進捗管理を効果的に進める5個のポイント、ツールを使った管理方法

進捗管理を効果的に進める5個のポイント

進捗管理を効果的に進めるには、プロジェクトの工程を細分化し、それぞれのタスクに対してスケジュールと責任者（担当者）を明確に定義することが大切です。あわせて、進捗管理を見える化しプロジェクトのメンバー全員で共有することも必要となります。
これ以外にも、進捗管理を進めるためのポイントは全部で5つほどあります。上記も含めそれぞれについて詳しくご説明いたします。

1.プロジェクトの細分化

進捗管理を効果的に進めるには、プロジェクト全体のプロセスを細分化し、小さくタスク化してスケジュールを管理することが重要です。数時間で終わるタスクもあれば数日かかるタスクもありますが、ひとつひとつタスクを完了させていくことで、全体的な進捗率を正確に把握できるようになります。

2.主たる管理者の設定

プロジェクトを進めていくうちに、誰がこのプロセスの責任者なのがあいまいになることがあります。上記１に関連し、細分化されたタスクごとに主たる管理者（＝進行責任者）を設定してみてください。そうすると、責任の所在が明確になり、進捗管理も容易になるでしょう。

3.スケジュールの共有

納期をはじめ、進捗管理に関わるスケジュールをメンバー全員で共有し、相互に進捗率を確認しあうことも大切なポイントです。ひとつの工程の遅れが後に続くあらゆる工程に影響することがわかれば、安易にスケジュールを遅らせることもなくなり、計画通りに進む可能性が高まるでしょう。

4.進捗管理内容の変更のルール化

進捗管理としてオープンにされた内容の変更ルールを明確にしておきましょう。特に、スケジュールの変更は多くの後工程に影響を与えます。
担当者が勝手に変更するのではなく、相互に協議の上変更するなどといったルールを設け、全体的な進捗管理への影響を最小限に食い止めるのも重要なポイントです。

5.メンバー間の意識共有

これら1～4のポイントは、プロジェクトメンバー全員が互いに信頼関係を保ち、プロジェクトを成功に導くという共通の目的を持っていなければ機能しません。相互監視しあうことで疑心暗鬼になるのではなく、多少のスケジュール遅れは許容するという意識も重要です。

進捗管理がうまくいかない原因

プロジェクトを統括するマネージャーの立場に立った時、進捗管理がうまくいかない事態ほどストレスがたまることはありません。顧客や経営陣の定めた納期に間に合わせるために必死になってメンバー間調整などを行うことになります。
ではなぜ、進捗管理がうまくいかないのか？ 主な理由を2つご紹介します。

進捗率の罠

プロセスを細分化していない場合に起こりやすいのですが、現在の進捗率の把握があいまいになることがあります。メンバーからの報告をベースにしていると、「マネージャーに悪い報告はできない」という心理が働き、進捗率を高めに報告しがちです。
たとえば、実際は半分程度しか進んでいないのに、進捗率が70~80%になってしまうケースもあります。それがマネジメントの失敗を招くひとつの原因です。
この失敗を回避するには、上述したようにタスクやプロセスを細分化し、進捗管理の精度を高める必要があります。

進捗率に頼った管理

進捗率だけを見てマネジメントするプロジェクトマネージャーがいると、うまく進捗管理ができないことがあります。数字として表れてくる進捗率も大切ですが、どこのタスクで作業が滞っているかを把握するのも大切です。
10あるタスクのうち9まで進んでいれば単純に進捗率は90%ですが、残りの10%が想定以上に工数がかかるケースもあります。また、関連する他タスクの遅れにより作業に取り掛かれないこともあるので、さまざまな理由で完了しないケースがあることを認識しておきましょう。