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日程調整メールの書き方と文例、クライアントに失礼のないメールの送り方

日程調整メールの書き方と文例、クライアントに失礼のないメールの送り方

デキるビジネスパーソンと、そうでないビジネスパーソンの差が如実に表れるのが「ビジネスメール」だと言われているのをご存知でしょうか?

打ち合わせの日時設定やアポイントのお礼、各種書面の送付など、業務でビジネスメールを活用する機会は多くありますが、文字だけのコミュニケーションとなるため心せず無礼なメールを送ってしまう人も中にはいます。特に日程調整のメールは相手への気配りを必要とする内容であり、明確かつ簡潔な内容を記すことが重要です。

そこで本記事では、多くのビジネスメールの中でも日程調整メールにフォーカスし、クライアントに失礼のないメールの書き方について解説いたします。

日程調整メールの書き方のポイント

日程調整メールですが、その目的は言うまでもなく、クライアントの都合の良い日程を聞き出し予定を入れてもらうことです。予定を聞く上で希望日時など、必須の項目が存在します。また、クライアントがメールをスルーしてしまわないような工夫も必要です。

同時に、クライアントに時間の調整をお願いすることとなるため、いくつかの配慮も忘れてはなりません。「配慮の仕方」がデキるビジネスパーソンとそうでない人の差になります。

日程調整メールを書く時の注意点

では、上記を踏まえ、具体的に日程調整メールの注意点をピックアップしてみましょう。

件名に要件を明記する

メールの件名には、必ず何の要件のメールなのかをはっきりと書くようにしましょう。この際、漠然と「アポイントの件」などと書くのではなく、「〇〇の商談に関する日程調整のお願い」というように具体的な内容まで記載することがポイントです。

お願いであることを意識する

日程調整メールは、こちらからクライアントへのお願いです。したがって、丁寧に書くことはもちろん、言葉使いにも注意しましょう。

例えば、返信を依頼する文章は「ご返信ください」ではなく、「ご返信の程よろしくお願い申し上げます」といった具合に、こちらがへりくだる文章を心がけましょう。

日程候補は複数用意する

日程調整メールでは、こちらのスケジュールとクライアントのスケジュールとを突き合わせ、都合の良い日程を探しだすためのものです。したがって、こちらがピンポイントで日程を指定するのではなく、いくつかの候補を提示して、クライアントに選んでもらうようにします。

もし、どうしても日程を指定する必要がある場合は、「弊社都合で恐縮ですが」などの言葉を添えるようにしましょう。

本文には詳細な要件を記載する

本文内には、何のための日程調整なのかをしっかりと明記するようにしましょう。タイトルに要件名を入れているから本文に書かなくてもよい、というわけではありません。

本文には、より具体的な打ち合わせ内容を記入しておきましょう。

日程調整メールの文例

では、日程調整メールの具体的な文例をご紹介します。B社の山田太郎さんがA社の田中花子さんに対して、製品C導入のため2回目の商談を行うために送るメール、という設定です。

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件名:【日程調整のお願い】C導入に関する打ち合わせの件
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
A株式会社
購買部 マネージャー 田中花子様

いつもお世話になっております。
株式会社Bの営業部 山田です。

先日はお忙しいところお時間をいただきありがとうございました。
おかげさまで御社の置かれている状況等を明確に把握することができました。
つきましては、ご依頼内容を反映した詳細なご提案の機会を設けていただきたいと思います。
C導入の時期やスケジュール、費用等について、大まかなプランをいくつかご用意いたしましたので、弊社営業部長の佐々木と共にお伺いしたいと考えております。

お忙しいところ大変恐れ入りますが、下記日程のいずれかでご調整いただくことは可能でしょうか。
お打ち合わせ時間は一時間前後を予定しております。

【訪問希望日時】
(1) 1/20(火) 10:00~12:00
(2) 1/23(金) 13:00~17:00
(3) 1/26(月) 終日

上記日程の中からご都合のよい日程をご返信いただけますと幸いです。

大変お手数ですが、よろしくお願い申し上げます。
−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−−
株式会社B 営業部 山田太郎
===================

訪問後はお礼メールも忘れずに

営業活動において、大切なのは日程調整のメールだけではありません。訪問後のお礼メールも同じくらい重要な意味を持ちます。

営業によってはメールではなく直筆のお手紙を送るケースもあります。いずれにせよ、口頭だけではなく形に残る方法でお礼の言葉を伝えると、クライアントの印象も非常によくなることでしょう。

具体的なお礼メールの書き方については、以下の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

訪問後の営業フォローメール(お礼メール)の書き方のポイント!デキるビジネスメールで顧客に一目置かれる存在に

おわりに

営業活動とビジネスメールは切っても切れない関係です。訪問の前後で丁寧なメールを送ることでクライアントも好印象を持つこと間違いありません。

とはいえ、メールの内容やタイミングなどを自分一人で管理するのはなかなか大変です。SFA/CRMに実装されているスケジュール機能やメール機能などを駆使し、間違いや送り忘れのないよう工夫しておきましょう。

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