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効果的な予実管理の方法とは?失敗例をまじえて解説

効果的な予実管理の方法とは?失敗例をまじえて解説

予実管理は、営業活動、ひいては経営戦略においてPDCAサイクルをまわすために必要不可欠な手段です。目標と実績の管理という単純な手段であれば、多くの企業ですでに実施しているかと思いますが、予実管理まで踏み込んで実施している企業は、まだまだ少ないのが現状です。

予実管理をしっかりと実施することで、業績のさらなる向上や企業経営の効率化を見込めます。そこで本記事では、予実管理の効果的な方法や、中途半端な導入による失敗例などを詳しくご説明いたします。

予実管理とは?

予実管理とは、企業の「予」算と「実」績を管理することを意味します。営業計画の立案段階において、ひいては経営計画の策定において、予実管理は非常に重要な要素です。

多くの企業は年度ごとに目標数字を設定し、一定の期間(週や月)の業績をもとに、当初の予算に対してこれまでの実績がどのように進捗しているかを確認する予実管理分析を行います。予実管理の際、営業利益をメインの指標として用いる企業が多いです。

営業利益予算に対して、実績がどのレベルにあるかということが大事な要素となります。あまりにも大きく下回っているようだと、そもそも予算に無理があったという判断になりますし、やや下回っている程度であれば、経費の見直しや営業戦略の見直しなどにつなげることが出来るでしょう。

なお、予実管理の重要性などについては以下の記事でも詳しく紹介していますので、こちらもご参照ください。

予実管理を行うには予算の細分化が必須

予実管理を行う際、予算、実績共にあるていど細かく項目を分けて管理することが重要になります。大企業であればまずは部門ごとに予算を設定し、さらに部門内での経費科目ごとに予算を割り振るといった具合です。

こうすることで、予実管理の際の問題点が明確になります。大まかな枠で予実管理を行うよりも、どこの部門のどの経費に問題があるのかが一目瞭然となるのです。結果的に問題の発見がスムーズになり、早めの対策を打つことができるようになるでしょう。

予実管理のポイント・予算を細分化する

予実管理の失敗例

予実管理を運用するためには、予実管理に対応したシステムで運用することが基本です。システム上で行うため計算間違いなどのケアレスミスはほぼ起こりえないといってもよいのですが、それ以外の理由で実態と乖離してしまったり、予実管理そのものが失敗してしまったりすることもあります。

以下、予実管理上で陥りがちな失敗パターンをいくつかピックアップしてみました。

予実管理システムへ正確な情報が入力されない

予実管理システムを導入したばかりの時期は、導入前の予実管理方法(多くはExcelなどを使ったアナログな方法)からの変更が社員に浸透せず、予実管理システムに正確なデータが入力されないという状況が発生します。予実管理システム導入前に、対象となる社員に十分な研修、またはテスト稼働を行わなかったために起きる失敗例です。

他アプリケーションとの連携ミス

社内で既に会計ソフトなどの業務系アプリケーションが稼働している場合、予実管理システムをそれらのアプリケーションと連携させる必要があります。しかし、システム同士の連携がうまくいかない場合、手作業で連携しなければなりません。

予実管理を行うシステム検討の際、既存システムとの連携可否を確認しなかったこと、及び導入前にしっかりとテスト稼働をしなかったという失敗例です。

現場社員による虚偽入力

予実管理の運用の問題です。実績が予算を上回っている場合、経営陣はさらに予算を上乗せして他部門の赤字を埋めようとする傾向があります。こうなることを嫌い、実績を過少報告するケースも起こりえます。

その結果、実績とシステム上の数字とに相違が生じ、予実管理が実態とかけ離れてしまうことに。この場合、予実管理のオペレーションを見直す必要があるでしょう。

数字だけを追いかけて原因究明しない

予実管理システムは、その運用次第でリアルタイムな数字が抽出できます。それゆえに、表面上の数字だけを追いかけて一喜一憂してしまうことがあります。

予算を達成したらその理由を、達成できなかったらその原因を追究しなければ、せっかくの予実管理システムも宝の持ち腐れになってしまうでしょう。

効果的な予実管理の方法

次に、予実管理を効果的に行うための具体的な方法をご説明します。予実管理は、その準備段階から入念に行うことが重要です。

目標を定める

全社の目標と同時に各部門の目標予算を定めましょう。使用する経費も項目ごとに予算化しておくことが大切です。

この際、目標となる予算は高すぎても低すぎてもいけません。自社の環境に見合う予算を設定し、社員のモチベーション維持向上に気を配りましょう。

予算と実績の差異を確認

各部門の予算達成のためのKPIを設定しましょう。達成のためのロードマップと言ってもいいです。予算に対してどのように動き、いつ達成するのかをシミュレーションしてみましょう。

そして、一定の期間を定め、実績数字を確認してみてください。達成の有無や達成度合いによって、要因とその課題を分析するのがポイントです。

フィードバックと戦略立案

予実管理の結果を部門の社員に開示するとともに、予算未達の場合には次の行動を具体的に指示しましょう。また、達成した要員や未達成の原因などについても共有することが大切です。

予実管理の結果を社員にフィードバックすると同時に、次の戦略立案に活かすようにしましょう。

SFA/CRMを使った予実管理の方法

予実管理は、予算と実績の乖離などの結果を分析し、達成のためのネクストアクションを起こすための方法です。従って、顧客ごとにデータを持って商談履歴をストックするSFA/CRMとの相性は抜群。

SFA/CRMには部門ごとに予実管理を行う機能が実装されているものもあり、顧客の商談状況がアップデートされると予実管理に即座に反映されるといった使い方ができます。

また、顧客の受注確率と受注金額に応じて「見込み実績」を算出し、予実管理に組み込むなどといった設定も可能です。期の後半になれば、ホットな顧客に集中して営業するという動きができるようになります。

このように、SFA/CRMと予実管理は親和性が高いため、SFA/CRMに予実管理を組み込むことも一手です。SFAの機能については、こちらのページをご覧ください。

営業管理ツールのUPWARDの機能

クラウド型営業管理ツール・UPWARDの機能一覧

おわりに:予実管理を分析して次の行動につなげる

予実管理は単に数字を管理するためのものではなく、数字を分析しネクストアクションを考えるための手法です。そのためには、予算作成の段階で細分化した予算案を作成するとともに、社員の啓もう活動を通して正しく運用されるように努めなければなりません。

また、予実管理はSFA/CRMにより比較的手軽に実現することもできます。この機会に予実管理を行ってみようと考えている企業は、SFA/CRMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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