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Excel(エクセル)で重複データを抽出&色付けする方法

Excel(エクセル)で重複データを抽出&色付けする方法

膨大なデータをエクセルで管理していると、しばしば重複データが登録されます。重複データがあると、集計の際に誤差が出てしまうため、定期的なチェックが必要です。すべて目視でチェックするのには膨大な時間がかかるため、エクセルの3つの機能を使って重複データを抽出しましょう。本記事では、エクセルで重複データを抽出・色付けする方法について詳しくご紹介します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

「重複する値」の機能を使った重複データ抽出方法

重複データを抽出する1つめの方法は、「重複する値」の機能の使用です。次のように操作しましょう。

(1) 重複チェックしたい範囲を選択→「ホーム」→「条件付き書式」→「セルの強調表示ツール」→「重複する値」セルの強調表示ツを選択

(2)重複→「書式」を設定→OK
初期設定では、「濃い赤の文字、明るい赤の背景」になっているので、任意の書式に変更してください。

「重複の削除」の機能で重複データを削除する方法

2つめは、「重複の削除」という機能を用いた方法です。「重複の削除」を使用すれば、重複データが自動で削除されます。次のように操作しましょう。

(1)重複チェックしたい範囲を選択→「データ」→「重複の削除」を選択→重複チェックの条件にチェックを入れる→OKを選択

チェックを入れた項目のすべてが重複しているデータだけを削除します。

(2)重複データ削除完了のメッセージが表示される

COUNTIF関数を使った重複データ抽出方法

COUNTIF関数を使えば、重複データの横に「重複」と表示できます。次のように操作しましょう。

(1)「重複」と表示させたいセルを選択→「=IF(COUNTIF($B$4:B4,B4)>1,”重複”,””)」と入力
※数式の「B4」は、B4列の重複チェックの結果を表示する意味を持ちます。ケースバイケースで値を変更してください。

(2)関数を設定したセルの右下にカーソルを合わせる→表示された十字マークをクリックしながらリストの最後までドラッグしてコピー→重複データのある行の横に「重複」と表示される

この段階では、氏名が重複したデータしか抽出できません。フリガナ、居住地、部署のすべてが重複しているデータを抽出する方法をご紹介します。

(2)「リスト」と「重複を表示させる列」の間に列を挿入する

(2)挿入した列を選択→「=B4&C4&D4&E4」と入力→数式をリスト最下部までドラッグしてコピー
「=B4&C4&D4&E4」は、「&」で区切られたそれぞれのセルに記載されている情報を記入する関数です。これで、F4に登録番号以外の項目の情報が記入されました。

(2)重複チェック列の関数を修正→ドラッグしてコピー

重複チェック列の関数をF4の内容に修正することで、登録番号以外の項目を含めた重複チェックが可能となります。今回の場合は、「=IF(COUNTIF($F$4:F4,F4)>1,”重複”,””)」に修正しましょう。そして、ドラッグ・コピーで全ての行に反映させます。

CRM(顧客管理システム)でデータのチェックを楽に

今回ご紹介したエクセルでの重複データの機能は、自分で設定しなければなりません。関数に慣れた人ならサッと設定できると思いますが、エクセルが苦手な方、関数がよく分からない方には面倒な作業に感じることでしょう。

CRM(顧客管理システム)の中には、データの重複チェック機能が備わっているものがあります。エクセルのように関数の設定は必要ないですし、もともと機能が備わっているので面倒な設定も不要です。

CRMは顧客管理を効率化するためのツールなので、エクセルよりも管理が楽になるでしょう。顧客データのチェックや管理に多くの時間を取られているのであれば、CRMを導入するメリットは大きいです。データチェックの時間を節約できれば他の作業にリソースを避けますし、残業も減るでしょう。

そもそもエクセルは表計算用のツールなので、顧客データ管理に使うには不便です。関数を使ってカスタマイズすれば管理しやすくなりますが、関数が苦手な方も多いかと思います。関数が分かる人に機能を組み込んでもらっても、エラーが起きた時に自分で対応できないという悩みもあるでしょう。

CRMは関数が苦手な方にも優しい設計になっているので、心配ありません。「CRMは難しそう」というイメージをお持ちの方も多いかと思いますが、CRMの機能の便利さに慣れると、エクセルに戻れなくなるでしょう。

エクセルで顧客管理をするデメリットをまとめた記事がありますので、こちらもあわせてご覧ください。エクセルでの非効率な管理に疑問を持っている方は、共感できる点が多いことでしょう。

顧客管理をエクセルで行う10のデメリット、CRM/SFAを導入してエクセル管理から卒業しよう

おわりに

エクセルで重複データを抽出・色付けする方法や、「重複」と表示させる方法を解説しました。これらの方法を覚えておくことで、重複データによる集計ミスなどを防げるでしょう。重複データは、常に発生する可能性があるため、これらの機能を使ってこまめにチェックすることをおすすめします。

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