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Excel(エクセル)のピボットテーブルの用途と作り方

Excel(エクセル)のピボットテーブルの用途と作り方

エクセルには、関数を活用した便利な使い方がたくさんありますが、中でも覚えておきたいのがピボットテーブルです。ピボットテーブルを使いこなすことで、膨大なデータの集計や分析ができるようになります。業務効率が大幅にアップするため、用途や作り方を覚えておきましょう。

本記事では、エクセルのピボットテーブルの用途と作り方について、詳しくご紹介します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルのピボットテーブルの用途

ピボットテーブルは、膨大なデータの中から知りたいと思った集計を簡単に実現できる機能です。例えば、月間や年間のデータを集計したり、商品や部署、従業員ごとに売上を集計したり、用途に合わせてさまざまな使い方ができます。

単に膨大なデータを見るだけでは、知りたいことの本質は見えてこないでしょう。ピボットテーブルでさまざまな角度からデータを確認すれば、ある法則に気づいたり重要な事象を捉えたりできるようになります。それが、売上アップにつながるのです。

このように、複数データの比較やさまざまな集計を組み合わせることを「クロス集計」といいます。

ピボットテーブルの使い方

まずは、ピボットテーブルの基本的な使い方をみていきましょう。膨大なデータの中から目当てのデータだけを集計する方法をご紹介します。

(1) データの任意の場所を選択→挿入タブの「ピボットテーブル」を選択
選択するデータは表内であればどこでも問題ありません。

(2)「テーブル/範囲」にはすでに表が範囲選択されているので、そのままOKを選択

(3)「ピボットテーブル」と「ピボットテーブルのフィールド」が作成される
新規シートが開き、左に「ピボットテーブル(赤枠)」、右に「ピボットテーブルのフィールド(青枠)」が表示されます。

(4)「ピボットテーブルのフィールド」の任意の項目にチェックを入れる

また、「集計したデータを右クリック→他の集計方法→任意の表示方法を選択」で、平均値や最大値、最小値などを表示できます。

このように、目的のデータだけを集計し、さまざまな形で表示させるのがピボットテーブルの基本的な使い方です。

ピボットテーブルでクロス集計をする

それでは、ピボットテーブルのメリットである「クロス集計」の方法を詳しくみていきましょう。

(1) 「ピボットテーブルのフィールド」で複数項目にチェックを入れる

今回は、商品名・支社・金額にチェックを入れたので、商品単位で支社ごとの売上が表示されました。どの商品をどの支社が多く販売しているかがわかります。

(2) 支社の項目をクリックしながら「列」に移動させる

上記の例では、支社ごとに商品単位で売上が表示されます。支社によって商品ごとの売上に大きな差が生じていることがわかったため、その要因を探るべく次のステップへ進めるようになりました。

ピボットテーブルを営業のデータ集計に活用

ピボットテーブルを活用すれば、どの支社や営業パーソンがどの商品をどれだけ販売しているのか簡単に比較できます。支社や営業パーソンにヒアリングすれば、売上不振や売上向上の要因が見えてくるでしょう。

また、年齢別や時間帯、気温などさまざまなデータをかけ合わせることで、さらに踏み込んだ分析も可能です。ピボットテーブルを営業のデータ集計に活用すれば、結果的に売上アップにつながるでしょう。

SFA/CRMでデータ集計・分析を簡単に

ピボットテーブルは便利ですが、エクセルの機能だけではデータ集計や分析に限界があります。データ量が膨大になると、エクセルでは管理しきれません。

そこで活用したいのが、SFA(営業支援ツール)とCRM(顧客管理システム)です。営業支援か顧客管理かの違いはありますが、それぞれデータ集計・分析の機能を備えています。

集計だけでなく、簡単にグラフ化(棒・折れ線・円・ドーナツ・散布図など)もできるので、エクセルよりも楽に管理や分析ができるでしょう。エクセルは便利なツールですが、顧客管理をするのであれば専用のCRMの使用がおすすめです。

SFAやCRMをもっと知りたい方は、以下の記事をご覧ください。SFAとCRMがどういったツールなのかが5分で分かる内容となっています。

おわりに

エクセルのピボットテーブルは、膨大なデータの中から必要なデータを集計・分析できる機能です。複数のデータを組み合わせることで、新たな「気づき」を得られます。支社ごとの業務遂行能力や営業力の把握につながるため、売上アップのために積極的に活用しましょう。

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