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進捗管理を効果的に進める5個のポイント、ツールを使った管理方法

進捗管理を効果的に進める5個のポイント、ツールを使った管理方法

システム開発案件や新製品開発など、プロジェクト単位で業務を進める場合にはその進捗管理が成否のカギを握ります。進捗管理とはプロジェクトの計画と実際とのズレを把握し修正することであり、基本的には進捗管理ツールを用いて行うことが多いです。

本記事では、進捗管理を効果的に進めるポイントについてご説明いたします。SFAやCRMといったツールを使った進捗管理の方法もご紹介するので、そちらもぜひ参考にご覧ください。

進捗管理を効果的に進める5個のポイント

進捗管理を効果的に進めるには、プロジェクトの工程を細分化し、それぞれのタスクに対してスケジュールと責任者(担当者)を明確に定義することが大切です。あわせて、進捗管理を見える化しプロジェクトのメンバー全員で共有することも必要となります。

これ以外にも、進捗管理を進めるためのポイントは全部で5つほどあります。上記も含めそれぞれについて詳しくご説明いたします。

1.プロジェクトの細分化

進捗管理を効果的に進めるには、プロジェクト全体のプロセスを細分化し、小さくタスク化してスケジュールを管理することが重要です。数時間で終わるタスクもあれば数日かかるタスクもありますが、ひとつひとつタスクを完了させていくことで、全体的な進捗率を正確に把握できるようになります。

2.主たる管理者の設定

プロジェクトを進めていくうちに、誰がこのプロセスの責任者なのがあいまいになることがあります。上記1に関連し、細分化されたタスクごとに主たる管理者(=進行責任者)を設定してみてください。そうすると、責任の所在が明確になり、進捗管理も容易になるでしょう。

3.スケジュールの共有

納期をはじめ、進捗管理に関わるスケジュールをメンバー全員で共有し、相互に進捗率を確認しあうことも大切なポイントです。ひとつの工程の遅れが後に続くあらゆる工程に影響することがわかれば、安易にスケジュールを遅らせることもなくなり、計画通りに進む可能性が高まるでしょう。

4.進捗管理内容の変更のルール化

進捗管理としてオープンにされた内容の変更ルールを明確にしておきましょう。特に、スケジュールの変更は多くの後工程に影響を与えます。

担当者が勝手に変更するのではなく、相互に協議の上変更するなどといったルールを設け、全体的な進捗管理への影響を最小限に食い止めるのも重要なポイントです。

5.メンバー間の意識共有

これら1~4のポイントは、プロジェクトメンバー全員が互いに信頼関係を保ち、プロジェクトを成功に導くという共通の目的を持っていなければ機能しません。相互監視しあうことで疑心暗鬼になるのではなく、多少のスケジュール遅れは許容するという意識も重要です。

進捗管理がうまくいかない原因

プロジェクトを統括するマネージャーの立場に立った時、進捗管理がうまくいかない事態ほどストレスがたまることはありません。顧客や経営陣の定めた納期に間に合わせるために必死になってメンバー間調整などを行うことになります。

ではなぜ、進捗管理がうまくいかないのか? 主な理由を2つご紹介します。

進捗率の罠

プロセスを細分化していない場合に起こりやすいのですが、現在の進捗率の把握があいまいになることがあります。メンバーからの報告をベースにしていると、「マネージャーに悪い報告はできない」という心理が働き、進捗率を高めに報告しがちです。

たとえば、実際は半分程度しか進んでいないのに、進捗率が70~80%になってしまうケースもあります。それがマネジメントの失敗を招くひとつの原因です。

この失敗を回避するには、上述したようにタスクやプロセスを細分化し、進捗管理の精度を高める必要があります。

進捗率に頼った管理

進捗率だけを見てマネジメントするプロジェクトマネージャーがいると、うまく進捗管理ができないことがあります。数字として表れてくる進捗率も大切ですが、どこのタスクで作業が滞っているかを把握するのも大切です。

10あるタスクのうち9まで進んでいれば単純に進捗率は90%ですが、残りの10%が想定以上に工数がかかるケースもあります。また、関連する他タスクの遅れにより作業に取り掛かれないこともあるので、さまざまな理由で完了しないケースがあることを認識しておきましょう。

ツールを使って進捗管理を効率化

ツールを使った進捗管理の方法

進捗管理を行うためのツールとしては、プロジェクト管理システムやガントチャートなどが挙げられます。ただし、これらのシステムはプロジェクト管理に特化しており、日常の業務における進捗管理に適しているとはいいがたいのも事実です。

とはいえ、営業活動やマーケティング活動を効率化するには。進捗管理は必要になります。営業活動においては、顧客との商談や提案などをどのタイミングで実施するか、上司はどのようにフォローするかといった場面で進捗管理が必要となります。このようなケースでの進捗管理には、SFAやCRMの活用が解決へと導いてくれるでしょう。

SFAは「営業支援ツール」、CRMは「顧客管理システム」という意味です。SFAやCRMによって使える機能は異なりますが、進捗管理ができる機能が備わったものもあります。

たとえば、営業活動のプロセスにおいて、商談の段階や社員の行動を把握するのも進捗管理の一環です。商談には段階があり、通常であれば初回訪問、ヒアリング、提案、見積り、クロージングという段階を踏んで営業を進めます。

これらの進捗を見える化し、適切な支援を行うには営業支援の機能を備えるSFAの活用が欠かせません。CRMについても同様に、進捗管理機能を備えたツールなら営業活動の支援につながります。

このように、営業やマーケティングといった活動においては、SFA/CRMを進捗管理ツールとして利用することも可能です。SFAとCRMの機能面での違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

おわりに:SFA/CRMの活用で進捗管理をスムーズに

進捗管理は、単に進捗率だけを見てコントロールすればいいという単純なものではありません。プロジェクトの中身を精査し、適切な支援や変更を行うことが必要です。

特に営業やマーケティング分野においては、顧客との関連性を把握し、営業の進捗を管理するといったテクニックが求められます。SFA/CRMの活用によりこれらの進捗管理をスムーズに行うことができるようになるため、進捗管理に頭を抱えている営業管理職の方はこの機会にSFA/CRMの導入を検討してみると良いでしょう。

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