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Excel(エクセル)のCOUNTIF関数の使い方と仕事での活用シーン

Excel(エクセル)のCOUNTIF関数の使い方と仕事での活用シーン

エクセルは、膨大なデータを一括管理できるツールですが、関数を使いこなせなければ作業効率が低下します。データ検索を効率よく実行するために、COUNTIF関数を覚えておきましょう。COUNTIF関数を使いこなすことで、特定のデータがいくつあるのかが瞬時にわかるようになります。

本記事では、エクセルのCOUNTIF関数の特徴や使い方、活用シーンについて詳しく解説します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルのCOUNTIF関数とは

COUNTIF関数は、1つの条件に一致する値の数を算出できます。例えば、取引先の住所や電話番号などが記載された表に、いくつ「東京都」に所在を置く企業があるか調べることが可能です。そのほか、従業員数100人以上の会社の数をカウントするなど、さまざまな使い方があります。

データを目視や手作業でカウントするのはあまりにも非効率です。COUNTIF関数を使えば、目的のデータを一発で算出できるので、無駄な作業を減らせるでしょう。

「関数はよく分からない…」と苦手意識を持っている方も多いと思いますが、COUNTIF関数は難しくありません。使ってみると、「意外と簡単なんだ」と思うことでしょう。

ビジネスシーンで使うことが多い関数なので、営業の方もぜひ覚えておくことをおすすめします。

エクセルのCOUNTIF関数の使い方

COUNTIF関数の書式は、「=COUNTIF(参照するセル,検索条件)」です。参照するセルを指定し、その中で検索条件に合った値の数をカウントします。今回は、COUNTIF関数の使い方をいくつかの例に分けて詳しくみていきましょう。

【COUNTIF関数の書式】
=COUNTIF(参照するセル,検索条件)

ノルマ達成者の人数を調べるケース

100万円がノルマとして、何人がノルマを達成したのか調べたい場合は、以下のように操作してください。

(1)営業成績100万円以上の人数を表示させたいセルを選択
(2)=COUNTIF(と入力
(3)範囲を指定
(4)セルの範囲が自動入力されたら「,”>=100” )」と入力
(5)Enterを押す

「,”>=50” )」だと50万円以上、「,”<=100” )」だと100万円以下となります。用途に応じて数字を変更して使ってください。

特定の都道府県にある企業の数を調べるケース

取引先リストのうち、東京都にある企業の数を調べたいケースでは、次のように操作しましょう。

(1)結果を表示したいセルを選択
(2)=COUNTIF(と入力
(3)検索したい範囲を選択する
(4)範囲入力後、「,B3」と入力
(5)Enterを押す

今回は、「東京都」で検索するため、B3を検索したい条件に指定しました。神奈川県で検索したい場合は、B4を入力します。なお、「東京都」や「神奈川県」など、検索条件を直接入力することも可能です。

また、「B3&”○○”」と入力すれば、「東京都+○○」の値の数を検索できます。例えば、「B3&”港区”」では、東京都港区に所在する企業数のカウントが可能です。検索条件に応じて使い分けましょう。

仕事でのCOUNTIF関数の活用シーン

仕事でのCOUNTIF関数シーンとしては、「営業回数が一定以上の企業数をカウント」「商談フェーズ3以上の企業数をカウント」「資本金1,000万円以上の企業数をカウント」などがあります。

現在、成約につながり得る企業は何社あるのかをカウントすれば、将来の見通しが立つでしょう。新規営業の必要性や既存顧客へのPRなど、今後の戦略を練る際に役立ちます。

他には、顧客データの集計や参照にも使えます。住所、性別、年齢、世帯、職業などの属性を元に、顧客情報を絞り込みたい時に便利です。マーケティングだと、スコアから一定の数値を超える顧客を算出するのに使ったりできます。

解説したように、COUNTIFは決して難しく関数ではありません。営業やマーケティングで顧客のデータを扱う際、属性や数値でカウントすることが多いので、覚えておいて損はないでしょう。むしろ、使わない理由がないくらい便利な関数ですので、この機会にぜひ使い方をマスターしてください。

VLOOKUP関数もデータの抽出によく使います。VLOOKUP関数も使ってみると意外と簡単だと分かると思うので、難しそうという先入観を捨てて、試しに使ってみてください。以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご参考に。

Excel(エクセル)のVLOOKUP関数の基本のキ、最初に理解したい使い方

営業の方には、条件付き書式を使ったTODOリストもおすすめです。やるべきことをリスト化しくと、対応漏れを防げます。ExcelでのTODOリストの作り方は、以下の記事で詳しく解説していますので、こちらもぜひご覧ください。

Excel(エクセル)の条件付き書式の使い方〜TODOリストの作り方を解説

おわりに

エクセルのCOUNTIF関数を使えば、特定の条件に当てはまる値の数を算出できます。ノルマ達成者の人数や資本金1,000万円以上の取引先の数など、さまざまな条件で検索可能です。

また、「指定したセルの値&”○○”」のように便利な活用法もあるので、どのようなシーンで使える関数であるのか確認しておきましょう。COUNTIF関数を使いこなして、業務効率向上を目指してくださいね。

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