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営業活動を効率化する営業ツール6種の特徴と活用方法を解説

営業活動を効率化する営業ツール6種の特徴と活用方法を解説

企業の営業活動を効率化するためには、さまざまなITツールの活用が必要不可欠です。とはいえ、ITにより営業を支援するツールはその種類も多いため、どのツールを活用するのが最も効果的なのか、判断に迷うことでしょう。

そこで本記事では、営業を効率化する6つのツールの特徴を種類ごとに分類・整理し、それぞれの活用方法も含めてご紹介いたします。

営業ツール6種の特徴

営業を効率化するためのツールは多数ありますが、ここではSFA、CRM、MA、グループウェア、ビジネスチャット、名刺管理の6つの営業ツールをご紹介します。単一の機能を持ったツールもあれば、複数の機能を併せ持つツールもあるので、その点も比較する上でチェックしておくべきポイントです。

まずは、これら6種類の営業ツールの特徴と活用方法をご説明いたします。

SFAの特徴と活用方法

SFAとは「Sales force Automation」の略であり、日本語では「営業支援ツール」と呼ばれることもあります。SFAは顧客情報をはじめとして、日々の営業プロセスや商談進捗状況を共有・管理するためのツールです。

SFAの目的のひとつは、属人化した営業スキルをチーム全体で共有し、チームの総合力を上げることにあります。営業社員個人が抱え込んでいる情報を見える化し、メンバーやマネージャーと共有することで戦略の立案や適切なアドバイス、目標管理などに役立てます。

なお、SFAの具体的な活用方法などについては、こちらの記事で詳しく解説していますので、理解を深めるためにぜひご一読ください。

時間のかかる案件管理を効率化&短縮するSFAの活用法と事例

営業管理ツールの「UPWARD」は、SFAとして営業支援の機能を持ちつつ、CRMの「Salesforce」との連携機能によって、顧客管理も同時にできます。モバイル対応しているので、スマホやタブレットでの使用も可能です。

「UPWARD」の機能や導入効果をまとめた事例は、こちらのページから無料でダウンロードしていただけます。機能と事例を見ながら、実際に自社で活用した際に得られるメリットをイメージしてみてください。

営業管理ツールのUPWARD

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CRMの特徴と活用方法

CRMは「Customer Relationship Management」の略であり、膨大な顧客情報を管理し、購入した製品やサービスの内容と紐づけてマーケティングに役立てるためのツールです。SFAが営業支援システムと呼ばれるのに対し、CRMは顧客管理システムと呼ばれています。

CRMは、顧客データベースとしての機能だけでなく、顧客の購買目的や趣味志向、ニーズなどの定性情報まで含めて管理することが可能です。従って、それらの情報を集約・分析して顧客満足度を高めるために活用されるケースが多いといえます。

こういったCRMの具体的な機能や活用方法については、こちらの記事でわかりやすく紹介しています。

CRMツールの基本知識、導入するメリット・選び方のポイントまでまとめて解説

CRMでは、「Salesforce」が世界ナンバーワンシェアを誇っています。上述したように、「UPWARD」は、「Salesforce」との連携が可能です。

CRMツールのセールスフォース

出典:セールスフォース・ドットコム: Salesforce

MA(マーケティングオートメーション)の特徴と活用方法

MAは「Marketing Automation」の略であり、新規顧客獲得に不可欠なセールスリードを効率的に生み出すためのツールです。

企業は通常、ダイレクトメールやイベント、webサイトなどを活用してさまざまなプロモーションを行います。そのプロモーションに対して一定のリアクションがあった見込み客をリスト化し、さまざまなメール配信や各種キャンペーンの案内などを自動的に実施するのがMAの機能です。

MAを活用することにより、営業社員は受注確率の高いセールスリードに対して営業活動を行うことが可能となります。

MAツールの「SATORI」には、リード管理機能、リードジェネレーション、リードナーチャリングといった営業効率に役立つ機能が標準で備わっています。

マーケティングオートメーションツールのSATORI

出典:マーケティングオートメーションツール SATORI

グループウェアと活用方法

グループウェアとは、社内やチーム内でのコミュニケーションを促すためのツールです。スケジュール管理や共有、会議室予約、タスク管理、稟議決裁システム、資料共有など、豊富な機能が盛り込まれています。

営業社員にとっては、各種事務作業などバックオフィス業務を軽減するために活用されることが多いようです。
ツールによって機能が異なりますが、中には社内SNSを構築できたり、リモート社員とのWebミーティングを開催できたりするグループウェアもあります。

国内のグループウェアでは、「サイボウズ」がナンバーワンのシェアです。スケジューラー、チームメンバーへのメッセージ機能、掲示板、ファイル管理など、営業効率を高める各種機能が備わっています。

グループウェアのサイボウズ

出典:グループウェア サイボウズ Office 10

ビジネスチャットツールと活用方法

ビジネスチャットツールは、社員同士の素早い意思疎通を可能にするコミュニケーションツールです。個人間チャットやグループチャットなどをベースとし、ファイル共有やスケジュール調整、タスク管理、クラウドストレージなどの機能を実装しているツールもあります。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応しているのも特徴のひとつです。どこにいても素早く簡単に連絡が取れるツールとして、多くの企業が活用しています。

「Chatwork」は定番のビジネスチャットツールです。チャット機能だけでなく、タスク管理やファイル共有機能も備わっています。

ビジネスチャットツールのチャットワーク

出典:Chatwork | ビジネスが加速するクラウド会議室

名刺管理ツールと活用方法

名刺管理ツールは、顧客や営業先の名刺を読み取り、名刺情報をデータとして管理するツールです。名刺をスマートフォンなどでスキャンして登録するため、手動入力による打ち間違いなどがありません。

また、登録した名刺をカテゴリー分けし、自動でメールを配信するなどの機能を持つツールもあります。従来は紙ベースで管理していた名刺を、データでの管理を可能とするのが名刺管理ツールの最大の特徴です。

特に、名刺交換をする機会の多い営業パーソンが活用しています。データ化した名刺に顧客情報を入力しておけば、顧客管理にも使えます。

法人向けの名刺管理ツールは、「Sansan」が有名です。個人向けのツールやアプリもありますが、「Sansan」は名刺データの社内共有できるので、法人での利用に向いています。

法人向け名刺管理サービスのSansan

出典:Sansan – 法人向けクラウド名刺管理サービス

営業ツールは使い分けや組み合わせが重要

このように、営業ツールにはさまざまものがあり、それぞれに特徴を持っています。とはいえ、営業の効率化を図るためには、どれか1種類だけ導入すればよいというものではありません。複数のツールを組み合わせ、データを連携させて活用することで、さらに効率化が加速します。

例えば、SFAとビジネスチャットを組み合わせることで、営業訪問先での商談中でも上司による素早い指示を受けることが可能になります。他には、MAとCRMを連携させて、営業タイミングを逃さず商談の機会を設けるといった活用の仕方も。

営業効率化を実現するには、自社の課題や営業社員のスキルレベル、あるいは業界の特徴などにあわせて利用するツールを選び、上手く連携させて活用することが求められます。自社だけで選択が難しい場合は、必要に応じてコンサルタントに依頼するなど、適切なツール選びを心がけるようにしましょう。

おわりに:社員のITリテラシー向上や活用事例共有も重要

ITを活用したツールは、活用次第で営業効率化に大きく貢献します。ただし、どれか1種類を導入したところでその効果は期待するほど大きくはないでしょう。これらのツールは互いに連携させることで、より効果を発揮するものです。

また、ツールを導入しただけでは効果はありません。上手に活用するには、社員のITリテラシー向上や活用事例共有など、さまざまな機会を設け活用を促していくことも必要となります。今回の記事を参考に、自社に見合うツールを探してみてください。

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