”訪問”以外の業務時間を削減し、1年間で訪問活動数225%UPを実現！ 営業現場で”すぐ”顧客情報にアクセスし訪問活動へ。報告作業も1/3に短縮！ | インタビュー | 営業管理ツール（SFA）のUPWARD（アップワード）

当部署は、既存顧客のサポートが主業務となります。製品にトラブルがあった際の修理・点検や、保守契約終了間近のお客様や保守契約が終了してしまったお客様のフォローといった業務をしています。我々はこれを「顧客活動」と呼んでおり、6割ほどがこの業務に費やされています。顧客活動の際、空いた時間で近隣のお客様についで訪問をしようとすると、これまでは都度パソコンを立ち上げ、Microsoft Excelで作成された訪問先リストを閲覧し、そこから顧客の住所を確認して地図ソフトや場合によってはカーナビゲーションに入力して、といった一連の作業を行い、訪問先を選定していました。そのため、訪問先を決定するまでに30分はかかっていました。特に土地勘がない場所や経験の浅い担当者にとっては、これらの作業が大きな負担となっていました。顧客活動を効率的に実施するためにSalesforceで顧客情報の管理を行っています。訪問先のリストは担当毎にSalesforceからデータをダウンロードして利用しているのですが、情報量が多すぎてダウンロードするのに時間がかかっていたり、情報量が多すぎてスマートフォンで閲覧できないといった手間が発生しており、もっとSalesforceを効率的に活用したいという課題もありました。また、活動報告のための日報入力を常に会社に戻ってから行っていたのですが、1社15分程度かけて入力しており、決して軽くない負担となっていました。このような訪問以外の業務時間を削減し、訪問活動そのものの活動量を最大化できるような営業支援ツールを検討し始めたのが、導入の背景です。

UPWARDの導入により、営業現場でのついで訪問先の選定時間が1件あたり約30分程度から5分に短縮されました。またついで訪問だけではなく、通常の顧客活動のリストアップも条件を設定するだけで地図上から閲覧できるため、大幅な計画時間の削減に繋がりました。その恩恵で、これまで以上に効率的にお客様の元に伺うことが可能となりました。あくまで西日本エリアのみのデータとなりますが、訪問数実績は2016年から2017年の1年間で225%、2018年までの2年間で400%と大幅なアップとなりました。活動数自体が増えたので、結果として案件数も2018年の前年比で約270%と大幅にアップしました。これはUPWARDなくしては達成できなかった数字ですね。これにより、我々の製品売上関与も140%アップと、大きな売上につなげることができることを証明できたと思っています。

その他、定常業務にもよい影響が出ています。訪問したお客様の元での業務を終えると、その日の作業内容を紙で出力し、お客様にご確認いただいた後、サインをいただくのがこれまでの日常的な業務の流れでした。しかしそれだけではなく、その情報を社内で共有するために、帰社してからそれらの紙を手作業でアップロードしていました。UPWARD導入後は、紙の日報を廃止し、スマートフォンで日報作成する業務フローに移行したことで活動報告時間が1/3に削減でき、多くのお客様を回った際などには、数時間分の削減効果が出ています。加えて、報告内容をメールおよびSalesforceのChatterに自動で投稿されるようにしたため、情報共有のスピードアップに繋がっています。UPWARDの日報に移行してからは空き時間に入力が可能となったため、空いた時間でさらに訪問数を増やす良い循環となっています。