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エクセルのプルダウン(ドロップダウン)の作成方法&2つのプルダウンを連動させる方法

エクセルのプルダウン(ドロップダウン)の作成方法&2つのプルダウンを連動させる方法

Excel(エクセル)に情報を入力するとき、手打ち入力では時間がかかります。入力する言語が限られている場合は、あらかじめ、プルダウン(ドロップダウン)を設定しましょう。

また、種別ごとにプルダウンの内容を変える「2つのプルダウンを連動させる設定」についても覚えておくことが大切です。本記事では、エクセルでプルダウンを作成する方法と、2つのプルダウンを連動させる方法を詳しくご紹介します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルのプルダウン(ドロップダウン)を使うメリット

エクセルのプルダウン(ドロップダウン)を使うと、毎回のように名前や商品名などの情報を手打ち入力する必要がなくなります。作業スピードが早くなることで、業務効率化につながるでしょう。

また、入力すべき情報がわからなくなっても、プルダウンで候補を表示させることで、思い出すきっかけになる可能性があります。プルダウン(ドロップダウン)は、あらゆる面で利便性が高いため、ビジネスでエクセルを使う場合は覚えておきましょう。

プルダウン(ドロップダウン)の作成方法

プルダウン(ドロップダウン)は、次のように作成します。

(1) 「プルダウンを作りたいセルを選択」→「データ」→「データの入力規則を選択」

(2)「入力値の種類」を「リスト」に変更→「元の値」にプルダウンしたい値を入力→OKを選択
※プルダウンしたい値は、「,(カンマ)」で区切ってください。

すでに入力されている項目をプルダウンにしたい場合は、「元の値」を選択した状態で、項目を範囲選択します。

エラーメッセージの編集

プルダウン欄に存在しない値を誤入力した場合、下記のようにエラーメッセージを表示できます。

エラーメッセージの内容は、次の手順で編集してください。

該当のプルダウンを選択→「データの入力規則」→「エラーメッセージ」→任意のスタイル・タイトル・エラーメッセージを入力→OK

プルダウン(ドロップダウン)を連動させる方法

プルダウン(ドロップダウン)の種別に応じて、プルダウンの内容を自動で変更することが可能です。例えば、「東京都」を選択すれば、東京都にある取引先をプルダウン表示でき、「神奈川県」を選択すれば、神奈川県にある取引先をプルダウン表示できます。

プルダウンを連動させる方法は次のとおりです。

(1) A3からB3を範囲選択→「数式」→「名前の定義」→「名前」に「都道府県」と入力→OKを選択

(2) 東京都の取引先一覧(A4~A7)を範囲選択→名前の定義→「名前」に「東京都」と入力→OK→神奈川県の一覧も同様に設定する

(3) 都道府県の横のセルを選択→「データ」→「データの入力規則」→入力値の種類「リスト」→「元の値」に「=都道府県」と入力→OKを選択

(4)会社名の横のセルを選択→「データの入力規則」→入力値の種類「リスト」→「元の値」に「=indirect(F3)」を入力→OKを選択

「元の値」に入力する「=indirect(F3)」には、「F3と連動させる」という意味があります。そのため、ケースバイケースでセル番号を変更してください。

CRM(顧客管理システム)で顧客データ管理を簡単に

エクセルで顧客データの管理をしている企業は多いことでしょう。データ量が少ない場合はエクセルで十分管理できますが、顧客リストが増えていくと管理が煩雑になってきます。

プルダウン(ドロップダウン)は簡単に設定できるものの、ひとつずつ設定していくのは手間です。データ量が増えるとファイルが重くなるのもエクセルの難点。

エクセルに代わる顧客データ管理の方法として、CRM(顧客管理システム)をご紹介します。

CRMを一言で説明すると、「顧客データを一元管理できるシステム」です。顧客管理に特化した機能により、煩雑になりがちなエクセルでの顧客管理を効率化できます。

エクセルの本来の用途は表計算ですから、顧客管理で使うと機能面で不便を感じることでしょう。プルダウンの機能や関数などで便利にできますが、一からカスタマイズするのは手間です。

CRMには顧客管理でよく使う機能が始めから備わっているので、エクセルよりも効率性が高まります。関数の知識も不要なので、エクセルが苦手な方でも安心です。

CRMについての詳細の続きは、以下の記事をご覧ください。エクセルから解放されたい方は、CRMという選択肢も考えてみてはいかがでしょう。

CRMの重要性と営業活動での活用方法を解説

おわりに

エクセルでプルダウン(ドロップダウン)を使用すれば、毎回のように情報を手入力する必要がなくなります。都道府県で取引先を分けるときや、部署ごとに担当案件を分けるときなどに活用しましょう。うまく利用すれば、日々の作業にかける時間が大幅に短縮され、業務効率化につながります。

「エクセルが苦手…」「データ量が増えて管理が大変…」という方は、CRMへの乗り換えを考えてみてどうでしょうか?

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