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【Salesforce】レポートを作成する 〜基礎編

UPWARD(アップワード)のサジェスト機能をご利用いただく際、まずはSalesforceのレポートを作成していただく必要がございます。

今回はSalesforceで作成ができるレポートの種類と、サジェスト機能を使うために必要となる、表形式レポートの作成方法をご紹介させていただきます!

▶︎Slesforceのレポート機能とは

Salesforceに登録されているデータを出力するための機能の一つです。

大量データの表示をする際に、条件を細かく絞り込んだり、集計をしたりすることが可能です。

▼レポートの種類

レポートは4種類あります。

ちなみにUPWARDサジェストの機能をご利用いただくためには、下記の条件のレポートを作成する必要があります。

  • 表形式のレポートであること
  • 列に、行動の関連先/名前として指定可能な項目を含むこと
  • 列に、UPWARDのロケーション項目を含むこと

今回はこちらの条件に従い、取引先のレポートを作成したいと思います。

▶︎新規の取引先レポートを作成する

  • まずは取引先のレポートを作成します。

「レポート」タブ、またはタブの「+」ボタンよりすべてのタブを表示し「レポート」を選択します。

  • 「新規レポート」をクリックします。
  • レポートタイプを選択します。今回は取引先を選択します。

▶︎レポートの表示項目を選択する

レポート作成画面は、3つのパートで構成されています。

  1. 項目:フィールドの検索・選択をします
  2. 検索条件:検索条件の定義をします
  3. プレビュー:レポートのプレビューを表示します

プレビューにはあらかじめ、複数の項目が表示されています。表示されている列の入れ替えや削除はドラッグアンドドロップで簡単にできます。

追加で表示したい項目がある場合は、表示したい項目を「項目エリア」からドラッッグアンドドロップ、またはダブルクリックすることで追加できます。UPWARDサジェストを使うために必要なロケーション項目を追加します。

▶︎抽出条件を設定する

「検索条件エリア」で抽出したい条件を設定します。

今回は登録しているすべての取引先から、神奈川県の取引先を抽出します。

  • すべての取引先を選択します
  • 日付項目を空欄にします
  • 条件の「追加」をクリックし、「都道府県(請求先)」「次の文字と一致する」「神奈川県」となるようにします。

※値をカンマ区切りで記載することで、OR条件を加えることが可能です。「東京都,神奈川県」など。

また、条件の絞り込みには下記のような方法もあります。

  • 条件ロジック:条件1 AND(条件2 OR 条件3)のように複数の論理式を組み合わせることができます。
  • クロス条件:関連するオブジェクトの条件で、表示するデータの絞り込みを行うことができます。

▶︎レポートを保存、実行する

  • レポートを保存すると、いつでも同じ抽出条件で出力結果を確認することができます。保存せずに実行する場合は「レポートを実行する」をクリックします。レポートを保存したい場合は、「保存」ボタンをクリックしてレポートを保存します。
  • レポート名を入れ、「保存して実行」をクリックすると、レポートは保存され、出力結果の一覧ページに遷移します。

▶︎レポートの出力結果を確認する

出力結果の画面から、再度抽出条件を変更する場合は「カスタマイズ」をクリックすると、レポート作成画面に戻ることができます。

以上で基本的なSalesforceレポート機能のご紹介は終わりです。今回ご紹介できなかったレポートの種類に関しては、次の機会にまたご紹介をさせていただきます。

今回作成したレポートを利用してUPWARDのサジェスト機能をご利用いただくことが可能です。優先度や訪問経過日数などで、行くべき顧客リストを作成してご利用ください。サジェスト機能では移動時間を考慮したスケジュールの作成が簡単にできます。

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