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Excel(エクセル)の条件付き書式の使い方〜TODOリストの作り方を解説

Excel(エクセル)の条件付き書式の使い方〜TODOリストの作り方を解説

エクセルの条件付き書式を活用することで、データ管理の効率化につながります。また、条件付き書式はTODOリストの作成にも役立つことをご存知でしょうか。1日にやるべきタスクが多い方は、TODOリストを活用しましょう。

ここでは、エクセルの「条件書式」の使い方の基本から、「TODOリスト」の作り方まで詳しくご紹介します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

エクセルの条件付き書式の使い方

エクセルの条件付き書式は、設定した条件を満たした数値を目立たせたる機能です。今回は、予算を達成した売上を目立たせる設定方法をご紹介します。

(1)条件付き書式を適用したい範囲を選択→ホーム→条件付き書式→セルの強調表示ツール→既定の値より大きい

(2)目標列の最上部のセルを入力→OKをクリック

比較したい項目の最上部のセルを入力してください。今回は、目標を達成している売上の色を変えたいため、目標列の最上部となる「B4」が該当します。セル番号の前には「=」をつけるので、「=B4」と入力しましょう。

条件付き書式には、「規定の値より小さい」、「規定の値と等しい」もあります。調べたい内容に応じて使い分けてください。

また、売上だけではなく、店名と目標も含めて色を変更したい場合は、次のように設定しましょう。

(3)表全体を選択→条件付き書式設定→新しいルール

(4)数式を使用して、書式設定するセルを決定→「=$C4>$B4」と入力→書式をクリック

「$C4>$B4」は、「B4よりもC4の方が大きい」という意味です。これを「$C4<$B4」にした場合は、「C4よりもB4の方が大きい」となります。「=」、「<」、「>」を組み合わせることも可能なので、調べたい内容に合わせて使い分けましょう。

(5)塗りつぶし→任意の色を選択→OKをクリック→新しい書式ルールのOKをクリック

続いて、新しい書式ルールのOKをクリックすれば、下記のように反映されます。

条件付き書式を使ったTODOリストの作り方

条件付き書式を応用すれば、TODOリストを作成できます。期限が迫っているタスクを赤字で目立たせ、完了したタスクに打消し線を引く設定方法を詳しくみていきましょう。

(1) 期限の「B4~B8」を選択→条件付き書式→新しい書式ルール→「=B4=TODAY()+2」と入力→書式で任意の文字色を選択→OKをクリック

「=B4=TODAY()+2」は、2日後に期限が迫ったタスクを指定します。そのため、「=B4=TODAY()+7」であれば、期限の1週間前から赤字で目立たせることが可能です。

(2) 打消し線を入れたい範囲を選択→条件付き書式設定→新しい書式ルール→条件付き書式数式を使用して、書式設定するセルを決定→「=C5=”済”」を入力→書式設定→OKをクリック

これまで通り、条件付き書式設定から新しい書式ルールを開き、「=C4=”済”」と入力しましょう。書式設定→フォント→打消し線にチェックを入れてOKをクリックします。最後に、新しい書式ルールのOKをクリックすれば完了です。

なお、今回はC4の列に「済」と入力されたタスクが打ち消される設定となっています。他の文字でも可能なので、好みの文字を設定しましょう。

UPWARDのTODOリスト機能で業務効率化

営業支援ツールである「UPWARD」は、顧客情報をマップ上に可視化したり、TODOリストを表示したりできます。次に、どの営業先に行く必要があるのかアラートで知らせてくれるため、アポイントメントに遅れるリスクを大幅に減らせるのです。

また、ルート検索や訪問記録を残す機能なども搭載されているため、TODOリスト機能とあわせて使うことで業務効率化につながります。エクセルのように一からTODOリストを作らずに済むので楽です。それに、スマホやタブレットでも使えるので、外出先でも使いやすいのが「UPWARD」の魅力。

「UPWARD」を5分で理解できる資料を無料でお渡ししているので、ぜひご覧になってください。
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おわりに

エクセルの条件付き書式を使えば、目標に対する達成状況が一目でわかるようになったり、TODOリストを作成したりできます。管理職から一般職まで幅広く活用できる機能のため、積極的に利用したいところでしょう。条件付き書式には、他にもさまざまな機能があるので、業務効率化を目指して試してみてください。

エクセルだとTODOリストを作成する手間がかかるので、作業を効率化したい方には「UPWARD」をおすすめします。ツールの機能を使って、やらなくてもいい作業をどんどん省略していきましょう。

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