捗ります。SFAの営業報告専用の機能を備えているので、Excelの不便さを解消できるでしょう。
クラウドと聞くと、導入が難しそうというイメージをお持ちの方も多いかと思います。実は、クラウドはすでにシステムが組み上がっているので、オンプレミスで導入するよりも簡単です。しかも、クラウドツールはメンテナンスの手間がかからないので、運用の面でもメリットがあります。
「UPWARD」もクラウドに対応しているので、自社でのメンテナンスの必要がありません。利用人数を増やす際も、オンプレミスのように拡張する手間がかからないので、運用の工数を大幅に削減できます。
Excelでの営業報告に不便を感じているのでしたら、SFAなどのクラウドツールの活用をぜひご検討ください。

おわりに

営業報告書は、次回の営業へ活かしたり、上司がチーム全体の状況を確認したりするために必要です。1日の営業の流れや面談内容、課題と解決策を端的に記載することで、評価される営業報告書となるでしょう。ただ、営業報告書の作成には時間がかかるため、効率化のためにSFAの導入を検討することをおすすめします。