効果的な予実管理の方法とは？失敗例を交えて解説

予実管理とは？

予実管理とは、企業の「予」算と「実」績を管理することを意味します。営業計画の立案段階において、ひいては経営計画の策定において、予実管理は非常に重要な要素です。
多くの企業は年度ごとに目標数字を設定し、一定の期間（週や月）の業績をもとに、当初の予算に対してこれまでの実績がどのように進捗しているかを確認する予実管理分析を行います。予実管理の際、営業利益をメインの指標として用いる企業が多いです。
営業利益予算に対して、実績がどのレベルにあるかということが大事な要素となります。あまりにも大きく下回っているようだと、そもそも予算に無理があったという判断になりますし、やや下回っている程度であれば、経費の見直しや営業戦略の見直しなどにつなげることが出来るでしょう。

予実管理を行うには予算の細分化が必須

予実管理を行う際、予算、実績共にあるていど細かく項目を分けて管理することが重要になります。大企業であればまずは部門ごとに予算を設定し、さらに部門内での経費科目ごとに予算を割り振るといった具合です。
こうすることで、予実管理の際の問題点が明確になります。大まかな枠で予実管理を行うよりも、どこの部門のどの経費に問題があるのかが一目瞭然となるのです。結果的に問題の発見がスムーズになり、早めの対策を打つことができるようになるでしょう。

予実管理の失敗例

予実管理を運用するためには、予実管理に対応したシステムで運用することが基本です。システム上で行うため計算間違いなどのケアレスミスはほぼ起こりえないといってもよいのですが、それ以外の理由で実態と乖離してしまったり、予実管理そのものが失敗してしまったりすることもあります。
以下、予実管理上で陥りがちな失敗パターンをいくつかピックアップしてみました。

予実管理システムへ正確な情報が入力されない

予実管理システムを導入したばかりの時期は、導入前の予実管理方法（多くはExcelなどを使ったアナログな方法）からの変更が社員に浸透せず、予実管理システムに正確なデータが入力されないという状況が発生します。予実管理システム導入前に、対象となる社員に十分な研修、またはテスト稼働を行わなかったために起きる失敗例です。

他アプリケーションとの連携ミス

社内で既に会計ソフトなどの業務系アプリケーションが稼働している場合、予実管理システムをそれらのアプリケーションと連携させる必要があります。しかし、システム同士の連携がうまくいかない場合、手作業で連携しなければなりません。
予実管理を行うシステム検討の際、既存システムとの連携可否を確認しなかったこと、及び導入前にしっかりとテスト稼働をしなかったという失敗例です。

現場社員による虚偽入力

予実管理の運用の問題です。実績が予算を上回っている場合、経営陣はさらに予算を上乗せして他部門の赤字を埋めようとする傾向があります。こうなることを嫌い、実績を過少報告するケースも起こりえます。
その結果、実績とシステム上の数字とに相違が生じ、予実管理が実態とかけ離れてしまうことに。この場合、予実管理のオペレーションを見直す必要があるでしょう。

数字だけを追いかけて原因究明しない

予実管理システムは、その運用次第でリアルタイムな数字が抽出できます。それゆえに、表面上の数字だけを追いかけて一喜一憂してしまうことがあります。
予算を達成したらその理由を、達成できなかったらその原因を追究しなければ、せっかくの予実管理システムも宝の持ち腐れになってしまうでしょう。