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読んでもらえる営業メールの書き方のポイント6個

読んでもらえる営業メールの書き方のポイント6個

営業メールとは、電子メールを用いて顧客に営業活動を行うためのツールです。営業活動と言っても幅広く、アポイントの取得や新製品・サービスの案内、訪問のお礼などさまざまなシチュエーションで用いられます。

そんな営業メールも、書き方次第では相手に読んでもらえないばかりか、顧客の反感を買いかねません。そこで本記事では、営業メールの基本、および相手に読んでもらえる営業メールの書き方についてご説明いたします。

その営業メールは読まれていないかも?

顧客のもとには毎日数多くの営業メールが届きます。既存の顧客からのメールもあれば、新規の売り込みメールもあるでしょう。メールマガジンなども含めると、1日100通以上のメールを確認している方も少なくないでしょう。

これだけ多くのメールが届く環境にいると、すべてのメールにじっくり目を通している時間はありません。必然的に急ぎのメールや自分にメリットのあるメールだけを選別して確認する方が大半でしょう。

つまり、自社のアウトバウンド営業が時間をかけて作成した営業メールも、その多くは読まれていない可能性があるということです。営業メールの存在は認識していても、内容までは把握していないというケースも多いでしょう。

従って、営業メールを送る際には相手に開いてもらう(=内容を確認し記憶してもらう)ことが重要になってきます。ただし、平凡なタイトル、平凡な内容だと、たとえ開いてもらったとしても記憶に残りません。厳しい言い方になりますが、顧客に興味を持ってもらえない営業メールは「無駄」です。

営業メールの書き方のポイント

では、相手に読んでもらえる営業メールにするには、どのような工夫が必要なのかを見ていきましょう。膨大に届く営業メールの中から自社のメールを見てもらうためには、以下の点に注意して営業メールを作成してみてください。

メールの作成

件名で注目させる

メールの内容と合致しない件名や、「ご案内の件」といった内容がよくわからない件名はNGです。開いてみようと思う件名をつけること。これは読まれる営業メールを作る上での第一の条件です。

たとえば、「期間限定」「メルマガ登録者の特別優待」「●●で1位を達成した秘密を公開!」など、顧客が興味を持ちそうなキーワードを入れてタイトルを考えてみましょう。「期間限定」など、特別感があると開きたくなるものです。誇張しすぎないよう注意してください。

ただし、まだ認知度の低い自社の商品・サービス名などを入れてもあまり意味がありません。件名は一目見て内容が相手に伝わるような内容にしましょう。

これはアポイントを取るための営業メールでも同様です。単に「アポイントの件」とするのではなく、「〇月〇日のご訪問について」のように具体的な日時を入れるなどの工夫を行うことで、相手の見落としを防ぐことができます。

テンプレートそのままの本文を送らない

営業メールは同じような内容を多くの顧客に送る必要があります。そのため、メール文面のテンプレートが存在することが普通ですが、テンプレートをそのまま送るのはNGです。

メールを受け取った人は、本文がテンプレート文面だと途端に内容に興味を失います。機械的に送られてきたメールだと思われたら、たとえ開いても読んでもらえません。

たとえば、冒頭に社名や個人名を入れるだけでもテンプレの印象を薄められます。時候の挨拶を相手によって変えるなど、ちょっとした”カスタマイズ”を行うと読んでもらえる営業メールになります。

前置きは簡潔にする

営業メールによくあるダメな例として、自己紹介や本題に入る前置きが長すぎるというのがあります。メールソフトによって異なりますが、顧客は受信したメールをプレビュー画面で確認し、興味のあるものを開封するという動作を行うことが多いです。

この時、プレビュー画面に表示される内容はメール本文の冒頭部分だけです。つまり、この冒頭部分に魅力的な文言が無いと開封されない率が高いということになります。営業メールの場合は前置きを短めに、結論を先に記載するなどの工夫を行い、プレビュー画面で内容を理解できるような工夫を行うことが大切です。

相手に魅力的なメリットを提示する

営業メールの目的は、自社の商品やサービスに関心を持ってもらい購入につなげることです。とはいえ、自社のアピールばかり書かれているメールだと相手は読む気を無くしてしまいます。

ありがちなのが、「うちの商品はこんなに素晴らしいものです」「うちのサービスはこんなに評価が高いです」というような、自社をアピールする文章ばかりが並んでいるメールです。これらは相手のメリットが書かれていないので、顧客は読む気が起こりません。

営業メールを読んでもらうには、相手にメリットのある内容を記載して送ることが大切です。自社製品の機能を紹介するにしても、その機能を使うとどんなメリットがあるのかを提示しましょう。

問い合わせへの導線を明記する

営業メールを見て相手が興味を持った場合、次のアクションを本文内でしっかり導いてあげることも重要です。資料請求や問い合わせなどを促す文面を入れます。「お問い合わせはこちら」など、電話番号や問い合わせ専用のメールアドレスを記載する、またはサイトへのリンクを張っておきましょう。

営業メールの場合、多くは返信しても相手に届かないような一斉配信システムを使っていることがあります。この場合、顧客がメールに返信しても届きません。また、仮に個人から営業メールを送ったケースでも、大量のリプライに対応するのは業務効率の点からも無駄です。

興味を持った相手をウェブや問い合わせフォームに誘導する導線を本文内に明記することで、顧客が次のアクションを取りやすくしましょう。

ターゲットを絞り込む

営業メールを送る際、すべての顧客に同一の内容のメールを送るのはNGです。既に継続して取引している顧客に「新規トライアルのご案内」などの営業メールを送るとかえって反感を買うこともあります。顧客の商談ステータスに応じてメールの内容を変えてなければ読んでもらえません。

従って、メールの内容に応じてターゲットを絞り込み、ターゲットにマッチした内容で営業メールを送ることが重要です。商談ステータスによって顧客の関心の度合いが異なるので、スコアリングなどのデータを参考にメールの内容を変えましょう。

このように、営業メールを相手に読んでもらい営業につなげるためにはさまざまな工夫が必要です。もちろん、大前提として誤字脱字が無いこと、相手の名前を間違えないことなどが挙げられます。

訪問後はフォローメールも忘れずに

営業メールの一環として、顧客訪問後のフォローメールがあります。これは顧客訪問後に、時間を取っていただいたことに対するお礼や商談内容の記録、および今後のスケジュールなどについて相手との情報共有を図る目的で送るメールです。

フォローメールを送ると印象が良くなり、商談の後押しにもつながります。質問し忘れていたことを聞いてもらえるきっかけになるかもしれません。

このフォローメールにも書き方のポイントがあります。詳細については以下の記事をご参照ください。

おわりに:ツールを活用して営業メールを効率化

今回、6つのコツを伝授いたしましたが、どれも基本的なことばかりです。とはいえ、これらの基本をヒューマンスキルに依存し、人海戦術で営業メールを送るのは効率的に問題があります。営業メールの効率化には、ツールの手を借りなければならないでしょう。

その場合、SFA(営業支援ツール)やCRM(顧客管理システム)を活用し、営業メールの送付を効率的に行うのも一手です。SFAやCRMを導入すれば、商談ステータスに併せて作成されたテンプレートを顧客ごとに自動でカスタマイズして送ることができます。

また、新規訪問先を登録した際にフォローメールを送るアラートを出し、送り忘れを防ぐことも可能です。ほかには、営業メールが得意な社員の知恵(ノウハウ)を全員でシェアし役立てることもできます。

読んでもらえる営業メールを作成し、効率的に運用するためにもSFAやCRMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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