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社内SNSを導入する5つのメリット、失敗する原因・浸透させるポイント

社内SNSを導入する5つのメリット、失敗する原因・浸透させるポイント

SNSは、もはや私たちの生活になくてはならないアプリケーションです。FacebookやTwitter、インスタグラムといった各種SNSは多くのユーザーを持ち、社会的ブームを巻き起こすような使われ方をしています。

とはいえ、このようなSNSはプライベート環境で使われることが多く、社内SNSはなかなか定着しないというのが実情です。本来、コミュニケーションの活性化や円滑な人間関係の構築といったプラス面が大きいSNSですが、なぜか社内SNSは活用されることが少なく、定着しない傾向があります。

そこで今回は、社内SNSの現状や導入メリットを解説し、同時に、失敗しないためのポイントもあわせてご紹介いたします。

社内SNSを導入するメリット

最初に社内SNSを導入するメリットを考えてみましょう。SNSのメリットはユーザー同士のコミュニケーション促進にあります。社内でSNSを使うということは、すなわち社内のコミュニケーション活性化が目的です。

社内のコミュニケーションが活発になると、企業内には以下のようなメリットが生まれます。

業務効率が上がる

SNSは複数のユーザーで情報を共有し、その情報を時系列で整理できるツールです。したがって、プロジェクト運営など複数の社員で遂行する案件の場合、速やかな情報共有や振り返りが可能となり、業務効率が上がります。

また、人員の入れ替わりが発生した際にも過去にさかのぼって情報取得が可能となり、全体の生産性を落とすことなくプロジェクト遂行ができるようになります。

気軽なコミュニケーションができる

社内SNSがあれば、ちょっとしたノウハウやおすすめの本など、社員同士が気軽にコミュニケーションを図るネタを共有できます。わざわざビジネスメールにするほどではない情報でも、お互いに発信したり閲覧したりすることは、社員同士の良好な関係性を構築する枠割を果たします。

社員のモチベーション管理

SNSでは、誰が何に興味があるのか、どんな情報を持っているのか、今注目されている情報は何なのかといったことを把握できます。また、それぞれの話題に紐づいて会話が展開されるため、社員間のコミュニケーション量の測定も可能です。

メールとの違い

このようなメリットは、社内のビジネスメールでもある程度代用できます。ただし、メールと大きく違うのはその手軽さです。

ビジネスメールの場合は「会社や担当者として責任を持った情報発信や業務連絡」を行うために存在しており、SNSのような手軽さはありません。社内SNSはメールよりも手軽に使えるので、ちょっとした雑談からプロジェクトが生まれたり、ヒントが得られたりします。

また、ccやbccなどを駆使しても、情報共有を行うには限界があるのがメールのデメリットです。送信相手が多くなるほど手間も煩雑になり、本来の業務を圧迫してしまいます。

ビジネスチャットとの違い

ビジネスチャットはSNSとメールの中間のような存在です。気軽に利用できグループで情報を共有可能というメリットを持ちつつ、タスク管理や業務指示などビジネス色の強い使い方もできます。

ただし、グループ単位での情報共有という側面が強いため、全社員での共有となると社内SNSの方が適しているでしょう。

社内SNSの導入に失敗する原因

このようにメリットの多い社内SNSですが、実際は導入しても活用されずに失敗に終わるケースも散見されます。

その理由として最も多いのが、社内SNS導入の目的が明確化されていないことです。これまでメールやグループウェアで行っていた情報共有を単に社内SNSに置き換えただけという場合、わざわざ新しいプラットフォームを使う手間を煩わしく思ってしまいます。結果、これまでのメールやグループウェアから離れられず、SNSが活用されないで終わってしまうのです。

また、気軽に情報発信ができるのが社内SNSの強みであるにもかかわらず、上層部が発信を制限してしまうのもうまくいかない理由の一つです。「仕事に関係ないことは書くな」と通達を出せば、社員は委縮して何も書かなくなるでしょう。そのような制限の大きい状況では、社内SNSのメリットが発揮されません。

社内SNSを浸透させるポイント

社内SNS

ここからは、社内SNSを定着させるためのポイントをご紹介します。前述の失敗する原因にも明記しましたが、まずは社内SNS導入の目的を明確化することが重要です。

社内SNSにもさまざまな種類があり、目的に応じて導入するアプリケーションを選択する必要があります。コミュニケーションの活性化を目的とするなら、掲示板機能やリアルタイムチャット機能があるSNSを、業務効率化が目的ならタスク管理機能やファイル共有機能があるSNSを、といった具合です。

あわせて、気軽さを排除しないような社員教育も必要です。ITリテラシーの低い社員がSNSに置いて行かれることがないよう、全員がSNSに意識を向けられる教育や環境づくりを目指しましょう。

Salesforceの社内SNS「Chatter」がおすすめ

業務効率化という点においてSNSとSFA/CRM(営業支援ツール / 顧客管理システム)との親和性は高いです。特にSFAに実装されている「Chatter」は生産性を大きく高めるツールとして注目を集めています。

「Chatter」は、世界ナンバーワンのシェアを誇るCRM「Salesforce」内で使用できるクラウド型社内SNSです。CRMに「Salesforce」を導入しているなら、ぜひ「Chatter」を使ってみてください。

「Chatter」の機能やメリットなど、詳細は過去記事を参照ください。

Chatter(クラウド型社内SNS)で社内の情報共有を促進!機能や便利な点を解説

社内SNSはコミュニケーション促進や業務効率化に大きく貢献するツールです。営業部門やマーケティング部門など情報共有により業務効率化の恩恵を受けやすい部門であれば、社内SNSを導入することによるプラス効果はかなりのものとなるでしょう。

現在、SFA/CRMを導入している企業であればなおさらのこと。この機会に「Chatter」などの社内SNS導入を検討してみるのも一手です。

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