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Excel(エクセル)のVLOOKUP関数の基本のキ、最初に理解したい使い方

Excel(エクセル)のVLOOKUP関数の基本のキ、最初に理解したい使い方

Excel(エクセル)の「VLOOKUP(ヴイ・ルックアップ)」は、顧客リストや商品リストを管理する際に利用したい関数です。必要な情報をスムーズにピックアップできることで、業務効率化につながります。

関数と言えば難しいイメージを持っている方もいますが、1つずつ順序よく確認していけば、簡単に扱えるようになるでしょう。本記事では、ExcelのVLOOKUP関数の使い方や用途例を詳しくご紹介します。

※使用ソフト:Microsoft Office 365(バージョン1910) Windows版

VLOOKUPとは

VLOOKUPとは、「Vertical(縦・垂直)」の頭文字と「Look up(探す・調べる)」を組み合わせた言葉です。指定した範囲の中から、縦方向に目当ての情報を検索できます。膨大なデータの中から目当ての情報を探すのには時間がかかりますが、VLOOPUPを利用すれば瞬時に必要なデータを取得できるのです。

VLOOKUPを活用すると業務効率化につながります。Excelで顧客や商品の情報を管理するなら、覚えておきたい関数です。

VLOOKUPの用途例

VLOOKUP関数は、次のような場合に利用できます。

  • 顧客リスト一覧の中から顧客No.を入力して顧客の名前や住所などを取得する
  • 商品リストの中から商品No.を入力して単価や個数などを取得する
  • 請求書の作成時に商品リストに項目No.を入力して価格や個数などを取得する

VLOOKUPを利用しない場合、膨大なデータの中から必要な情報を手探りで探すことになるため、業務効率が大幅に低下します。Excelによる顧客や商品を管理する際には、必ず利用しましょう。

VLOOKUPを顧客情報の検索に利用した場合は、次のように表示されます。

たとえば、調べたい顧客コードを入力すると、リストの中から該当するデータを探し、情報を自動で表示してくれます。探す手間と手入力する手間が省けるので、作業が捗ること間違いなしです。

VLOOKUPの基本的な使い方

VLOOKUPは、下記の書式を使います。

「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)」

それぞれの値を「引数」といい、左から順番に第1引数、第2引数、第3引数、第4引数と呼びます。各引数の役割は以下です。

  • 第1引数・・・検索値
  • 第2引数・・・範囲
  • 第3引数・・・列番号
  • 第4引数・・・検索の型

それでは、第1引数〜第4引数まで、どのような引数を入力するのか詳しくみていきましょう。

第1引数(検索値)

まずは、第1引数の検索値を入力しましょう。

下記の表では、B3のセルにVLOOKUP関数を入れるため、B3のセルをクリックしてから入力フォームに「=VLOOKUP」と入力しました。検索値は、ここでは顧客コードを指すため、B1となります。「=VLOOKUP(B1」と入力しましょう。

第2引数(範囲)

続いて、どの範囲からデータを検索するのかを示す第2引数を入力します。

検索値の「B1」の後に「,(カンマ)」を入力してから、検索したいデータの範囲を選択してください。そうすると、範囲を示すセルの数値が自動で入力されます。

第3引数(列番号)

続いて、表の何列目の情報を取得したいかを入力します。

名称は2列目のため、「2」を入力します。(会社)名称は「2」、都道府県は「3」、資本金額は「4」というように、VLOOKUPを設定するセルごとに変更しましょう。

第4引数(検索の型)

検索の型には、「FALSE」と「TRUE」があります。「FALSE」は、指定した数値に完全一致するデータだけを取得、「TRUE」は数値に近いデータを取得する型です。特定の顧客データを取得したい場合は、「FALSE」を入力しましょう。

最後に、()を閉じれば完了です。他の項目も同様にVLOOKUP関数を設定しましょう。

顧客管理はCRMがおすすめ

今回は、顧客データをExcelで管理する場合のVLOOKUP関数について解説しましたが、顧客管理にはCRMの利用がおすすめです。CRMは顧客管理システムのことで、面倒な関数を設定することなく、顧客データを速やかに検索できます。顧客管理に必要な機能がすべて搭載されているため、VLOOKUP以外の関数について学ぶ必要もありません。

VLOOKUPは便利な関数ですが、表を作るたびに設定が必要なので手間がかかります。関数の知識がないと設定できないため、属人化してしまいかねません。データが多くなるとExcelの動作が重くなるのも難点です。

CRMでの管理に移行すると、こうした煩わしさから開放されます。情報共有もしやすくなるので、顧客データの管理が捗るでしょう。

CRMについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。Excel以外の選択肢もあることを、ぜひ知っていただきたいです。

CRMの重要性と営業活動での活用方法を解説

おわりに

Excelで顧客や商品を管理する場合は、VLOOKUP関数をうまく活用しましょう。必要なデータを速やかに抽出できるため、業務効率化につながります。直接的に利益を生み出す他の業務に避ける時間も増えるでしょう。

ただし、関数の知識がなければ設定に時間がかかるため、誰でも手軽に使えるCRMの導入も前向きに検討することをおすすめします。Salesforceとの連携が可能な営業管理ツール「UPWARD」の資料は以下のフォームからダウンロードできます。

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