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営業のアポの取り方の基本(電話・メール)、アポ取りは準備が肝心

営業のアポの取り方の基本(電話・メール)、アポ取りは準備が肝心

すべての商談はアポイント取りから始まります。同じ案件でも、アポイントの取り方次第でその後の成否が変わるといっても過言ではありません。

ただ、営業にとってアポ取りはかなり大変な業務です。特に新規営業のアポイントであれば、何百件とかけてもアポイント獲得ゼロ件で終わることもあるので、心身ともに疲弊してしまいます。

本記事では、営業にとってのアポイント取り(通称・アポ取り)の基本的な考え方と事前準備の大切さについて解説いたします。

営業のアポの取り方の基本

営業のアポ取りは、電話かメールを使うことが多いです。どちらも有効なツールですが、使い方を間違えると取れるアポイントも取れなくなってしまいます。

両者に共通する基本的なポイントとして挙げられるのが、アポ取りの段階で「顧客の利益に貢献できる提案」を行っているかどうか。闇雲に電話かけて「話を聞いてください」「とりあえずご挨拶を」「資料をお渡しするだけでも」というアポイントでは、顧客に警戒心を抱かせてしまい失敗することが多いです。

顧客は「自分にとって有益か否か」という視点でアポイントを受けます。一方で、「会ったら何かしら売り込まれる」と思うアポイントは避けます。つまり、事前に顧客の課題を把握し、アポ取りの段階で、ある程度具体的、かつ顧客にとって有益な提案ができるようにしておくのが基本です。

電話でのアポの取り方

電話でのアポ取りでは、挨拶や名乗りなど基本的なビジネスマナーに該当するトークからスタートします。ここをおろそかにすると、まともに話を聞いてくれません。

次に、電話の目的ですが、長々としゃべらず簡潔に説明することが重要です。ここで相手にメリットのあるトークができるかどうかでアポ取りの成否が決まります。要点を得ない話し方や、一方的に自社の案内をするケースなどの相手にとってメリットのないトークでは、アポイントを断られてしまうでしょう。

あわせて、アポ取りの時間にも気を配る必要があります。アポ取りの時間については以下の記事に記載していますので、併せてごお読みください。

メールでのアポの取り方

次に、メールでのアポイントの取り方ですが、件名にアポイント希望と分かりやすく表記する必要があります。なぜなら、多くの人は件名でメールの内容を判断するからです。件名がいい加減だと、本文にどれだけメリットのあることが書かれていても、そのままゴミ箱行きになってしまうでしょう。

また、電話と同じく本文には端的にアポ取りの目的を記載しましょう。できれば、画面をスクロールしなくても見える範囲で目的を完結させておくのが望ましいです。

希望するアポイントの候補日を提示する際は、あらかじめ複数の日程を用意しておくのが一般的。その際、単に時間を指定するだけでなく、例えば「今週木曜日の13時から17時までの間でご都合の良い時間」などのように幅を持たせておきましょう。

アポ取りは準備が肝心

アポ取りには上記のようなテクニックも重要ですが、何よりも事前に相手のことを知り、メリットのある提案ができるアポ取りを意識することが大切。最終的には商品やサービスを購入してもらうのが目的ですが、アポ取りの段階でいきなりお金の話をしても警戒されるだけです。

まずは、自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、それが相手のメリットになる提案だと理解してもらうことをアポ取りの目的としましょう

このように、アポ取りの段階で相手のメリットを考えるには、事前に相手がどのような属性を持ち、過去にどのような購買活動を行っているかを把握することが必要になってきます。相手の素性が分からないままアポ取りをしても、十分にメリットを伝えることが出来ません。事前に相手を知り、相手の心にヒットするアポ取りをするのが優秀な営業パーソンです。

そのためには、過去の商談履歴やこれまでの相手からのアクション(web訪問履歴や問い合わせ履歴)といったデータが重要となります。SFA/CRを活用すれば、顧客毎にどのような履歴があり、また過去にどういう商談を行ったかが一目瞭然になるでしょう。

これらのデータはアポ取りの際に有用に働きます。つまり、データのあるなしによってアポ取りの成否が大きく左右されるのです。

※SFA…営業支援ツール
※CRM…顧客管理システム

おわりに

新規営業・既存客営業問わず、アポ取りは商談プロセスの大事な一歩目です。アポ取りの内容次第でその後の受注確度にも差が生じます。

営業の業績アップに課題のある企業の方は、有効なアポ取りのためにSFA/CRMの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。

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