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Excel(エクセル)ファイルのパスワードを設定する方法

Excel(エクセル)ファイルのパスワードを設定する方法

情報漏えいによる企業の不祥事が相次ぐ昨今では、会社で何気なく使用しているファイルから重要事項が記載されたファイルまで、必ずパスワードを設定することが求められています。パスワードを設定することで、100%ではないものの情報漏えいのリスクを大きく抑えられるでしょう。

本記事では、エクセルファイルにパスワードを設定する方法や変更、解除する方法について詳しく解説します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルファイルにパスワードを設定

エクセルファイルにパスワードを設定するのにかかる時間は、30秒~1分程度です。セキュリティ効果と作業時間を比べると、優先的に取り組みたい対策と言えます。

ログイン時にパスワードの入力が必要になりますが、わずかな手間で情報漏えいの可能性を下げられるなら、やっておくべきです。営業の方は外でパソコンを開く機会も多いと思うので、万が一に備えてエクセルにパスワードを設定しておきましょう。

エクセルファイルにパスワードを設定する

次のようにパスワードを設定してください。

1.パスワードを設定するファイルを開いて、リボンの「ファイル」を選択

2.名前を付けて保存を選択して任意の保存場所を選ぶ

3.その他のオプションを選択

4.ツール→全般オプションを選択

5.読み取りパスワードと書き込みパスワードを選択→OK

読み取りパスワード:ファイルを開くときに必要なパスワード
書き込みパスワード:ファイルの編集時に必要なパスワード

また、読み取り専用を推奨するにチェックを入れると、ファイルを開いたときに読み取り専用で開くかどうか表示されます。

6.パスワードを再度入力→OK
読み取りパスワードをもう一度入力します。

書き込みパスワードをもう一度入力します。

これで、エクセルファイルにパスワードを設定できました。

パスワード設定したファイルを開く

パスワードが設定されたファイルは、次の手順で開いてください。

(1)パスワードを設定したファイルを開く
(2)読み取りパスワードと書き込みパスワードを入力→OK
読み取りパスワードを入力してください。

書き込みパスワードを入力してください。

(3)読み取り専用を推奨するにチェックを入れた場合は「はい」か「いいえ」を選択

「はい」を選ぶ:上書き保存ができない状態で開かる
「いいえ」を選ぶ:上書き保存ができる状態で開かれます。

パスワードを変更・解除する方法

パスワードを変更、解除したい場合は、次のように操作しましょう。

パスワードを変更する

パスワードを変更する方法は、パスワードを設定する方法と同じ手順です。パスワードつきファイルを再度「名前を付けて保存」し、その際に任意のパスワードを入力してください。

パスワードを変更後、任意の名前をつけて保存します。

パスワードを解除する方法

パスワードを解除したい場合は、パスワード入力欄を空欄にしてください。

また、読み取り専用を推奨するチェックは、必要に応じて外してください。続いて、任意の名前をつけて保存します。名前を変更しない場合は上書き保存しましょう。

顧客情報を扱うならセキュリティは万全に

エクセルファイルのパスワードは、100%の情報漏えいを防げるものではありません。機密性が高い顧客情報を扱う場合は、限りなく100%に近いセキュリティ対策が必要です。顧客情報の漏えいは、既存顧客の信頼を失墜させるばかりか、新規顧客の獲得に大きな支障をきたします。

顧客情報を扱う場合は、複数のセキュリティ対策が施されたツールを利用しましょう。そこでおすすめしたいのがSFA(営業支援ツール)やCRM(顧客管理システム)です。

たとえば、営業支援ツールの「UPWARD」では、次の4つのセキュリティ対策によって、顧客情報の漏えいを限りなく100%に近い形で防ぎます。

  • 再アクセス時のログインが必須
  • パスワードの有効期限を設定
  • 性質が異なる2つの情報を組み合わせた認証システム
  • アクセスできるIPアドレスの制限

金融情報システムセンターが定める厳しい安全対策基準に基づいているため、大切な顧客情報を安全に扱えます。さらに、適切な情報管理体制の組織にだけ与えられるISMSの認証を取得していることも特徴です。

「UPWARD」のセキュリティ環境については、以下のページもご覧ください。

UPWARDのセキュリティ

おわりに

エクセルファイルのパスワード設定は、情報漏えいを防ぐために欠かせません。取引先に送付するファイルに関しても、パスワードが設定されていなければセキュリティの意識が低い企業だと思われてしまいます。この機会にパスワードの設定方法をマスターして、情報セキュリティ対策を徹底しましょう。

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