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SFA(営業支援システム)とは?導入する5つのメリットや機能を解説

SFA(営業支援システム)とは?導入する5つのメリットや機能を解説

SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取った名称です。読み方は「エスエフエー」。日本語では「営業支援システム」や「営業管理ツール」と訳されます。

SFAは、自社の営業プロセスや商談・プロジェクトの進捗状況を「見える化」=データを視覚化して管理しやすくするためのシステムです。つまり、営業に関わるデータを一元管理し、営業活動を効率化します。

そこで今回は、SFAとはどういうものか、SFAを導入する背景やSFA導入のメリットはどこにあるのか、といった点についてご説明いたします。

SFA(営業支援システム)とは?

最初に「SFAとは何か?」についてご説明します。

SFAとは、営業活動の記録、進捗状況、顧客情報の管理など、営業活動にかかる業務を支援するためのシステムです。自社の営業組織を強化するために導入するシステムのひとつで、ITシステムによる徹底した営業支援を行うことが目的となります。

それと同時に、営業部員の商談プロセスや営業プロジェクトの進捗状況を「見える化」して管理するのもSFAの役割です。営業活動の「見える化」により、営業部門の生産性や効率性を向上させることが可能となります。

Excelとの違いは、「情報共有のしやすさ」です。Excelはファイルごとに管理をするため同時編集や共有が難しいですが、SFAは共通したシステムを使って情報を管理するので、情報共有や報告業務が捗ります。

営業パーソンによって持っている情報やノウハウに差があると、営業活動が属人化しまいます。そうした状況を改善するには、社内で情報やノウハウの共有できるSFAが必要です。営業部門全体をパフォーマンスアップするのもSFAの役割のひとつ。

SFAを導入する5つのメリット

では、実際にSFAを導入すると企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか? SFAを導入することで得られる5つのメリットをご紹介していきます。

メリット1:スムーズな顧客管理が可能になる

顧客データベースの構築により、異動や退職で営業担当者が変わった際にもスムーズに引き継ぎを行うことができます。営業情報も顧客データベースに紐づいているので、新しい担当者によるこれまでの商談履歴などの把握が容易となり、商談の機会損失を防いでくれるでしょう。

また、しばらく取引のない休眠顧客の掘り起こしなども、SFA履歴から抽出した上で具体的なアクションを行うことが可能になります。

上述したように、SFAは営業活動の属人化を防ぐのも重要な役割です。SFAの情報共有機能を使うことで、各営業パーソンが持っている情報やノウハウが社内に蓄積されます。

メリット2:営業プロセスがわかりやすくなる

すべての営業社員の営業プロセスが明らかになることにより、戦略的に営業活動を行うことができます。過去の実績をもとに受注までの商談回数を見直す、あるいは上司の同行回数を増やすといった対策を素早く講じられるようになるでしょう。

つまり、現場のマネジメント、ひいては経営全体まで含めた営業情報の共有と戦略立案が可能となるのです。

メリット3:営業マネジメントの効率化

営業プロセスが明らかになることで、営業マネジメントの効率化にもつながります。従来の報連相に時間を割くこともなく、オンラインでリアルタイムに報連相ができるため、労働時間の短縮が実現できるでしょう。

メリット4:目標達成へのアプローチ

営業組織には必ずある目標に対し、その達成状況をリアルタイムで把握することが可能です。これにより、営業社員それぞれの行動から目標数字までの残りを推測したり、営業社員相互にフォローし合ったりできます。

Excelではリアルタイムでの目標達成を把握するのは難しいですが、SFAを使えば実現可能です。クラウド型の営業支援ツールである「UPWARD」を導入すれば、各営業パーソンの目標達成状況が「見える化」します。

メリット5:組織内での情報共有

SFAで過去の資料をアーカイブ化すれば、必要な情報を誰でも欲しい時に欲しいタイミングで抽出できます。顧客商談や報連相などの場面で時間を浪費することなくなるため、営業の効率化にもつながるでしょう。

多拠点展開している企業の場合は、拠点間の情報共有がスムーズになるというメリットもあります。これもExcelではできないことです。

SFAを使ってできること(SFAの機能)

では次に、SFAの特徴的な機能を5つご紹介します。導入するSFAによって多少の違いはありますが、多くのSFAがこれらの機能を標準で実装しています。

機能1:顧客データベースの構築

顧客の名刺情報を始め、アクセス・ウェブ・情報・プレスリリース・株価・担当者の性格・異動情報など、ありとあらゆる顧客情報を一元化して管理することができます。必要な情報に自動でアクセスしてシステムに取り込む機能も。

機能2:営業プロセス管理

上記顧客データベースと連携し、商品やサービスの提案から受注に至るまでのプロセスを記録できます。単に営業日報や営業報告として情報を蓄積するだけでなく、定量的な営業情報としての記録も可能です。

機能3:営業マネジメントの効率化

営業プロセスの見える化により、営業社員の商談状況の把握や商談の問題点の抽出といった、営業マネージャーの本来の役割に集中できるようになります。イレギュラー対応や失注案件の原因究明などもSFA情報により明確化されるので、マネジメントが介入すべき瞬間を逃さずに済むでしょう。

機能4:予実管理

SFAの導入により、リアルタイムで予実管理が可能となります。あらかじめ予算をインプットしておき、日々積みあがっていく営業実績との乖離や問題点などを、素早く抽出することが可能に。

機能5:グループウェア機能

SFAには、スケジュール管理・ToDoリスト・メーリングリスト・グループチャットなど、グループウェア機能が備わっているものが多くあります。

また、ドキュメント共有機能を利用して、顧客に提出した営業資料や顧客から預かった資料などもアーカイブ化できます。

SFAの機能については、こちらの記事で詳しく紹介しています。導入するにあたり、どのような機能があるかを知っておくのはとても大事です。

SFAの代表的な5つの機能と営業活動が捗る便利な7つの機能

SFAに実装されている代表的な機能をご紹介。

自社に合ったSFAを選ぶことが大事

SFAは各社で機能や使い勝手が異なります。上記はごく一部で、顧客管理ができる機能を備えたSFAもあります。

機能が充実していればよいわけではありません。多機能すぎて操作が複雑になると、導入しても営業パーソンに使われない恐れがあります。

大事なのは、自社に合ったSFAを選ぶことです。営業活動が効率化するのであれば、必要最低限の機能だけでも問題ありません。

SFAを選ぶポイントは、以下の記事にまとめてあります。自社に合わないSFAを導入しないように、ぜひ読んでおいてください。

SFA(営業支援ツール)を選ぶ7つのポイント、自社に合ったツールの選び方

SFAを選ぶ際に抑えておきたい7つのポイントを解説。

SFAとCRMの違い

ところで、SFAと同様の機能を持ったCRMというシステムがあるのもご存知でしょうか?

CRMとは、「Customer Relationship Management」の頭文字を取ったシステムであり、主に「顧客管理」にフォーカスしたシステムです。

簡単に言うと、SFAが営業活動に軸足を置いた考え方であるのに対し、CRMは顧客管理に軸足を置いているシステムです。広い意味で考えると営業活動も顧客管理の一環であるため、CRMの一部がSFAであるということもできますが、営業プロセス管理などのCRMにはない機能もSFAには実装されています。

CRMをここで解説すると長くなるので、詳細は過去に掲載した以下の記事をご参照ください。

CRMとは?営業活動に必要なCRMという考え方

CRMの重要性と営業活動での活用方法を解説。

また、SFAとCRMの違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

SFAを導入する背景

企業がSFAを導入する背景には、多くの企業にありがちな以下のような営業組織の問題点が挙げられます。

問題点1:営業組織が個人商店の集まりになっている

パレードの法則(売上の8割のうち2割は営業社員で稼いでいる)を持ち出すまでもなく、営業組織は個人のスキルによる成績差が最も顕著に表れる部門です。2割の優秀な営業社員のノウハウはそれぞれの個人に蓄積され、組織全体で共有されることがありません。

このように、営業組織が単なる個人商店の集まりになってしまっている状況を打破するため、組織で情報共有できるSFAが必要となります。

問題点2:人事異動で顧客が離れる

営業担当者が異動や退職などをする場合、通常であればしっかりとした業務引き継ぎを行うのが当然です。前任者の頭の中にしかない情報や商談履歴などもたくさんあるので、細部まで引き継ぎをする必要があります。

しかし、実際は引き継ぎ時間を十分に確保するのが難しく、前任者が持つ情報が共有されないまま退職してしまう、というのが現実です。その結果、顧客満足度の低下を招き、最悪の場合は顧客を失うことにもなります。

組織全体での情報共有が可能なSFAは、こうした人事異動や退職に伴う引き継ぎの課題を解決します。

問題点3:時間外に行う報連相の負担

通常の業務時間は顧客対応に追われ、上司や部門全体への「報連相」は業務時間外、いわゆる残業によって対応することがほとんどです。これにより労働時間の長時間化を招くばかりか、営業効率ダウンも起こりかねません。

SFAを導入すれば、組織内でのスムーズな情報共有や報告が可能になるため、時間外に行なっている報連相などの業務の負担を軽減できます。

SFAの導入で営業活動の効率化を実現

SFA導入により、営業組織、および営業活動全体の効率化をはかることができます。これまで営業担当の個人スキルに依存していた営業活動を、広くすべての営業社員が真似できるよう展開することも可能です。

また、SFAは営業活動以外のいわゆる報連相業務を軽減する役割も持ち、結果的に労働時間の短縮といった働き方改革にもつながります。SFAによっては、ここに挙げた以外にも便利で強力な機能を実装したものもあります。

導入に当たっては、自社の営業活動を鑑み、自社に見合うSFA選定を心がけてください。

営業管理ツールの「UPWARD」なら、世界15万社以上が導入する人気のSFA/CRMツール「saleceforce.com」との連携が可能です。「UPWARD」の特長や機能はこちらのページで詳しくご紹介しています。

ぜひ、実際の製品の機能を見ながら、使用感をイメージしてみてください。

 UPWARDの特長と機能

営業活動を効率化するUPWARDの機能をご紹介。

おわりに:SFAは営業力強化を後押しするシステム

SFAは営業効率化を図るシステムですが、会計系や業務系などのシステムと異なりSFAが無くても営業活動が止まることはありません。もともと労働集約的な業務が多かった営業組織だけに、SFAを組織に根付かせるには相応の労力を必要とします。

とはいえ、上手に活用すれば、より早く確実に営業力強化を図ることが可能です。システム導入においては、十分なコンサルテーションを受けた上で、必要な機能から徐々に導入していくといった工夫が必要でしょう。

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