営業活動の質を高め目標を達成する！PDCAサイクルを効果的に回すポイント

PDCAサイクルを効果的に回すポイント

目的（改善したいポイント）を明確にする

PDCAサイクルを導入する際のよくある失敗の一つに、PDCAサイクルを回して得たい目的を「売上目標の〇〇円達成」といったように、大きすぎる目標にしてしまうケースが挙げられます。
PDCAサイクルは、業務改善のための強力なツールです。
しかし、目的に対して「影響する要素」が多数含まれるような設定してしまうと、Checkのフェーズで確認すべき項目が広範にわたってしまい、その項目一つひとつがどのような影響を与えているのかがわかりづらくなります。

また、そのチェックフェーズで出てきた課題に対する改善Actionも膨大な量になってしまい、時には、プロジェクトが中に浮いてしまうことにもなりかねません。
とくに、PDCAサイクルを始めたばかり、これから始めるというタイミングでは、できる限りスモールな指標を目的において改善をしてみてください。

たとえば、
「アポ率を○%まで引き上げる」
「クロージングまでの平均期間を○ヶ月まで短縮する」
「平均客単価を○円まで上げる」
といった粒度で目的を設定すると、改善対象のフォーカスも絞れて運用がしやすくなります。

Plan（計画）時に改善施策を含める

計画を立てるときに、「目標達成のために何を行うのか」改善のための施策も併せて考えてください。
目標を「クロージングまでの平均期間を○ヶ月まで短縮する」というものであれば、たとえば、「見込み顧客に“使用感”がつたわれば、決断のタイミングを早めることができるのではないか」と仮説を立てて、施策としては「1ヶ月の無料試用期間を設ける」といった具合です。

このようにすることで、評価（検証）をする際の“対象”を明確にできます。
この例にあてはめると、〈無料試用期間機能の新設〉その提供によって、〈クロージングまでの期間がどの程度短くなったか〉を検証することになります。
そのために要した、人件費や内製原価と施策を講じるための施策費に対して、クロージングまでの期間がどの程度短くなり、短縮された営業活動期間で浮いた人件費と施策施行前と施行後を比較した際の同期間での売上げ・収益を比較できるので、施策の成否の判断が正確にできるようになります。

また、「無料試用期間」が有効となった先には、試用期間事態を“もっと短く”もしくは“長くした方がよいのではないか”ですとか、“試用期間中は機能制限をつけた方がより効果的ではないか”といったように、改善施策の立案も具体的かつスムーズに進みます。

Check・Actionのタイミングを予め定めておく！

PDCAサイクルが効果を上げるのは、ズバリ！Check・Actionが行われるからです。
せっかく取り組みをはじめたものの、そのままの状態で施策を継続しても、Check・Actionが行われなければ、運用をしている＝PDCAのサイクルが回っていることにはなりません。
場合によっては、せっかくの運用自体が消滅してしまうケースも少なくありません。

ではどのようにして、こうした問題を避ければよいのでしょうか？
そのためには、「PDCAサイクル1周あたりの期間を定めておくこと」がとても重要になります。
施策を続けている期間は、当然、データや情報は絶え間なく蓄積されていくので、どの期間でその施策の成果をについて検証に入るのか？あらかじめ設定を必要があります。
とくに、“Check・Action”については施策が始まり軌道に乗り出すと、つい忘れがちになるので、「四半期に一度の経営者会議で結果と次の施策の発表をする」といったように、事前に既に決まっている周期で訪れるタイプのEventに組み込んでしまうと、効率的に運用ができます。

PDCAサイクルを回す期間を短くしすぎない！

一般的に、「PDCAサイクルは速く回せば回せるほど、改善が多くこなせるようになるので、できるだけショートタームでまわすといいですよ」といった文献やアドバイスをしているものを多く見受けます。

たしかに…。
ある意味において、その考え自体間違っていないのですが、あまりにも短期間でサイクルを回してしまう設定をすると、Check時点で必要な量のデータを確保できず、データや情報が本来分析をして改善をするために必要な量に達する前に、次のサイクルに入ってしまい、Checkがないままサイクルが不完全な形で回ることになります。
当然のことですが、十分でないデータから「正しいAction」は導けません。

データ収集を効率的に行う！

PDCAサイクルを効果的に回すコツは、検証に十分なデータの確保とその丁寧な設計によるデータの収集です。
ですから、PDCAサイクルについて計画を立てた時点で、その後の検証にどのようなデータが必要なのかを、具体的に洗い出しておきましょう。
実際のデータの入力については、各営業担当者が直接入力するケースが多いですね。ここにも少しだけコツがあります。任せっぱなしにするのではなく、一定の定義を決めて「入力の主旨と意図」を携わるメンバー間で共有・理解して、入力を行うことです。

たとえば、各人がバラバラのフォーマットに入力していたり、入力作業自体をその日の気分で行うようですと、「正確なデータ収集」からは遠ざかってしまいます。
データ入力作業の負荷を軽減するために、“SFAツール”を導入したり、外出先からも少しの合間時間を利用して、入力できるようモバイル対応の環境を整えたりといった工夫も検討してみる価値はあります。

おわりに

現在では、ビジネスシーンで誰でも耳にしたことがある「PDCAサイクル」。
一方で、効果的に実践できている企業や組織は意外とすくないのも事実です。
PDCAサイクルの継続的な実行には組織の「理解・習慣性」が必要ですので、まずは小さな目標に向かって、同じ方向に向かってその目標を達成するために取り組んではいかがでしょうか。

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