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営業会議の3つ役割とムダな会議を減らす4つのポイント

営業会議の3つ役割とムダな会議を減らす4つのポイント

定期的に営業会議をしているものの、「この会議は意味があるのか?」「会議の時間を減らせないだろうか?」と考えている方は多いのではないでしょうか。

営業会議は、目標の共有や営業活動の改善など様々な役割を担っています。営業会議の時間を減らしたいと感じている状況であれば、会議が充実していない可能性があるでしょう。営業会議の議題を話すにあたり、必要な準備ができていない場合は、ただの時間の浪費になります。

会議の無駄を減らすには、会議の役割を確認し、事前準備をしておくことが大切です。本記事では、営業会議の3つの役割を解説した上で、営業会議の無駄を減らすためのポイントをご紹介します。

無駄な営業会議は時間の浪費

無駄な営業会議は、時間の浪費になるだけでなく、普段の業務を圧迫する原因となりされます。つまり、業務を圧迫してまで営業会議を行う意義がなければ、営業会議を行う必要はありません。

管理者は、営業会議を開くことで自分がしっかり管理業務できていると自己満足できますが、現場の営業マンにとっては、それに付き合わされるのは迷惑な話と言えるでしょう大切な営業の時間を無駄な会議に奪われれば、営業マンのモチベーション低下にも繋がります。

はたして、本当にその営業会議は会社にとって、営業マンにとって必要なのでしょうか? 営業会議を開く理由や役割を押さえたうえで、無駄な会議にならないよう準備することが大切です。

営業会議の3つの役割

営業会議の役割がわかっていると思っていても、実際には十分に理解できていないケースがあります。いま一度、営業会議の役割を確認しておきましょう。営業会議には、次のような役割とメリットがあります。

役割1:成功例と改善案の共有

営業マンによって能力が異なります。それぞれの営業マンの能力向上に向けて、成功例や失敗例を共有するのが営業会議のひとつの役割です。

トラブルについて共有した場合は、他の営業マンが対策を打つ参考になりますし、他の営業マンの意見を聞くことで打開策を見出せるようになります。また、ノウハウをチームで共有することによって、営業マン全員の営業力アップにつながるでしょう。

役割2:最終目標の再認識

チームで営業する場合、営業会議は、全体の最終目標とそれまでの中間目標を再認識する機会となります。惰性で営業を続けていると最終目標を意識できなくなり、その状態が続くと、営業成績が下がってしまいかねません。

そのため、定期的に営業会議で最終目標や中間目標を再共有し、モチベーションをキープさせることが必要です。日々の業務に追われていると目的や目標を忘れてしまうことがあるので、定期的な営業会議で再確認するようにしましょう。

役割3:一体感を得る場になる

対面で議論することで、一緒に仕事をしているという一体感を得られます。営業マンは個人個人で動くことが多いですが、営業会議を開いてお互い顔を合わせ、意見を交わすことも大事です。

常にオンラインで必要事項のみ共有する場合は、個々の営業マンが孤独感に悩まされるケースもあるでしょう。定期的に営業会議を開くことで、孤独感が和らぎ、チーム全体の目標達成に向けてモチベーションを高めやすくなります。営業チームの一体感づくりには、定期的な営業会議が効果的です。

ムダな営業会議を減らす4個のポイント

では、会議を有効な時間にするには、どういった点に注意すればいいのでしょうか。無駄な会議を減らすために、次の4つのポイントを押さえましょう。

ポイント1:会議のための会議にしない

会議の議題を事前に決めておかないと、「何を議題にするのか」を決めることから会議が始まります。「会議のための会議」になり、結局は何の話の進展もなく会議が終わるでしょう。

また、会議が始まってから議題を伝えるのも、無駄な会議になる原因です。議題に対する考えをすぐに述べられない営業マンがほとんどのため、会議の2日前までには議題を共有しておくことが大切です。

ポイント2:SFAを活用して会議時間を短縮

SFAを導入することで、会議時間を短縮できます。SFAは営業支援システムのひとつで、営業の進捗状況や顧客管理、営業活動の記録や報告機能が搭載されています。これらの機能を活用することにより、営業会議で営業成績や進捗を報告する必要がなくなり、会議時間の短縮につながるのです。

会議時間を短縮できれば、それだけ営業時間を増やせるようになります。訪問件数を増やしたり、顧客へのアプローチに時間をかけたりできるでしょう。

その結果、営業成績アップが期待できます。SFAは多くの企業が導入しているため、自社に合っているか考えたうえで、営業力アップや業務効率化に向けて前向きに検討しましょう。

SFAについては、以下の記事で詳しく解説しています。営業活動の効率化を望むのであれば、導入を検討してみてください。

ポイント3:プロジェクターを使って議論しやすくする

手元にある資料だけで会議する場合、資料にくぎ付けになり、肝心の議論に支障をきたします。全員が前を向けるように、プロジェクターを使いましょう。プロジェクターを全員で見ることで、それぞれに「気づき」を与えられます。

ペーパーレス会議とはまではいかなくても、資料を減らして会議に集中できるように、プロジェクターを導入してみてください。プロジェクターにノートPCをつないで資料を映すこともできます。

ポイント4:資料を見てわかる内容は議題にしない

前月度の営業成績のような資料を見るだけでわかる内容は、営業会議の議題にしないことが大切です。読んでわかる内容の資料を、わざわざ会議で読み合わせする必要はありません。それこそ時間の無駄です。

口頭での補足が必要な内容であれば営業会議に取り上げてもいいですが、それでもメインの議題にならないよう注意しましょう。

無駄な営業会議は意識して減らすことが大切

貴重な時間を浪費にしないためには、営業会議の進め方を見直し、意識して無駄を減らすことが大切です。必要ないとわかっているのに、惰性で続けている会議ほど無駄なものはありません。

営業会議を効率化するには、SFAやプロジェクターといったツールの活用も必要です。導入に費用がかかりますが、会議の無駄が減って営業に充てる時間が増えれば、売上アップにつながるでしょう。

ムダな営業会議は時間の浪費

無駄な営業会議は、時間の浪費になるだけでなく、普段の業務を圧迫する原因となります。時間を割いてまで行う意義がなければ、その営業会議はムダと言わざるを得ません。

管理者は、営業会議を開くことで自分がしっかり管理業務できていると自己満足できますが、現場の営業パーソンからすると、それに付き合わされるのは迷惑な話と言えるでしょう。大切な営業の時間を無駄な会議に奪われれば、営業のモチベーション低下にも繋がりかねません。

はたして、本当にその営業会議は会社にとって、営業にとって必要なのか? そう自問自答したときに、自信をもって「イエス」と言えないのであれば、ムダな会議になっているといえるでしょう。

営業会議を開く理由や役割を押さえたうえで、ムダな会議にならないよう準備することが大切です。

ムダな営業会議は意識して減らす

貴重な時間を浪費にしないためには、営業会議の進め方を見直し、意識して無駄を減らすことが大切です。必要ないとわかっているのに、惰性で続けている会議ほど無駄なものはありません。

営業会議を効率化するには、SFAやプロジェクターといったツールの活用も必要です。導入に費用がかかりますが、会議の無駄が減って営業に充てる時間が増えれば、売上アップにつながるでしょう。

SFAを活用して営業報告 → ムダな営業会議を削減

先に紹介したSFA(営業支援ツール)を活用した、営業報告の効率化に成功した事例をご紹介します。営業管理ツール「UPWARD」を導入した事例です。

岡山ダイハツ販売株式会社では、営業の報告業務の負担が大きかったため、スムーズに報告できる環境を整えたいと考えていました。その解決策として、営業報告の機能を備える営業管理ツールの「UPWARD」を導入することに。

「UPWARD」を活用してモバイルでの営業報告を行うことで、業務負担が軽減し、課題が解決! さらにリアルタイムでの情報共有、外回りの営業担当者の直行直帰など、営業活動の生産性が向上しました。このようにモバイルでの営業報告や情報共有をすることで、報告のための営業会議を削減できます。

同事例の詳細は、以下のページでご覧いただけます。

岡山ダイハツ販売株式会社の事例

月に約20件/人の訪問件数プラスを実現。

UPWARDを使った営業報告の例

では実際にどのようにモバイルで営業報告を行うのか、「UPWARD」の画面をご覧いただきましょう。

SFAツールのUPWARDを使った営業報告の例

ご覧いただいたのはスマホで営業報告した画面です。案件ごとにコメントを書き込めるので、楽に営業報告ができます。タブレットにも対応しているので、もう少し大きな画面で操作することも可能です。

社内でモバイルでの営業報告の仕組みが浸透すれば、対面での営業会議を減らせるでしょう。ムダな営業会議がなくなれば営業活動に時間を割けますし、直行直帰で残業を減らすこともできます。

営業会議をなくすには、上記のようなSFAなどのツールを活用して営業報告や情報共有をするのがひとつの手です。必要な会議まで減らさなくてよいですが、営業報告などの時間を節約して、ムダな会議を減らしていきましょう。

おわりに:営業会議を削減して営業の負担を減らそう

営業会議は、取り上げる議題や進め方によっては、時間の無駄になりかねません。無駄のない営業会議にするために、SFAを導入することをおすすめします。本来、営業会議でしていた進捗報告などをSFAで事前に完了することにより、会議時間に余裕が生まれるでしょう。

また、余った時間を営業に使うことで、売上アップにもつながります。営業会議を効率化して、営業の負担を減らしつつ売上アップに向けて行動してください。

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