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【Salesforce】リストビューを使ってデータ管理をする

alesforceには入力されているデータを一覧で見る方法として、レポートとリストビューがございます。前回のブログでは、Salesforceのレポート機能についてご紹介をさせていただきました。

ブログ|【Salesforce】レポートを作成する ~基礎編 

今回はリストビューの使い方を紹介させていただきます!

▶︎Salesforceのリストビュー機能とは

リストビューでは、Salesforceに取り込まれているデータを一定条件で絞り込み一覧表示をさせる機能です。目的のレコードが探しやすくなったり、データを連続して更新する際などに非常に便利な機能です。
リストビューは各タブ毎に用意されています。抽出条件などを変更したカスタムリストビューを作成することができますので、業務にあわせて作業の効率化を図ることができます。
それでは早速カスタムリストビューの作成方法をご紹介します。

▶︎新規のビューを作成する

カスタムビューを作成したいタブを選び、「新規ビューの作成」リンクをクリックします。今回は「取引先」のビューを作成しようと思います。

  • 新規ビューの作成ページが開かれますので、任意のビュー名をつけます。ビューの一意の名前には、システム上の識別コードとなります。自動で入力されますが、半角英数字であれば変更しても構いません。
  • 検索条件を指定します。所有者別の絞り込みと追加項目別の絞り込みができます。ここでは私の取引先を選択し、” 取引先ランクがSまたはAのもの” でかつ 、”訪問経過日数が60日より経っているもの ” で絞り込みます。またAND条件だけでなく、OR条件を使いたい場合は、検索条件ロジックで指定することができます。
  • 表示する項目を選択します。ビューに表示したい項目を「選択済みの項目」の中に入れます。矢印ボタンで表示の順序を変えることができます。
  • ビューの表示対象を設定します。こちらで公開する範囲を選ぶことができますが、ビューの公開権限がない場合はこちらの項目は表示されません。

 

  • 最後に保存ボタンをクリックします。

▶︎項目のインライン編集をする

  • リスト上で変更したい項目をダブルクリックで編集ができます。

変更のポップアップ画面が開きますので、変更して保存をします。

基本的にロングテキストエリアを除き、編集が可能ですが、オブジェクトによって例外もあります。詳しくは下記のサイトをごらんください。

https://help.salesforce.com/HTViewHelpDoc?id=getstart_inline_editing.htm&language=ja

▶︎リストビューから項目の一括更新をする

  • またリストビューでは、選択式の値を一括で更新することができます。更新したいレコードにチェックを入れ、変更したい項目を一箇所ダブルクリックします。
  • 変更の適用先を「選択したX件のすべてのレコード」を選択し、保存します。

※インライン編集ができない場合は、下記の設定をご確認ください。

1)「設定」- 「カスタマイズ」-「ユーザインタフェース」をクリックして、「インライン編集を有効化」および 「拡張リストを有効化」 という 2 つの設定がオンになっていることを確認する。
2)レコードタイプを使っている場合は、単一レコードタイプになるように条件を設定する。(AND条件のみ対応)

参考URL
https://help.salesforce.com/apex/HTViewSolution?id=000003911&language=ja
https://help.salesforce.com/apex/HTViewSolution?id=000003647&language=ja

以上で基本的なSalesforceのリストビュー機能のご紹介は終わりです。

リストビューを使えば、項目の編集が簡単にできるようになります。ぜひ活用してみてくださいね。

レポート機能での表示方法についてはこちらも参考にしてください。

ブログ|【Salesforce】レポートを作成する ~基礎編 

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