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営業管理をエクセル(Excel)で行うべきでない5つの理由とクラウドシステムの優位点

営業管理をエクセル(Excel)で行うべきでない5つの理由とクラウドシステムの優位点

顧客の情報管理や商談ステータスの進捗管理、また、営業日報などにMicrosoft Excel(以下、エクセル)でテンプレートを作成して管理ツールとして使っている、営業の管理を行う企業は珍しくありません。しかし、エクセルに代表される“表計算ソフト”を活用した営業管理にはいくつかの欠点があります。

これまでの慣習に倣って、安易にエクセルを使い続けることで、業務が複雑化しその対応を余儀なくされた際に「困った、わからない」と頭を抱えるケースも多くなってきています。では、どのような状況の時に、このような問題が発生するのか?について、ここではエクセルによる営業管理の欠点について具体的に見ていきたいと思います。また、なぜ営業管理をクラウドサービスによって行う企業が増えているのか?についても説明をいたします。

エクセルで“営業管理”をすべきでない5つの理由

理由1:複数のメンバーで同時編集ができない

ただし、同じエクセルのファイルを同時に複数の人で共有して使いたい時には不便な点も多くあります。原則として、同時に複数人で同じファイルを編集することはできない使用になっており、もし仮に、同じファイルを複数の人が使いたいケースでは、そのファイルの編集が終了し、保存されるまでの時間、次の順番を待つというフローになり、とても非効率的です。

理由2:入力が面倒で定着しない

エクセルのシートには、マクロやVBAなど効率をアップする機能があります。しかし、シートに沢山の機能を付けると、いざ入力する時に「どこに何を入れればよいのかわからない」ということが起きる可能性が高くなります。

特に、パソコンに対して苦手意識を持つベテランの方にとっては、エクセルの入力自体にストレスを感じてしまい、難しく面倒になり入力自体を放棄してしまうこともあり得ます。そうなると、企業や組織にとって大切な数値や文章が残らなくなってしまい、定量的な記も、ベースとなる記録(データ)に不備があることで、導き出したい結果に到達できないということにもつながります。

理由3:個人が、勝手にカスタム・改変をしたり、ファイルそのものを壊してしまう可能性

エクセルシートは、自由度の高いアプリケーションで用途に合わせたカスタマイズができます。そのため、共有用のエクセルシートを個人が勝手に使いやすいようにカスタムしてしまうケースも少なくありません。みんなで共有するファイルが個人だけ使い勝手や意向で変えられてしまうと、他の人が使いにくく、また、比較をする際などにわかりにくいものになるケースも出てきます。また、そもそもどのように使用するかについて、他の人がわからなくなり、作業性が下がることも少なくありません。

このように、本来はポジティブな機能として、簡単にカスタムできるという特徴を持つエクセルですが、使用する個人が好きに手を加えることで、貴重なデータがたった1つの操作で、壊れたり消えてしまう危険性もはらんでいるのです。

理由4:データが分散して見づらい

エクセルのシートに入力されているデータが多い場合、シートを上下にスクロールしなければなりません。データ量が多ければ多いほどスクロールする時間も長くなり、目的のデータにたどり着くまでに無駄な時間を要することになります。

さらに、複数のシートを使用して作業をしていると、データが分散してしまい、“どのシートに誰が何を書いたのか“が、わからなくなることも。沢山のシートやファイルの中から目的のものを探すのだけでも多くの労力を必要とします。

理由5:ファイルが重たくなる

エクセルの問題点として、大量のデータ格納や、マクロ・VBAなどを多用することにより、ファイルが重たくなります。

目的のシートを開くのに時間がかかり、さらに、入力するときも、反応の悪い状態となることがあります。これでは入力作業自体が効率的に行えず、せっかく効率化を目的としてエクセルを使用していても、逆効果になり意味がありません。

エクセルでの管理に限界を感じている場合におすすめなのが、クラウドサービスを利用することです。エクセルのデメリットが解消され、スムーズに仕事が進むようになります。

理由1 1つのシステム/ファイルを同時に共有して使える

エクセルでは、原則として同時に複数人で作業を行うことはできませんが、クラウドサービスであれば、1つのシステムの中で同時アクセスをして、同時に作業を行うことが可能です。

また、クラウドサービスを利用することで、PCなどのハードウエアに依存しない環境で作業を行えるため、例えば、会社にいなくても、外出先でも作業を行うことが可能になります。指定の共有ファイルへ作業を行うためだけに、多くの移動時間を費やして、営業先から会社に戻り、自分の順番を待ってエクセルに入力する必要もなくなります。

理由2:フォームが統一されているので、入力しやすい

エクセルについては以前から、複雑で入力しづらいから“苦手”意識を持っているという人も少なくないのではないでしょうか。クラウドサービスであれば、フォーマットが統一されており、必要に応じた入力スペースが適宜用意されているため、作業性も上がりやすく、入力しやすいのです。一度、入力の仕方を覚えてしまえば、次回からはどなたでもスムーズに作業することができるようになります。

全て統一されたフォーマットのため、個人が勝手にカスタムをしたり、ファイルを壊すような心配もなくなり、メンバーで安心して使うことができます。

理由3:入力ミスや漏れが防げる

エクセルでは入力ミスをしていても、なかなか自分で気付くことが難しいものです。作業の最後になって、なぜか数値が合わない。そんなことも多々あるのではないでしょうか。また、その原因を究明するのにも多くの時間と労力を必要とします。

その点、クラウドサービスであれば、入力ミスをしたその時にアラートなどで、警告してくれる機能があるので、入力ミスが原因で作業自体に大きな影響を及ぼすということも少なくなります。

理由4:管理者が確認しやすい

エクセルでは大量のデータを毎回開いて管理者が目を通さねばならないですが、クラウドサービスなら入力されれば、目的の箇所を管理者が一括して確認することができます。

例えば、クラウドを使ったSFA(Sales Force Automation)ツールがあります。

担当者が、モバイル端末などで入力すると、簡単に社内のメンバーへ情報を共有することができます。また、入力は簡単にスキマ時間で対応することもでき、ファイルを開く時間に悩まされることもありません。

管理者へは、外出先からもデータが共有されるので、営業対策や問題解決のスピードが大きく向上します。

まとめ

営業管理をエクセルだけで行うのには、前述での通り限界があります。

「現在、エクセルを使っているけれども、頻繁に問題が発生していて困っている」という場合、クラウドサービスの導入を検討するべきです。

クラウドサービスを利用することで、エクセルを使用していた時に発生していた多くの問題は解決すると思います。またメリットは、フロントで現場を担当する営業担当にも、メンバーを統括して組織をまとめる管理者にも、多くのメリットをもたらします。

まずは、今自社でエクセルを使っていることで起きている問題点を具体的にあげて、クラウドサービスと比較してはいかがでしょうか。

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