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営業日報を続ける4つのメリットと営業力を高める営業日報の書き方

営業日報を続ける4つのメリットと営業力を高める営業日報の書き方

営業職のかたなら、誰でも営業日報を書いたことがあるでしょう。しかし、中には「こんなことをしているならもっと商談に時間を割きたい」「上司に監視されているようだ」と考え、義務感で仕方なく続けているかたも多いのでは?

そもそも、「営業日報を書く」ことに“どのようなメリット”があるのか、また、どのようなロジックで営業力が強化されるのか、それを知らなければ無駄だと感じても仕方ありません。本記事では、営業日報を続ける4つのメリットと、営業力を高める営業日報の書き方を解説していきます。

営業日報を続ける4つのメリット

メリット1:組織としての営業力が高められる

営業日報を書くと、“売れる営業担当者”と“いまいち売れていない営業担当者”の行動やスキルの違いが可視化され、組織内でのナレッジや共有ができるようになります。それらの情報をマネージャーが営業日報をとりまとめて分析することで、成果を上げるためのポイントがはっきりします。

逆に、営業担当者の行動を監視・管理するためだけに営業日報を続けている組織のマネージャーは、営業日報の持つ機能を活かせていないといえるでしょう。

ですので、マネージャーや営業担当者は、ただ漫然と営業日報を確認したり記載したりするのではなく、自分たちの組織にとってプラスになる要素を拾い上げられる仕組みを考え、意思を持って営業日報を続ける必要があります。

メリット2:仕事の振り返りと業務の抜け漏れを防止できる

営業日報を書くことで、その日の行動や商談内容を振り返ることができるようになります。不要な活動や無駄な行動を洗い出し、どのような要因がその状態を作っているのかについて反省する。そして、翌日からそれを繰り返さないよう改善するためのツールとして、営業を活用するのです。

繁忙な時期などに多くの活動や商談をこなす状況では、その活動内容の記憶が薄れる前に商談内容を記入しておくことで、抜け漏れの防止のセルフチェックもできます。

メリット3:引き継ぎがスムーズに行える

部署間の移動など、担当する顧客のジョブローテーションが行われることもあるでしょう。そのようなタイミングでも、営業日報を続けて情報を積み重ねることにより、日々、顧客情報が蓄積されていきます。

担当者を変更する際、一から顧客情報をまとめるのは大変な労力がかかりますよね。また、組織や企業にとっても、本来の営業が担う活動以外にリソースを割くことになりますので、できるだけ無駄を最小限に留めたい業務です。

営業日報で日頃から情報を残していれば、留意点やポイントを添える程度で引き継ぎ資料として活用することができます。このように営業日報を利用して引き継ぎをすることで、リソースの無駄を省けます。

定期異動などで人材流動が活発な企業の場合は、現在の担当になるまでに何人もの担当者を経ていることもあるでしょう。そのような場合でも、営業日報が残っていれば過去の担当者とのやり取りをすべて確認できます。

メリット4:情報共有ができる

営業日報は、情報共有ツールとしての役割も持っています。個々の営業パーソンが得た情報を、営業日報を通して社内で共有することで、情報とノウハウが属人化するのを防げます。

営業日報を行わないのであれば、それに代わる情報共有ツールの導入が必要です。営業日報は業務報告を兼ねた情報共有ができるので、効率のいい情報共有ツールといえます。

営業力を高める営業日報の書き方

フォーマットを統一する

営業日報を書くにあたって、各営業がそれぞれのフォーマットで記入しているケースがよくみられます。これでは、読みにくいですし、マネージャーが後日データ分析をする際の大きな障壁になります。
全員で共通のフォーマットを使い、記入できるようテンプレートを用意して、記入する際のルールや運用について、ドキュメントなどで可視化してだれでもわかりやすい状態にしておくこと、だれにでも続けやすいものにすることがとても重要です。

課題や気づいたことを書く

営業日報には、行動だけをそのまま書くだけではなく、商談の時や営業活動をする中で気づいた課題を書くようにしましょう。営業パーソンとして成長するには、自分で課題を見つけるよう意識することが大事です。

日々の小さな“気づき”でも、これこそが、営業活動自体のPDCA(Plan・Do・Check・Action)を回す原動力になりますし、当然、営業活動や個人のスキルを改善していくことにつながります。

改善策を書く

課題を発見したら、改善策や対策についても併せて記入するようにしましょう。頭の中だけに留めるのではなく、自分なりに改善策を考えたことを、営業日報に書くことが大事です。

改善策が思いつかなければ、上司の指示を仰ぎたいという旨を書きましょう。上司からフィードバックを受ければ営業活動にプラスになりますし、上司も部下が抱える課題を知ることで業務の見直しに活用できます。

コミュニケーションツールとして活用する

営業日報は、ただの報告書類に留めるのはもったいないです。上司と部下のコミュニケーションツールとして活用すれば、有益な営業日報になります。
上述のように、部下から課題の改善策の指示を仰ぎ、上司がそれに答えるという形を採用すれば、営業日報がコミュニケーションツールとして活躍するでしょう。

Excel(エクセル)による営業日報の問題点

みなさんの会社でも、Excelはいまだに現役で様々な資料作成に役立っていることと思います。また、営業日報もエクセルを活用して記録している方もまだまだ多いのではないでしょうか。一般的に決まった雛形をベースに持っておき、記入していく業務には必ずと言ってよいほどExcelのテンプレートが登場します。

組織の規模として、営業組織の人数が1名~数名程度の組織であれば、エクセルでも十分に対応ができるケースが多いのですが、5名を超えるあたりから一定の規模以上になると、運用がすぐに限界を迎えてしまいます。
エクセルでの営業日報作成した際に、運用上や利用上でどのような不都合が起きるのか、問題点をいくつかあげていきます。

問題点1:フォーマットの統一性が失われる

エクセルのテンプレートがカスタムできることを理由に、自分の使い勝手に合わせて、カスタムをして使用した経験がある方は多いのでは?

しかし、組織として最終的にデータ分析などに活用することを考えると、この変更(カスタム)は非常に大きな障害になりかねません。フォーマーとの統一性がないと、分析を担当するセクションの業務を増やしてしまったり、マネージャーの負荷を増大させたりといった問題が出てきます。

問題点2:複雑なマクロが組み込まれ、元の作成者以外に改修ができない

これも、多くの会社で見られるケースです。各自で入力作業を少しでも省力化するために、作成者や時には個別の数式やマクロなどが組み込まれていることがあります。

マクロが理解できる方ならば改修ができるでしょうけれど、ITリテラシーを高く持っていない社員にとっては大きな問題です。たとえ不具合が出たとしても改修ができず、場合によっては営業日報を記載する業務自体ができなくなります。

問題点3:ファイルが重くなり、記入や閲覧に時間がかかる

Excelは、大きな画像や大量なデータを一つのファイルに盛り込んだり、そのデータを加工したグラフやリンクの多用したりするとファイル容量が大きくなり、起動や動作が遅くなってしまいます。最悪の場合、ファイル自体が破損して、それまでのデータが消失してしまうなんてことも…。

そのほか、「20180120-new-営業日報【最新版】.xlsx」のように同じような名前のファイルが多くできるとか、どれが正しいデータかわからなくなるのもExcelを利用する際の課題です。また、Excelでは全員が同じファイルを一度に開くことができないため、入力待ちの時間が生じるといった問題もあります。

ほかにもExcelで営業日報を管理する際の問題点はありますが、これらの例を見るだけでもExcelは中長期間での運用に向いておらず、また、一定以上の規模の組織においては、運用に支障が生じる可能性が高いことが理解いただけたかと思います。

SFA(営業支援システム)を活用して営業日報を記録するメリット

Excelで不具合が出る可能性が高い時におすすめなのが、クラウド型サービスのSFA(営業支援システム)です。

SFAは、営業支援を目的に設計・開発されたシステムで、機能の一つとして“営業日報”を備えています。クラウド型サービスのSFAであれば、先に紹介したようなExcel運用で生じる問題は解決できます。

また、スマホやタブレットを利用すれば記載した情報を“その場”で入力できるので、非常に便利です。移動時間などのスキマ時間を有効活用して営業日報を書くことで、業務効率化につながります。

SFAの導入によって時間を効率的に使えるようになるので、帰社後の営業日報業務で残業が減らない…と悩んでいる組織には、とても効果が高い施策となるでしょう。

外出先で、ノートPCを開くのは面倒だなとお考えの方には、ぜひ、スマートフォンに対応しているSFAがありますので、用途に合ったサービスを選んでみてください。

「UPWARD」はモバイル対応しているので、外出先でスマホやタブレットから手軽の報告業務を済ませられます。「UPWARD」で利用できる機能は、こちらのページでご確認いただけます。

UPWARDの機能

おわりに:営業日報を有効活用して営業力をボトムアップ

営業日報は、営業の現場で嫌われがちですが。しかし、その目的をきちんと理解し、正しい運用を行えば強力な戦力になります。

現状で多くの営業担当者が営業日報業務に不満を持っているのであれば、運用の仕方を見直す必要があるでしょう。また、営業日報を書くことで得られる効果を説明し、理解してもらうことも大切です。

SFAで営業日報業務を効率化する方法もありますので、この機会に見直してみてください。営業日報を有効に活用して、組織の営業力をボトムアップしましょう!

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