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データ管理の必要性とは?クラウド型ツールでデータ管理をするメリットと注意点

データ管理の必要性とは?クラウド型ツールでデータ管理をするメリットと注意点

データ管理とは?

そもそもデータ管理とは何なのか、まずそれをご説明いたします。

データ管理は、企業にとって重要なリソースである、顧客情報や取引情報といったデータを適切に管理することです。データ管理とは、その言葉通り「データ」を「管理」することに他なりませんが、どのようなデータをどのように管理すべきかを深く知っておく重要があります。

では、企業で使われるデータにはどのような種類があるのかを見ていきましょう。

顧客データ

自社の顧客に関するデータです。顧客の氏名や住所、電話番号、性別、これまでの購買履歴、獲得ポイント数、問い合わせ履歴などが該当します。顧客の個人情報が含まれるため、取り扱いには細心の注意を払わなければなりません。

商品データ

自社が取り扱っている商品に関するデータです。容量、生産地、価格、発売日、ロット数などがこれに含まれます。企業機密として扱われる内容も含まれており、外部に公開することはありません。

社員データ

会社の人事情報です。社員の入社日、性別、出身大学、異動歴、給与など、主に人事部門で使われるデータです。もちろん社外秘データであり、最も慎重に扱うべきデータのひとつであるといえます。

会計データ

会社の業績に関するデータです。売上や利益、売掛金、買掛金、資産、支払い履歴など、企業業績を管理するために必要なデータになります。上場企業であれば、B/SやP/Lとしてまとめて公開する必要のあるデータです。

その他のデータ

上記以外にも、営業の履歴を残す営業活動データや事業に協力する企業をまとめたパートナー企業データ、資産管理データなどさまざまなデータが企業内で運用されています。

データ管理の必要性

上記データは適切に管理されていなければなりません。では、管理とは何なのか、なぜ管理が必要なのかについてご説明します。

適切なデータ管理とは何か

企業内のデータは、さまざまな部門で独自に運用されています。ただし、データの細目については重なる部分があり、そこに相違があってはなりません。

たとえば、人事データの氏名と営業管理データの氏名が異なっていれば、営業成績を人事評価に反映することができなくなります。このように、データ同士が正確に連携し運用されることが必須です。

また、連携しているデータの入力が遅いと、適切なタイミングで反映されないこともあります。したがって、常に最新のデータへアップデートしておく必要があります。

このように、企業内のデータの連携や更新について適切に運用することを「データ管理」といいます。

データ管理はなぜ必要か

次に、データ管理を行う必要性についてご説明します。多くのデータは個別に運用されるのではなく、連携させ一元的に運用した方が効率的です。また、社内での閲覧権限や外部からのアクセスなどを細かく制御する必要があります。

また、経営陣による経営分析を行う際にも、BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールなどを用いて、多くの情報の中から適切な情報をピックアップする条件として一元管理が必須です。

したがって、データベースの設計段階から、一元管理や使い勝手など多角的な視点でデータ管理を精査する必要があります。

クラウドを活用したデータ管理

クラウド型ツールでデータ管理をするメリット

従来、業務で利用するデータは社内のシステムインフラで管理されてきました。自社内、もしくはデータセンターのホスティングサービスなどを利用して、自社資源としてデータ管理用のインフラを構築し運用してきたのです。

しかし、近年ではクラウドサービスの充実や、クラウドに関するセキュリティ技術の向上に伴い、秘匿性の高いデータでもクラウドで管理する企業が増えてきました。

なぜ多くの企業がクラウドでデータ管理を行うようになったのか。その理由をいくつか挙げてみました。

分散バックアップが不要

自社でデータ管理インフラを運用する場合、災害時などに備えて冗長化・分散化を図っておかなければなりません。場合によっては複数のデータセンターを利用する必要もあります。

クラウドの場合は、サービス事業者が適切な対策を講じているため、自社で強固なインフラを準備する必要がありません。なので、クラウドはデータの分散バックアップに最適なツールです。

手軽に運用できる

クラウドサービスの利点として、導入の手軽さが挙げられます。ネット環境さえ整えば、ソフトウェアインストールやメンテナンスなどの手間が発生せず、その分、社内のシステム要員の業務軽減につながります。

オンプレミスでデータ管理ツールを導入する場合、自社にサーバーを立てる必要があるので、費用が多くかかります。クラウドサービスを利用すればサーバーを立てる必要はないので、導入費用が少なく済むのです。

場所を問わずアクセスできる

クラウドサービスは、ネット環境さえあれば場所を問わずに利用できます。外出や出張の多い営業でもリアルタイムにデータ更新ができるため、迅速な意思決定を可能とします。

スマホやタブレットにも対応しているクラウドサービスでされば、外出先でもデータの参照や入力が可能です。とくに、社外で活動することが多い営業担当者にとって、クラウド対応は非常に助かります。

インフラ費用の削減

上記のように、データ管理に利用するインフラや社内人員の手間軽減は、必然的に会社のコスト削減につながります。予算を多く用意できない中小企業にとっては、導入コストは大きな課題といえるでしょう。

導入だけでなく、維持管理費がかかるのもオンプレミスの課題です。クラウド対応はインフラ費用の面でも大きなメリットがあるため、現在では営業・人事・会計・物流など企業活動におけるあらゆる部門で活用されています。

クラウド型ツールでデータ管理をする際の注意点

一見するとメリットばかりのクラウド型ツールですが、いくつかの注意すべき点もあります。

オフラインでは使用できない

当然ですが、ネット環境が無ければクラウド型ツールの利用はできません。オフィス以外の場所で利用するのであれば、ポケットWi-Fiなどが必要となります。

最近は無料で利用できるフリーのWi-Fiスポットが増えていますが、セキュリティの観点から、重要なデータを扱う際の利用はおすすめしません。不特定多数の人がアクセスするフリーWi-Fiスポットでは、第三者にデータが覗かれる可能性を考えておきましょう。

カスタマイズに制限がある

クラウド型ツールでもある程度のカスタマイズが可能ですが、自社運用に特化したシステムのようにオーダーメイドではないため制限があります。データ連携や使い勝手などで、多少不便を感じることがあるかもしれません。

ただ、機能が多いほど使いやすいというわけではないです。カスタマイズをするにしても、もともとのシステムや機能が自社に合っているクラウドツールを選ぶようにしましょう。

セキュリティリスク

クラウドはインターネットを介したサービスであるため、常にセキュリティリスクが付きまといます。モバイル端末の紛失やサイバー攻撃でデータが盗まれてしまうリスクはゼロではありません。

また、IDとパスワードでログインできるサービスの場合、漏洩することで乗っ取りの被害にあうこともあります。予測しやすい単純なパスワードを使わないなど、漏洩リスクに備えるようにしましょう。

セキュアなデータ管理システムを選ぼう

クラウド型ツールは、コストや手軽さの面で大きなメリットがある代わりにセキュリティリスクを十分に考慮しなければなりません。導入の際には、そのツールのセキュリティ対策が万全であるかどうかを十分に検討することが必要不可欠です。

クラウド対応をしているSFA(営業支援システム)の「UPWARD」の場合、世界で最も使われるCRM(顧客管理システム)の「SalesForce」と同等のセキュリティ強度を確保しており、高いレベルでの安全性を実現しています。詳しくはFAQ「UPWARD(アップワード)のセキュリティ面について教えてください。」を参照してください。

FAQ「UPWARD(アップワード)のセキュリティ面について教えてください。」

おわりに:クラウド型ツールのセキュリティレベルは向上している

今や多くの企業でクラウド型ツールを活用したデータ管理が行われています。コスト面はもちろん、弱点とされていたセキュリティに関しても高いレベルで保護されるようになっています。

導入に関する手軽さも後押しし、今後さらにクラウド型ツールの市場は拡大していく見込みです。この機会に、ぜひクラウド型ツールの代表的存在であるSFA/CRMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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