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【業務管理の基本】業務管理システムの種類やSFAを活用した事例を紹介

【業務管理の基本】業務管理システムの種類やSFAを活用した事例を紹介

業務管理とは、企業活動におけるさまざまな業務を効率的に行うために、業務プロセスやフローなどを適切に管理することです。現代の企業経営において、業務管理を適切に行うにはITの支援が不可欠。そのためのシステムを「業務管理システム」と呼びます。

今回は業務管理を適切に行う必要性について、および代表的な業務管理システムの概要について解説いたします。SFA(営業支援ツール)を活用した事例もご紹介しますので、そちらもぜひ参考にしてください。

業務管理とは

業務管理とは、会社における業務を効率的に遂行し、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源を適切にコントロールし利益を追求することです。

企業を運営する上で、人事や経理、販売、在庫、仕入れなど、さまざまな業務が発生します。これらの業務はそれぞれ独立しているわけではなく、互いに関連性を持ちながら遂行されていくものです。したがって、それぞれの部署における業務を一元的に管理する必要があり、そのために業務管理システムが多くの企業で活用されています。

業務管理を行うシステムとして代表的なのがERP(Enterprise Resource Planning)です。日本語では「統合基幹業務システム」や「基幹システム」と呼ばれています。これは、企業活動における会計・人事・生産・物流・販売などの基幹となる業務を統合して一元化・効率化を図るシステムです。

また、顧客に関する業務を専用に処理する「CRM(顧客管理システム)」や、営業管理を行う「SFA(営業支援システム)なども広い意味での業務管理システムといえます。

業務管理が必要である理由

業務管理は、企業内の各部署でバラバラに処理されている業務を「一元管理」する役割があります。一元管理により、業務を「見える化」するのも業務管理が必要となる理由です。

企業規模が小さいうちは、人的リソースに依存した処理で間に合いますが、企業が成長するにつれ、ヒューマンエラーや不正などにより業務に歪みが生じます。そうなると正確な企業分析が不可能となり、ぞの結果、経営判断を誤ってしまうことも起こりうるでしょう。

さらに、内部統制という側面からも業務管理は必要です。業務の適正を確保することは会社法に定義されており、内部統制システムの方針を開示することも求められます。

このように、経営的にも法律的にも適切な業務管理、およびそのためのシステム整備は必須です。現在は、クラウド型の業務管理システムを中心に導入されており、中小企業でも導入が進んでいます。

業務管理システムの種類

では、具体的にどのような業務管理システムの種類があるのか見ていきましょう。一般的に業務管理システムに分類されているのは、以下のようなソフトウェア(アプリケーション)です。

会計管理システム

企業の会計処理を行うためのシステムです。各種帳票作成やキャッシュフロー管理、財務諸表の作成などの機能が含まれます。

主に経理部門で利用されることが多く、関連法規の改正などに素早く対応することがシステムに求められる要素です。会計も、業務管理による効率化が必要となります。

販売管理システム

販売管理システムは、商品受注後の出荷や請求といった一連の流れを管理するためのシステムです。仕入れや入荷も含めた在庫管理システム機能を持つものも多く、製造業や卸売業などで多く活用されています。

導入された販売管理システムは、企業の売上や利益といった重要な経営指標を「見える化」する役割を担います。

生産管理システム

製造業の工場にて活用されることが多いシステムです。自社製品の品質や製造コスト、原価、納期などを一元的に管理するシステムであり、工場内の人員配置といった人事的な機能も実装されているケースもあります。営業管理や販売管理と密接に結びついているため、相互連携が不可欠です。

人事管理システム

社員の情報を管理するシステムです。社員の氏名、年齢、入社年次、社員番号や給与、異動歴、厚生年金情報など、さまざまな人事情報を集約し管理する役割を担います。秘匿性が高いデータが多く含まれているため、アクセス権限などに細心の注意が必要です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、社員の出退勤に関する情報を扱います。人事管理システムと連携させ、残業時間(残業代)を管理したり、給与明細を発行したり、といった使い方をするシステムです。

PCの起動と連携させ社員の入力の手間を省いたり、グループウェアと連携させスケジュール管理にも応用したりする企業もあります。

営業管理システム

SFAに代表される営業プロセスや商談の管理に利用するシステムです。営業支援システムとも呼ばれており、主に受注前の営業活動を管理・支援するために使われます。

SFAを導入するメリットや、備わっている機能などはこちらの記事で解説しています。

顧客管理システム

顧客管理システムとして有名なのが、「Salesforce」を代表とするCRMです。顧客との関係性を管理するためのシステムであり、顧客情報を一元管理しメール配信などのマーケティング戦略に活用したり、問い合わせ履歴を蓄積したりする機能を有しています。コールセンターなど顧客とコミュニケーションを図る部門で活用されるケースが多いシステムです。

CRMの具体的な要件は、以下の記事をご参照ください。

 CRMとは?営業活動に必要なCRMという考え方

営業効率化に必要な6つの管理について詳しくご紹介。

ERPパッケージ

上記のシステムを複数、あるいはすべて内包したのがERP(基幹業務管理システム)パッケージと呼ばれるものです。基幹業務管理システムとして企業内の業務を広範囲でカバーするシステムになります。カスタマイズ性に富み、企業の実態に合わせて導入することもできます。

SFA・CRMを活用した業務管理の事例

上に挙げた各種業務管理システムは、それぞれが対応する業務に特化した機能を有していますが、機能が重なる部分もあります。したがって、各種業務管理システムの導入により、SFAやCRMといったシステム活用にもメリットが生じてくるのです。

具体的な事例を簡単にご紹介すると、営業“外”工数の4割削減によって営業活動量1.5倍を達成し、訪問件数を維持しながら残業時間が半減した企業があります。ほかにも、”訪問”以外の業務時間を削減し、1年間で訪問活動数225%UPを実現した企業も。

これらの企業の事例は、以下のページでご覧いただけます。

株式会社プロトコーポレーション

営業“外”工数を4割削減し、営業活動量1.5倍を達成

株式会社プロトコーポレーション

1年間で訪問活動数225%UPを実現!

おわりに:業務管理システムの導入で業務効率化を実現

会社全体の業務効率を見直し、生産性を上げるためにも業務管理システムの導入は不可欠です。SFAやCRMをすでに導入済みの企業は、それ以外の業務システムの見直しによりさらに効率化を図ることができるでしょう。

逆にERPなどを導入している企業においては、SFAやCRMを導入することで、さらなる効率化を実現できます。業務管理及び生産性向上に課題を感じているならば、一度SFAやCRMをふくめた業務管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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