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社内で情報共有をする3個のメリットと不足することで起こる問題点

社内で情報共有をする3個のメリットと不足することで起こる問題点

「情報共有が必要」といわれても、漠然としていてピンとこないですよね。企業における情報共有は、各社員が持っている情報を社内で有効に活用することが目的です。

また、SFA(営業支援)やCRM(顧客管理)などのツールを導入する目的のひとつに、社内でのさまざまな情報を共有することが挙げられます。というのも、組織として効率的に活動を行う上で、経営層や上司・部下、他の部門間で情報共有しながら業務を進めていく必要があるからです。

では、具体的に情報共有することのメリットは、どういうものでしょうか。 また、情報共有が行われなかった場合、どういった問題が起こるのでしょうか。本記事では、それぞれについて詳しくご説明いたします。

社内で営業情報を共有する3個のメリット

そもそも情報共有とは、社内の社員がバラバラに持っているさまざまな情報を蓄積し、広く共有すること、そしてその情報を活用することを意味します。この一連の流れをスムーズに行うために、SFAやCRMなどの情報共有の機能を持つツールを活用するのです。

では、システムを活用して情報共有することで得られる、企業活動上のメリットを見ていきましょう。

メリット1:ナレッジ(知識)の共有による底上げ

社内で情報共有をすることにより、他の社員の持つナレッジ(知識)を、自分が活用できる情報として取り入れられるようになります。つまり、共有した情報を、各社員が自分自身のビジネスの武器として使えるようになる、ということです。

自分ひとりの活動では決して得られない貴重な情報を、自分事として活かすことができれば、個人個人の成績が上がるでしょう。個人の業績の底上げによってチームとしての戦力が上がると、より効率的なチーム活動を行えるようになります。

自分は知っているけど他の人は知らない情報がある。逆もまた然りで、情報というのは誰が何を知っているかわからないものです。話してみると実は相手が知らない情報だった、というのはよくあります。

相手が知っている情報を伝えた場合、お互いの確認作業になるので無駄にはなりません。話すことで、自分とは違った情報の活用の仕方を知ることもあります。

お互いのためにも、会社のためにも、どんどん社内で共有するようにしましょう。

メリット2:効率的に時間を活用できる

特に日本企業によくみられる傾向ですが、本来の業務以外の作業に費やす時間が比較的多いという特徴があります。例えば、事業報告会や部門会議、上司への報連相など、情報共有を主な目的とした長時間のミーティングを頻繁に行っていないでしょうか?

こうしたミーティングに費やす時間は、システムによる情報共有を行うことでかなり削減できます。そうすると、本来の業務の時間を奪うことがなくなるため、部門の生産性が向上します。

メリット3:迅速な意思決定が可能になる

従来型の報連相の場合、上司→その上司→経営層→経営トップという具合に、現場から順に上へ上へと伝わるのが一般的です。このやり方だと、現場から経営トップに伝わるまでにタイムラグがあり、また、途中で上司の主観が入り事実とは異なる情報が共有されたりすることもあります。

システムを活用した情報共有の場合、入力すればすぐに全社員が情報を共有できるため、迅速かつ適切な意思決定につながります。スムーズに意思決定が行える環境が整えば、現場の社員が行動に移るスピードが早くなるため、業績向上が期待できるでしょう。

握手する人の写真

情報共有が不足することで起こる3つの問題点

では、情報共有が不足することによりどのような問題点が起こるのでしょうか。起こりやすい3つ問題点を解説します。

問題点1:知識が俗人化してしまう

情報を共有しなければ、社員の持つ知識が俗人化されます。つまり、特定の社員しか知らない情報を多く抱えることになり、特定の社員が不在の場合は業務が止まってしまう問題が起こります。

さらに、有益な情報を持つ社員が退職することで、時間をかけて収集した情報が消えてしまのも大きな問題です。特定の社員の持つ情報が他の社員に共有されないのは、企業としての損失が大きいと言わざるを得ません。

営業の場合、優れたノウハウを持つ営業パーソンは成績が上がり、そうでない人は成績が上がらない、といった差が生じます。これは会社にとっては好ましくない状態です。

上述したように、知識が属人化していると、優れた営業パーソンが退職すると営業部門の業績が下がる恐れがあります。そうした辞退を防ぐために、日頃から情報やノウハウの共有をし、属人化を防ぐようにしましょう。

問題点2:生産性が低下してしまう

例えば、別々の顧客が同じ悩みを抱えているケースがあるとします。この場合、営業組織で情報共有がなされていれば、同じ解決策を提案するなどで対応できます。しかし、情報共有できていないと、各々で対応することとなり、同じ業務が2重に発生してしまうので二度手間です。

このように、担当する社員がおのおので解決策を調べることは、きわめて非効率的であり、組織全体の生産性の低下を招いてしまうことにつながります。こうした業務の無駄は、情報共有をしていれば防げることです。

問題点3:部門間連携、及びチームワークの欠如

社内において情報の伝達漏れが発生すると、社員同士の足並みがそろわず、部門間の連携が取れなくなります。情報共有の手段をマンパワーに頼っていると、伝達漏れが起こる可能性は非常に高くなり、意図せず「仲間外れ」になるチームメンバーも出てくることも。

このような事態は、組織にとって幸せなこととは言えません。逆に言えば、適切な情報共有がなされていれば防げることです。情報は各社員が持っているだけでなく、共有してこそ効力を発揮します。

なお、情報共有不足による社内の対立を防ぐための解決策については、こちらの記事で詳しく解説しています。

SFAで情報共有の効率化を実現

このように、企業において組織内・連携部門間での情報共有は、生産性向上のための重要な要素となります。情報共有が適切に行われていれば、ナレッジの共有効果をはじめとして、さまざまなメリットを社内にもたらすでしょう。そのためには、情報共有に優れたSFAの活用が有効策の一つです。

SFAによる情報共有は、これからの企業活動において重要な意味を持ちます。なぜなら、SFAの活用によって情報共有の効率化が実現すれば、生産性が向上し、ひいては業績アップにもつながるからです。

とはいえ、SFAの中には多機能すぎて社員がなかなか使いこなせないものも存在します。その点、「UPWARD」は情報共有を簡単に行うことのできるSFAとして、多くの企業での導入実績があります。

クラウドベースで稼働する「UPWORD」は、国内実績No.1の地図連携クラウド営業活動支援ツールとして、多くの高評価をいただいています。このように優れたSFAである「UPWARD」の特長と機能は、こちらのページで詳しく紹介していますので、ご興味がある方はぜひご覧ください。

 UPWARDの特長と機能

営業活動を効率化するUPWARDの機能をご紹介。

クラウド型社内情報共有SNS・Chatterを活用した情報共有の例

具体的な情報共有の方法として、CRM「Salesforce」の製品のひとつである、「Chatter(チャッター)」というクラウド型社内情報共有SNSをご紹介します。

「Chatter」は、部門内間だけでなく、部門を超えて情報やノウハウを共有できるツールです。名前の通り、チャットをする感覚で情報共有ができます。

では、実際に「Chatter」の画面をご覧いただきましょう。こちらはスマホで「Chatter」を使っている画面です。

Salesforce Chatterの画面

このように各社員が情報を投稿していくことで、社内に情報やノウハウが溜まっていきます。たとえば、「●●に役立つ」という文言で統一しておけば、検索で絞り込めるので探すのが楽です。

情報以外に、顧客情報や営業結果の共有にも活躍します。今日の営業結果、営業の進捗状況、顧客情報などの情報を共有しておくと、担当替えや引き継ぎの際に役立つでしょう。

ビジネス向けのチャットツールは「ChatWork」や「Slack」が有名ですが、「Chatter」は「Salesforce」のほかの営業支援・顧客管理ツールと合わせて使えるのが魅力です。CRMとチャットツールが別々だと、それぞれアプリを立ち上げないといけないので不便ですよね。「Chatter」ならひとつのアプリでCRMも使えるので、情報共有も営業活動も捗ります。

情報共有は効率化や利便性が重要です。せっかくツールを導入しても、使いづらく操作が面倒であると、だんだん使われなくなっていきます。それではツールを導入した意味がありません。

社内で情報共有を浸透させるには、「Chatter」のように使い勝手のいいツールを選びましょう。営業には、「Salesforce」のCRM機能や営業支援ツールの「UPWARD」と平行して使える「Chatter」がおすすめです。

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おわりに:情報共有は会社の成長に不可欠

適切な情報共有は、会社の成長させるための重要な要素です。情報共有の大切さを今一度認識し、SFA導入をはじめとした適切な対策を講じることは、これからの時代に必要不可欠といえるでしょう。

大事なのは、社内で情報共有の仕組みを作ることです。「情報を入力しやすい」「情報を探しやすい」「情報を一元管理しやすい」といった利便性を重視し、社内で情報共有が促進されるツールを導入しましょう。

ご紹介したように、営業支援ツールの「UPWARD」は社内だけでなく、社外の協力会社とも情報共有が可能です。情報共有が企業の成長のカギを握る今だからこそ、生産性向上をはじめとしたさまざまなメリットを享受できるシステムとして、積極的な導入をおすすめします。

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