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コロナショックから大切な社員の健康・事業・カルチャー全てを全力で守りたい

コロナショックから大切な社員の健康・事業・カルチャー全てを全力で守りたい

こんにちは、UPWARD CI&HRチームです。

全世界で社会のみならず経済状況にも深刻な影響をもたらしている新型コロナウイルス。日本でも緊急事態宣言が発令され、如何に安全に社会生活を継続していくのか日々、選択と決断を求められています。

その影響下、企業においては、社員の健康・事業・カルチャーを守り、存続させる手段として、リモートワーク・テレワークが関心を集めています。

弊社でも、現在、全社員のテレワーク制度を導入、毎朝の健康チェックなどをリモートで行い、事業推進にあたっております。

しかし、実際の都内企業の導入割合は26%(東京商工会議所調べ4/8現在)と非常に低い数字になっています。この危機的状況を背景に、この数字が表すものは、「したくてもできない」壁があることを目の当たりにさせます。

そこで今回は、弊社が全社員のテレワーク制度導入に際し、どのように導入を進めたかの試行錯誤、そして、これからの働き方への転機について2回に分けてお伝えいたします。リモート時や緊急時の「UPWARD」機能の活用方法についても言及しますので、有事の今、「UPWARD」の機能を「ライフハックツール」として駆使していただけると幸いです。この困難の時を一緒に乗り越えるお力添えができればと思っております。

【テレワーク導入までの課題】

弊社ではすでにリモートワーク制度があり、活用するメンバーもおりましたが、職種によって出社して業務するメンバーも多くいる状態でのスタートとなりました。今回の事態が発生してから、全社員をテレワークにするという取り組みまでには至らなかった理由としては【インサイドセールス・管理業務などのオフィスでの業務が求められる職種の対応】【リモート環境整備への課題】などでしたが、一番の懸念点は【企業のカルチャー存続への危機感】【営業チームなど外部での働きが求められるメンバーの対応】でした。

 

そこで、私たちは下記のように段階的に導入を進めていきました

2月17日
テレワーク・時差出勤推奨開始

2月27日
一部職種にてテレワーク勤務を強制・オフィスに出社する場合は強制時差出勤開始

3月16日
管理部門以外全職種テレワーク勤務を強制

3月26日
管理部門も輪番にてテレワーク勤務を開始

4月2日
全社員テレワーク勤務を強制とし、オフィス全体を閉鎖

4月13日
自宅での業務環境を推進するためのテレワーク手当を全社員に毎月支給

1月24日、都内で感染者が初めて出てから緊張度・緊急性は一気に増し、弊社では、下記4つの行動指針を発表、加えて体調不良時の連絡フローを取りまとめ展開しました。

  1. 在宅勤務と時差出勤の推奨
  2. 出張の自粛
  3. 多人数が集まる会合への参加禁止
  4. 来客者へのアルコール除菌とマスク着用の要請

そこから感染者拡大状況は悪化していき、2月27日には、原則テレワーク又は強制時差出勤に移行しました。

【全社員テレワークに踏み切った代表の一言】

「ここにいるメンバーにも何かあったら本当にまずいから、明後日から全社員テレワークにしよう」
諸々の課題もあるなか、1歩踏み込んだ全社テレワークに踏み切ったのは代表の金木の一言でした。際して、自宅での業務環境を整えるため、テレワーク手当を全社員に毎月、支給することを決定したことも、大きな判断でした。

【テレワーク実施後の対応】

完全なテレワークへの切り替わりで、取り組む必要が出てきたことが遠隔での社員の労務管理です。弊社では、社員の安否確認として下記1〜2を実施しました。また、安否確認を行うために実施しているのが、自社サービスでもある「UPWARD」のチェックイン機能です。

  1. 日々の安否確認・体調管理
  2. 精神的な健康管理

 

▼UPWARDのチェックイン機能について


UPWARDを活用した安否確認MAP

 

この機能を活用し、毎朝、自宅の最寄り駅にピンを立てて生存報告を実施しています。

例えば、大震災などが発生した際に帰宅困難者を把握したり、どこで社員が立ち往生しているかなどもリアルタイムで把握できるので、社員の命を守る実用的なツールとなります。この安否確認マップについての簡単な作成方法について、詳しくは、過去ブログでもご紹介していますのでご一読ください。

そして、生存確認のためのチェックインを行った後は、毎日の体調管理の報告を義務付けています。こちらは社内SNSの「Teams」内に報告フォームを作り、体温の報告を毎朝行っています。体調不良の場合は内容・心身の具合を報告徹底してもらえるよう、徹底して管理しています。確認は管理部門のみで限定的に行い、プライバシーの保護も大事にしております。

そして管理部門として、次に重視した点が、心身の健康維持です。

テレワーク環境下では一人の時間が多くなりがちです。一人という孤独な状況も働いて、思考・精神は知らずのうちにストレスを受けています。

その対策として、平日の午前午後各1時間ブロックし、「HR Help Desk Time」という相談窓口を用意しました。心身の健康はビジネスパフォーマンスに大きく影響するので、ケアすることにより、事業の成長を止めることなく邁進していくことができる体制を作っていけると考えております。

【テレワーク導入の壁に見る日本の課題】

IT系の企業では既に導入しているところも多いと思いますが、これまでリモートワークを導入しにくかった製造業や中小企業には大きく3つの課題を抱えているのではないかと考えています。


■課題① 設備

テレワーク、モバイルワークに必要な様々なデバイス、セキュアなネットワーク環境の整備が必要になります。たとえば会社だけでなくテレワークをするなら社員の自宅の環境にも投資しなければならず、その対応ができないことが1つの壁となっていると考えられます。

■課題② リテラシー
2つ目は情報リテラシーの向上が問題となります。設備を充実させるまでは整備できても、活⽤する側のリテラシーにも、企業は注力せねばなりません。特にこれまで最新のITインフラを活⽤して働いてこなかったような業種や世代へは、定着化させる⽀援が必ず必要になります。弊社では全社員、入社時にリテラシー教育を必ず受けさせ、リテラシー意識の目線合わせを行っております。

■課題③ 固定概念
「丁寧さ」を重んじる日本社会の場合「対面で行わなければいけない」「〇〇さんが出社するのなら、自身もオフィスへ行くべき」というバイアスがあることがテレワーク推進の大きな課題かと考えています。諸外国と比べても、オフィスは仕事の場、自宅はプライベートの場という空間認識も固定概念として強く持っていることを感じます。マインドは可視化が難しく、具体的に改善が難しいポイントではありますが、弊社では、経営陣や管理部門が進んで変化を受け入れる施策を出すことで、会社に流れる空気をチャレンジフルなものにしています。新しい環境で進んでいくためには、積極的な変化が求められるということです。

【テレワークは生産性を上げるチャンス】

テレワークを行うことは、今まで活用できていなかった「時間」を生むことでもあります。テクノロジーを活用して作業を効率化し、生みだした時間をクリエイティブな本来すべき仕事に充てていくことで、生産性を上げていく転機にもなるのです。

GAFAなどは効率化だけでなく、独創性やクリエイティビティも重視しています。

日本の企業はすべての仕事を人に依存しすぎているせいで、結果としてクリエイティビティを阻害してしまう傾向があることも感じています。テレワーク、モバイルワークで⼈と⼈とのコミュニケーション、人の評価は、「定性値」から「定量値」にシフトチェンジしていくことになります。企業は明確な「KPI( Key Performance Indicator )を設定して、事業推進していくことが求められていくようになるでしょう。

【フィールドセールスはどうなるのか】

では、テレワークになるとフィールドセールスはどうなるのかと危惧される方もいます。

テレワークなどの推進でその役割がとってかわられてしまうのかと懸念がよぎる⼀⽅で「⼈が⼈と会い、価値観を共有し合う尊さ」もハイライトされているのが「今」です。

UPWARDの信念は「人と人が会う価値観の共有」です。それこそがビジネスの発端であり、サービスの差別化の一端を担うと考えており、そこにフィールドセールスの真価を見出しています。人が人と会う際には、表情・⾝振り・声のトーンなど、デジタル化しにくいさまざまな情報を受信し合っていると考えています。

この情報を顧客から受け取る活動は⾮常に重要と考えており、その時間を有効に使うためのテレワークといってもよいかもしれません。

【今後の展望と6月以降の社内方針について】

Web会議で今後の方針を検討するCI&HRチーム

求められる企業になるためには、「その企業に所属する価値体験の提供」が重要です。

魅力のある仕事を創出するためにも、テレワーク・モバイルワーク化で、新しい価値を生み出し続ける環境が重要だと我々は考えています。コロナショックを、働き方の転換チャンスとして、どのように活用していくかが今後の企業価値の大きなポイントとなりそうと考えております。

また、6月以降の社内方針については、緊急事態宣言は解除されたものの、まだまだ予断を許さない状況は続いており、社内の制度も段階的に緩めるなどしていき、第三波・第四波がきても社内で感染するなど無いようにしていきたいと考えています。そこで、UPWARDでは独自の働き方の見直しをしました。


6月以降の働き方

  • 出社は申請者のみが可能とし、リモートでの就業を基本とします。
    ※今後出社可能な日を「Open Office Day」とし、出社人数に制限を設け、3密にならないよう十分な対策をとりオフィスを開放します。
  • 基本社内会議や商談等は、引き続きWEBでの実施とします。

 

Open Office Dayについて(東京本社の場合)

  • 日程:毎週火曜日 10:00~17:00
    ※17:00に完全閉鎖とします。延長は不可としました。
  •  利用可能フロア:執務エリアのみ (一部フロアは閉鎖)
  • 最大集約人数:10名まで(部門問わず、数名利用の場合でも個別に申請する形式へ)
  • 申請方法:Teamsのフォームより申請としました。
  • 申請期限:前日 18:00まで

 

東京本社での注意事項

また、注意事項については下記の通り設定をしました。

  •  オフィス内の椅子を一部制限しております。椅子のあるデスクのみ利用可能ください。椅子が置 いていないデスクの利用は、控えるようお願いします。
  • オフィス内のコーヒーやポット、お菓子など共有して使用するものは、禁止とします。
  • ビル内のエレベーターの使用も、密室となるため禁止とします。

 

また、大阪支社については、WeWork内にオフィスを設けていますのでWeWorkの通常営業を開始に併せてUPWARDの専有部分がある支店のみ、利用可能としました。注意事項に関しては、本社規定を軸に設定をしました。具体的には下記の通りになります。

  • WeWorkよりオフィス内コーヒーなどの共有マシン、カップ・グラスの貸し出しなど全て中止されています。また、オープンエリアの使用も、UPWARDの社員は利用を控えるようお願いします。
  • WeWorkのオフィスまでは、エスカレーターを優先利用ください。エレベーターを利用する場合は、密室となるため、4人以上いる場合は、別のエレベーターを利用するようお願いします。※名古屋支社は共有スペースのみのため、引き続きリモートでの業務をお願いいたします。

 

と、このような形での社内運用を考えています。

まだまだ、先が見えない状況が続きますので、この情報が皆様の組織作りの参考とお役に立てれば嬉しいです。

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