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営業日報を続ける3つのメリットと営業力を高める営業日報の書き方

営業日報を続ける3つのメリットと営業力を高める営業日報の書き方

営業職のかたなら誰でも書いたことがある営業日報。中には「こんなことをしているならもっと商談に時間を割きたい」「上司に監視されているようだ」と考え、どちらかというと、義務感で嫌々続けているかたも少なくないでしょう。

そもそも、「営業日報を書く」ということに“どのようなメリット”があるのか、また、どのようなロジックで営業力が強化されるのかについて、営業日報の書き方も含めて解説していきます。

営業日報を続ける3つのメリット

組織としての営業力が高められる!

営業日報を書くことにより、“売れる営業担当者”と“いまいち売れていない営業担当者”の行動やスキルの違いが可視化されることで、明確になり組織内でのナレッジや共有ができるようになります。また、マネージャーが営業日報をとりまとめて、分析することで、より成果を上げるためのポイントが何かはっきりします。

逆に、営業担当者の行動を監視・管理するためだけに営業日報を続けている組織のマネージャーは、営業日報の持つ機能を活かせていないということになります。

ですから、マネージャーや営業担当者は、ただ漫然と営業日報を確認したり記載するのではなく、自分たちの組織にとってプラスになる要素を拾い上げられる仕組みを考え活用し、意思を持って営業日報を続ける必要があります。

仕事の振り返りと業務の抜け漏れを防止できる!

営業日報を書くことで、その日の行動や商談内容を振り返ることができるようになります。不要な活動や無駄な行動が何で、どのような要因がその状態を作っているのかについて反省し、翌日からそれを繰り返さないよう改善ができます。そして、繁忙な時期などに多くの活動や商談をこなす状況では、その活動内容の記憶が薄れる前に商談内容を記入しておくことで、抜け漏れの防止のセルフチェックもできます。

引き継ぎがスムーズに行える!

部署間の移動など、担当する顧客のJOBローテーションが行われることもあるでしょう。そのようなタイミングでも、営業日報を続け、情報を積み重ねることにより、顧客情報も日々自然に蓄積されていきます。

担当者変更の際に、一から顧客情報をまとめるのは大変な労力がかかります。また、組織や企業にとっても、本来の営業が担う活動以外での作業にリソースを割くことになりますので、できるだけリソースを最小限に留めたい業務です。そのような状況になった際でも、日頃から蓄積された情報がきちんと残っていれば、蓄積された情報に留意点やポイントを添える程度で引き継ぎ資料として活用することができます。

定期異動などで人材流動が活発な企業の場合は、現在の担当になるまでに何人もの担当者を経ていることもあるでしょう。そのような場合でも、営業日報が残っていれば過去の担当者とのやり取りをすべて確認できます。

営業力を高める営業日報の書き方

営業日報を書くにあたって、各営業がそれぞれのフォーマットで記入しているケースがよくみられます。これでは、読みにくいですし、マネージャーが後日データ分析をする際の大きな障壁になります。

全員で共通のフォーマットを使い、記入できるようテンプレートを用意して、記入する際のルールや運用について、ドキュメントなどで可視化してだれでもわかりやすい状態にしておくこと、だれにでも続けやすいものにすることがとても重要です。

また、行動だけをそのまま書くだけではなく、その日の商談の時や活動する中で気づいた課題感や、その改題への対策や改善についても併せて記入するようにします。

日々の小さな“気づき”ですが、これこそが、営業活動自体のPDCA(Plan・Do・Check・Action)を回す原動力になりますし、当然、営業活動や個人のスキルを改善していくことにつながります。

エクセル(Excel)ではなくクラウドを活用する!

エクセル(Excel)による営業日報の問題点

みなさんの会社でも、Excelはいまだに現役で様々な資料作成に役立っていることと思います。また、営業日報もエクセルを活用して記録している方もまだまだ多いのではないでしょうか。一般的に決まった雛形をベースに持っておき、記入していく業務には必ずと言ってよいほどエクセルのテンプレートが登場します。

組織の規模として、営業組織の人数が1名~数名程度の組織であれば、エクセルでも十分に対応ができるケースが多いのですが、5名を超えるあたりから一定の規模以上になると、運用がすぐに限界を迎えてしまいます。

エクセルでの営業日報作成した際に、運用上や利用上でどのような不都合が起きるのか、問題点をいくつかあげていきます。

1 勝手にフォーマットを改造するメンバーが出て、フォーマットの統一性が失われる

皆さんも、エクセルのテンプレートがカスタムできることを理由に、自分の使い勝手に合わせて、カスタムをして使用した経験があると思います。しかし、組織として最終的にデータ分析などに活用することを考えると、この変更(カスタム)は非常に大きな障害になり、分析を担当するセクションの業務を増やしてしまったり、マネージャーの負荷を増大させてしまいます。

2 複雑なマクロが組み込まれ、元の作成者以外に改修ができない

これも、多くの会社で見られるケースです。各自で入力作業を少しでも省力化するために、作成者や時には個別の数式やマクロなどが組み込まれていて、リテラシーを高く持っていない方には、たとえ不具合が出たとしても回収ができず、日報を記載する業務自体ができなくなるケースです。

3 ファイルが重くなり、記入や閲覧に時間がかかる

大きな画像やあまりにも大量なデータを一つのファイルに盛り込んでいたり、そのデータを加工したグラフやリンクの多用により、ファイルそのものの容量が大きくなってしまい、起動や動作が遅くなるという現象です。最悪の場合、ファイル自体が破損してそれまでのデータが消失してしまうこともあります。

そのほか、「20180120-new-営業日報【最新版】.xlsx」のように同じような名前のファイルが多くできてしまい、どれが正しいデータかわからなくなるですとか、全員が同じファイルを一度に開くことができない(加工ができない)ことから、入力待ちの時間が生じてしまうなどです。

他にも問題点はありますが、これらの例を見るだけでもエクセルでの運用が中長期間での運用を想定している、また、一定以上の規模の組織においての活用を想定した場合、運用上に支障が生じる可能性が高いことが理解いただけたかと思います。

クラウドサービスを活用して営業日報を記録するメリットについて

エクセルで不具合が出る可能性が高い時におすすめなのが、Salesforce(セールスフォース)やUPWARD(アップワード)などに代表されるクラウドのSFA(Sales Force Automation)ツールです。

SFAは、営業支援を目的に設計・開発されたシステムで、機能の一つとして“営業日報”を備えています。クラウドサービス型のSFAであれば、先に紹介したようなエクセル運用で生じる問題は解決できます。

また、ネット環境に繋がることでどこででも、記載した情報を“その場”で入力できるので、営業活動の移動時間に少しの合間時間を有効に活用して、入力することも可能です。

時間を効率的に使えるようになるので、とくに帰社後に営業日報を入力しているために残業が減らない…と悩んでいる組織にはとても効果が高い施策です。

外出先で、ノートPCを開くのは面倒だなとお考えの方には、ぜひ、スマートフォンに対応しているSFAがありますので、用途に合ったサービスを選んでみてください。

おわりに

営業の現場から、どちらかというと嫌われがちな営業日報も、その目的をきちんと理解し、正しい運用を行えば強力な戦力になります。営業日報を有効に活用して、組織の営業力をボトムアップしませんか!

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