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Excel(エクセル)の入力規則の使い方、複数人での管理に便利な機能

Excel(エクセル)の入力規則の使い方、複数人での管理に便利な機能

エクセルを複数人で管理する際には、ルールに従わずにデータを記入する人に注意が必要です。原因は、知識不足かケアレスミスのどちらかですが、いずれにしてもデータ管理に大きな支障をきたします。

このような場合に活用したいのがエクセルの機能「入力規則」です。本記事では、エクセルの入力規則の使い方と活用シーンについて詳しく解説します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルの入力規則とは

入力規則とは、入力する値のルールを決めておき、ルール外の値が入力されたときにエラーメッセージを表示させる機能です。

例えば、エクセルを複数人で管理している際に、数字を「1.2.3.4・・・」で記入してほしいのに、「①②③・・・」と記入される場合があります。こういった場合に、入力規則でエラーメッセージを表示することで、入力値を統一します。

また、エクセルでアンケートをとる際に、「はい・いいえ」で回答してほしいのに、「Yes・No」で回答される場合もあるでしょう。このようなケースでは、後からデータを集計する際にエラーが出るため、業務に支障が出てしまいます。

入力規則を設定しておけば、ルール外の値が入力されたときにエラーメッセージが表示され、入力ミスを防ぐことができるのです。

エクセルの入力規則の使い方

エクセルの入力規則の使い方について、「指定した数値以外の数値の入力を規制する方法」、「指定した言葉以外の言葉の入力を規制する方法」の2つに分けて詳しくみていきましょう。

指定した数値以外の数値の入力を規制する方法

自己評価をつけたり、社内アンケートをとったりする際には、特定の範囲内で数値を入力するケースがあります。ルール外の数値が入ると、正確なデータ収集ができないため、次のように入力規制を適用しましょう。

(1)データ→データ入力規則→条件設定→OK

条件設定の各項目について解説します。

・入力値の種類
数字の条件を指定したい場合は、「整数」を選択しましょう。小数点以下の数字を入力できるようにしたい場合は、「小数点数」を選択してください。

・データ
今回は、1~5のいずれかのみ入力したいため、「次の値の間」を選択します。その他、「次の値より大きい」、「次の値より小さい」などがあるので、用途に合わせて使い分けましょう。

・最小値
今回は、1~5のみ入力したいため、「1」と記入します。

・最大値
今回は、1~5の範囲で評価するため、「5」と記入します。これを10にすれば、10段階評価が可能です。

この状態で1~5以外の数値を入力すると、エラーメッセージが表示されます。エラーメッセージは、次のように編集が可能です。

(2)エラーメッセージ→スタイル・タイトル・エラーメッセージを設定→OK

このように設定すると、1~5以外の数値を入力した際に以下のエラーメッセージが表示されます。

指定した言葉以外の言葉の入力を規制する方法

飲み会や自社セミナーへの出欠をとる場合、指定した言葉のみ入力できるように入力規則を適用しましょう。次のように、「入力値の種類」と「元の値」を指定してください。

データの入力規則→入力値の種類を「リスト」、元の値を「○,×」に設定→OK

指定したい言葉は、「○,×」のように「,」で区切ってください。そうすると、下記のようにドロップダウンリストが表示されます。

また、セルに直接ルール外の値を入力してもエラーメッセージが表示されるため、入力ミスを100%防げます。

入力規則は複数人での管理に便利

エクセルの入力規則は、複数人で1つの管理シートを利用する場合に便利です。次のようなシーンで活用できます。

  1. 取引先ごとの感触を数値で評価する
  2. 現在の商談フェーズを入力する
  3. 営業済みかどうかを管理する

いずれのケースでも、入力すべき値にミスがあると、営業活動に大きな支障をきたします。営業済みの企業に誤って再度営業をかけてしまい、クレームにつながる場合もあるでしょう。

このように、営業シーンにおいて、入力規則の利用は必須です。エクセルを使うのであれば、同時に入力規則の使い方をマスターしておきましょう。

顧客データや営業データを管理するなら、CRM(顧客管理システム)やSFA(営業支援ツール)が便利です。エクセルとのメリット・デメリットを比較した記事がありますので、エクセルでの管理に限界を感じている方は、こちらもぜひご一読ください。

顧客管理をエクセルで行う10のデメリット、CRM/SFAを導入してエクセル管理から卒業しよう

おわりに

エクセルの入力規則は、指定した数値や言葉以外の入力を防止することで、業務効率の低下を防ぐ機能です。複数人でエクセルシートを利用する際には、必ず利用しましょう。指定した値以上の数値、指定した値以下の数値のみ入力可能にするなど、さまざまな設定があります。この機会に入力規則の使い方をマスターして、業務効率を高めましょう。

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